Mit der Zeit landen in einem Notiz-Buch immer mehr Einträge. Dann wird es Zeit, für mehr Übersicht zu sorgen. Möglich ist das zum Beispiel mit Abschnitten und Gruppen – und mit den neuen Features, die Microsoft in den letzten Jahren spendiert hat.
Abschnitts-Gruppen: Der Klassiker für mehr Struktur
Wird die Liste der Abschnitte, in denen sich die einzelnen OneNote-Seiten befinden, immer länger, nutzt ihr am besten eine Abschnitts-Gruppe. Damit können mehrere Abschnitte – etwa solche, die zusammengehörige Inhalte haben – bequem gruppiert werden.
Eine neue Abschnitts-Gruppe wird erstellt, indem ihr zuerst auf eine leere Stelle des OneNote-Fensters klickt. Hier im Menü findet sich nicht nur der Eintrag zum Anlegen eines neuen Abschnitts, sondern auch für eine neue Abschnitts-Gruppe. Danach kann die neue Gruppe noch benannt und durch Ziehen und Ablegen befüllt werden.
Tags und Kennzeichnungen: Smart organisieren
Die wahre Stärke beim Sortieren kommt über die Tag-Funktion. OneNote bietet mittlerweile eine Vielzahl vorgefertigter Tags wie „Wichtig“, „Frage“, „Aufgabe“ oder „Kontakt“. Ihr könnt aber auch eigene Tags erstellen und sogar Tastenkürzel dafür definieren.
Besonders clever: Über „Start > Tags suchen“ bekommt ihr eine Übersicht aller markierten Inhalte. Das funktioniert notizbuchübergreifend und ist perfekt für Aufgabenlisten oder wichtige Informationen, die ihr schnell wiederfinden wollt.
Suchfunktion optimal nutzen
Die Suchfunktion in OneNote ist deutlich mächtiger geworden. Sie durchsucht nicht nur Text, sondern erkennt auch Text in Bildern und sogar handschriftliche Notizen. Die Suche funktioniert in Echtzeit und zeigt Vorschläge während der Eingabe.
Tipp: Nutzt Schlüsselwörter konsequent in euren Notizen. Ein vorangestelltes „#“ macht aus jedem Begriff praktisch einen Hashtag, den ihr später leicht wiederfindet.
Vorlagen für wiederkehrende Strukturen
Wer regelmäßig ähnliche Notizen erstellt – etwa Meeting-Protokolle oder Projektdokumentationen – sollte mit Seitenvorlagen arbeiten. OneNote bringt bereits einige Vorlagen mit, ihr könnt aber auch eigene erstellen.
Einfach eine perfekt strukturierte Seite als Vorlage speichern und bei Bedarf verwenden. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche Strukturen.
Hierarchien mit Unterseiten schaffen
Ein oft übersehenes Feature sind Unterseiten. Klickt mit der rechten Maustaste auf eine Seite und wählt „Unterseite erstellen“. So entstehen thematische Hierarchien, ohne dass die Abschnittsliste überfüllt wird.
Besonders praktisch für Projekte: Hauptseite für die Übersicht, Unterseiten für Details, Recherche oder Teilbereiche.
Farben und Symbole gezielt einsetzen
Abschnitte lassen sich mit Farben kennzeichnen – ein einfacher Weg für visuelle Orientierung. Rechtsklick auf den Abschnitt, „Abschnittsfarbe“ wählen und schon habt ihr eine optische Kategorisierung.
Gleichzeitig könnt ihr Seiten mit benutzerdefinierten Symbolen versehen. Das hilft beim schnellen Scannen der Seitenliste.
Integration mit Microsoft 365 nutzen
Wer OneNote im Microsoft 365-Ökosystem nutzt, kann sich die Integration zunutze machen. Outlook-Termine lassen sich direkt in OneNote einbetten, To-Do-Listen synchronisieren mit Microsoft To Do, und Teams-Meetings bekommen automatisch verknüpfte Notizbuchseiten.
Mobile Apps im Blick behalten
Die OneNote-Apps für Smartphones und Tablets haben eigene Sortier-Features. Die „Schnellnotizen“-Funktion sammelt unterwegs erfasste Inhalte, die ihr später am Desktop ordentlich einordnen könnt.
Auch das Scannen von Dokumenten und Whiteboards funktioniert mobil hervorragend und die Texterkennung macht die Inhalte später durchsuchbar.
Fazit: Organisation ist alles
Eine durchdachte Struktur von Anfang an spart später viel Zeit. Kombiniert Abschnitts-Gruppen mit Tags, nutzt die Suchfunktion clever und scheut euch nicht, regelmäßig aufzuräumen. OneNote verzeiht zwar viel Chaos, aber mit System macht das Arbeiten deutlich mehr Spaß.
Der Schlüssel liegt darin, nicht alle Features gleichzeitig zu nutzen, sondern das System zu finden, das zu euren Arbeitsgewohnheiten passt. Dann wird OneNote vom digitalen Zettelkasten zum strukturierten Wissensmanagement-System.
Zuletzt aktualisiert am 04.04.2026
