Es ist zu spät? Eine Sperrfrist ist noch nicht abgelaufen, Ihr wollt die E-Mail aber schon fertig machen, nur noch nicht direkt verschicken? Dann verzögert den Versand!
Outlook: Verzögerter Versand – So funktioniert’s
Normalerweise ist eine E-Mail schnell versendet, und das ist gut so. Wenn der Inhalt fertig ist, dann soll sie schließlich auch so schnell wie möglich den oder die Empfänger erreichen. Es gibt aber eben Situationen, in denen Ihr eine E-Mail erst zu einem festen Zeitpunkt losschicken wollt. Beispielsweise, wenn eine Bewerbung erst ab einem Starttermin zulässig ist, Ihr aber zu dem Zeitpunkt keine E-Mail verschicken könnt. Oder wenn Ihr einen Geburtstagsgruß vorbereiten wollt, während Ihr im Urlaub seid.
Outlook erlaubt den verzögerten Versand von E-Mails, allerdings etwas versteckt. Die Funktion funktioniert sowohl in Outlook für Windows als auch in Outlook für Mac und der Web-Version.
- Öffnet eine neue E-Mail und verfasst euren Text wie gewohnt.
- Klickt oben in der Symbolleiste auf Optionen.
- Sucht nach Übermittlung verzögern oder klickt auf den kleinen Pfeil im Block Weitere Optionen.
- Aktiviert den Haken bei Übermittlung verzögern bis und wählt das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit aus.
- Sendet die E-Mail normal ab. Outlook stellt sie in den Postausgang, wartet aber mit dem tatsächlichen Versand bis zum konfigurierten Zeitpunkt.
Wichtige Einschränkung bei Desktop-Outlook
Bei der Desktop-Version von Outlook müsst Ihr eine wichtige Einschränkung beachten: Outlook nutzt zur Umsetzung eine clientbasierte Regel. Das bedeutet, Euer Computer muss eingeschaltet und Outlook geöffnet sein, damit der verzögerte Versand funktioniert. Wenn Ihr das Gerät ausschaltet oder Outlook schließt, kann die E-Mail nicht versendet werden!
Anders verhält es sich bei Outlook im Web (outlook.com) und bei Verwendung von Microsoft 365 mit Exchange Online: Hier läuft die Verzögerung serverseitig ab. Die E-Mail wird auch versendet, wenn Ihr offline seid.
Alternative: Planen in Outlook Web und Mobile
In Outlook für das Web und den mobilen Apps gibt es mittlerweile eine elegantere Lösung: den „Senden später“-Button. Statt auf „Senden“ zu klicken, findet Ihr daneben einen kleinen Pfeil. Klickt darauf und wählt „Senden später“. Hier könnt Ihr aus vorgefertigten Zeiten wählen („Morgen früh“, „Montag früh“) oder einen individuellen Zeitpunkt festlegen.
Outlook: Regeln als mächtige Automatisierung
Der verzögerte Versand ist nur eine von vielen Automatisierungsmöglichkeiten in Outlook. Das Regelwerk von Outlook ist deutlich mächtiger geworden und bietet zahlreiche Optionen:
- Unter Datei, Regeln und Benachrichtigungen verwalten könnt Ihr Euch die bestehenden Regeln ansehen und neue anlegen.
- Klickt auf Neue Regel, dann könnt Ihr aus verschiedenen Vorlagen auswählen, die Outlook standardmäßig mitbringt.
- Besonders nützlich: Nachrichten von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben. Perfekt für Newsletter, die automatisch in einen separaten „Newsletter“-Ordner wandern.
- Ebenfalls praktisch: Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben. So könnt Ihr projektbezogene Mails automatisch sortieren lassen.
- Für Spam oder unerwünschte Mails könnt Ihr den Papierkorb als Zielordner verwenden – die Mails werden dann automatisch gelöscht.
- Erweiterte Regeln ermöglichen es, E-Mails zu kennzeichnen, weiterzuleiten oder sogar automatische Antworten zu versenden.
KI-gestützte Features in modernem Outlook
Microsoft hat Outlook 2024-2026 massiv mit KI-Features aufgerüstet. Die „Viva Insights“ analysieren Euer E-Mail-Verhalten und schlagen optimale Sendezeiten vor. Die „MyAnalytics“ zeigen, wann Eure Kollegen typischerweise E-Mails lesen und antworten.
Die neue „Copilot“-Integration kann sogar E-Mails für Euch zusammenfassen oder Antworten vorschlagen – allerdings nur bei Microsoft 365 Business-Abonnements.
Fazit: Zeit ist alles
Der verzögerte Versand ist ein unterschätztes Feature, das in vielen Situationen hilfreich ist. Ob für zeitkritische Bewerbungen, Geburtstagsgrüße oder einfach nur, um E-Mails zu angemessenen Uhrzeiten zu versenden – die Funktion spart Zeit und Nerven. Kombiniert mit intelligenten Regeln wird Outlook zu einem mächtigen Werkzeug für die E-Mail-Automatisierung.
Zuletzt aktualisiert am 19.02.2026
