E-Mails auszudrucken gilt als Unsitte. Mitunter geht’s aber nicht ohne Ausdruck; etwa bei Warenbestellungen aus dem eigenen Onlineshop. Wer zum Beispiel alle Bestell-E-Mail als Lieferschein ausdruckt, kann den Vorgang mit Outlook automatisieren.
Um bestimmte E-Mails automatisch auszudrucken, im Menüband von Outlook 2010 auf „Regeln“ sowie „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ klicken. Bei älteren Outlook-Versionen lautet der Befehl „Extras | Regeln und Benachrichtigungen“.
Im folgenden Fenster eine neue Regel anlegen, im Assistenten den Eintrag „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ markieren und auf „Weiter“ klicken. Im nächsten Fenster die Filterkriterien festlegen. Beginnt der Betreff aller Bestellmails etwa immer „Bestellung“, die Option „mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text“ auswählen, auf „bestimmten Wörtern“ klicken und das Suchwort „Bestellung“ eingeben. Auf „Weiter“ klicken, im nächsten Fenster die Aktion“ diese drucken“ auswählen und die neue Druckregel per Klick auf „Weiter“ sowie „Fertig stellen“ scharf stellen.
Wichtig zu erwähnen ist hier noch, dass es sich dabei um eine Client-Regel handelt. D. h. die Regel wird nur bearbeitet, wenn das eigene Outlook läuft. Also z. B. bei Abwesenheit im Urlaub tut sich da nichts.