Sie archivieren Ihre Mails? Wer geschäftlich dazu verpflichtet ist, oder sich aus anderen Gründen für eine Archivierung entscheidet, bei dem kommen schnell hunderte Nachrichten in diversen Outlook-Unterordnern zusammen. Was tun, wenn die Datendatei zu groß wird?
Meine Empfehlung: Legen Sie jährlich eine neue an. So können Sie die alten Jahres-Dateien getrost archivieren, zum Beispiel auf einer externen Festplatte oder DVD. Der Vorteil: Outlook benötigt weniger Zeit zum Starten.
So wird eine neue Datendatei (.pst) in Outlook 2010 angelegt:
- Outlook starten.
- Auf „Datei, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen…“ klicken.
- Oben zum Tab „Datendateien“ wechseln.
- Nun auf den Symbolleisten-Knopf „Hinzufügen“ klicken.
- Einen Speicherort für die neue Datei suchen. Tipp: Im Dateinamen könnte man das laufende Jahr angeben. Das erleichtert das spätere Zuordnen.
- Nach dem Hinzufügen die neue Datendatei als Standard definieren.
- Nach dem abschließenden Neustart von Outlook steht die neue Datei zur Verfügung.
- Empfehlenswert ist, die Kontakte aus der einen in die andere Datendatei zu kopieren. Dazu unten links in den Bereich „Kontakte“ wechseln.
- Ist das Kopieren erledigt, die Schritte 2 und 3 wiederholen, die alte Datendatei markieren und „Entfernen“. Keine Sorge, die Datei wird dabei nur aus Outlook ausgehängt und nicht von der Festplatte gelöscht.
- Die entfernte Datei kann jetzt verschoben oder auf einem externen Datenträger archiviert werden.
