Die Suchfunktion kennt jeder aus Microsoft Word. Aber auch Excel bietet mächtige Werkzeuge, um Inhalte in Tabellen zu finden und hervorzuheben. Besonders bei umfangreichen Datensätzen ist es Gold wert, wenn sich Zellen mit bestimmten Begriffen automatisch farblich markieren lassen.
Microsoft Excel 2024 und Excel 365 bieten mittlerweile mehrere Wege, um Zellen mit spezifischen Inhalten hervorzuheben. Die eleganteste Lösung ist die bedingte Formatierung – sie arbeitet dynamisch und passt sich automatisch an, wenn ihr eure Daten verändert.
Bedingte Formatierung einrichten
Die bedingte Formatierung lässt sich wie folgt einrichten:
- Zunächst oben im Menü auf Start, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten klicken.
- Es folgt ein Klick auf den Button Neue Regel.
- Hier die Option Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden auswählen.
- Im Feld darunter wird jetzt folgende Formel eingetragen:
=ISTZAHL(SUCHEN(„Begriff“, C1))
Dabei verweist C1 auf die Zelle, in der der Begriff enthalten ist. - Jetzt bei Format, Füllung die gewünschten Farben festlegen.
- Zum Schluss noch den Zellbereich hinterlegen, für den diese Formel gelten soll.
Moderne Alternativen: Schnellsuche und Filter
Seit Excel 365 gibt es zusätzlich die erweiterte Suchfunktion (Strg+F), die nicht nur sucht, sondern auch alle Fundstellen auf einmal markieren kann. Einfach den Suchbegriff eingeben und auf „Alle suchen“ klicken – schon werden sämtliche Zellen mit dem Begriff ausgewählt.
Noch praktischer sind die neuen intelligenten Filter. Unter „Daten“ findet ihr den „AutoFilter“, der Dropdown-Menüs in die Spaltenköpfe einfügt. Hier könnt ihr nach Text filtern – etwa „enthält“ oder „beginnt mit“ – und bekommt nur die relevanten Zeilen angezeigt.
Erweiterte Formeln für komplexe Suchen
Für anspruchsvollere Aufgaben gibt es weitere Formel-Varianten. Wollt ihr mehrere Begriffe gleichzeitig suchen, kombiniert ihr die SUCHEN-Funktion mit ODER:
=ODER(ISTZAHL(SUCHEN(„Begriff1“,A1)),ISTZAHL(SUCHEN(„Begriff2“,A1)))
Für eine Suche, die Groß- und Kleinschreibung unterscheidet, verwendet ihr FINDEN statt SUCHEN:
=ISTZAHL(FINDEN(„Begriff“,A1))
Wer Wildcards nutzen möchte, kann auch direkt mit Textfunktionen arbeiten. Das Sternchen (*) steht für beliebig viele Zeichen, das Fragezeichen (?) für genau ein Zeichen.
Neue Features in Excel 365
Excel 365 bringt regelmäßig neue Funktionen. Besonders hilfreich ist die „Ideen“-Funktion, die automatisch Muster in euren Daten erkennt und Formatierungsvorschläge macht. Sie findet sich im „Start“-Tab ganz rechts.
Die neuen dynamischen Arrays machen Suchvorgänge noch effizienter. Mit der XLOOKUP-Funktion (Nachfolger von SVERWEIS) lassen sich komplexe Suchvorgänge deutlich einfacher realisieren.
Tipps für die Praxis
Achtet darauf, dass eure Formatierungsregeln nicht zu komplex werden – das kann die Performance beeinträchtigen. Bei sehr großen Tabellen (über 100.000 Zeilen) arbeitet ihr besser mit Filtern als mit bedingter Formatierung.
Wenn ihr regelmäßig nach denselben Begriffen sucht, lohnt es sich, die Formatierungsregeln als Vorlage zu speichern. Geht dazu auf „Datei > Exportieren > Dateityp ändern“ und wählt Excel-Vorlage.
Ein Geheimtipp: Mit der neuen „Suchen und Auswählen“-Funktion (Strg+G) könnt ihr gezielt zu Zellen springen, die bestimmte Eigenschaften haben – etwa alle Zellen mit Formeln oder alle leeren Zellen.
Fazit
Excel bietet heute deutlich mehr Möglichkeiten als früher, um relevante Daten schnell zu identifizieren. Die bedingte Formatierung bleibt der Klassiker für visuelle Hervorhebungen, aber die neuen Such- und Filterfunktionen sind oft schneller und flexibler. Probiert verschiedene Ansätze aus und findet den Workflow, der am besten zu euren Daten passt.
Zuletzt aktualisiert am 29.03.2026
