Der Terminplaner in Outlook blendet standardmäßig 15 Minuten vor einem anstehenden Termin ein Erinnerungsfenster ein. Bei Geburtstagen hat die Sache allerdings einen Haken: Da Geburtstage als ganztägige Ereignisse zählen, beginnen sie Punkt Mitternacht. Die Erinnerung erscheint eine Viertelstunde vor Mitternacht – sofern der Rechner da noch eingeschaltet ist. Zum Verschicken oder den Einkauf von Geschenken ist es dann meist zu spät. Mit wenigen Handgriffen lässt sich der Zeitpunkt für die Geburtstagserinnerungen individuell festlegen.
Um den Kalender nicht von Hand nach Geburtstag durchforsten zu müssen, sollte zunächst eine eigene Ansicht definiert werden. Das geht am schnellsten über den Befehl „Ansicht | Anordnen nach | Aktuelle Ansicht | Ansichten definieren | Neu“. Im folgenden Fenster einen aussagekräftigen Namen wie „Geburtstagsliste“ eingeben, den Ansichtentyp „Tabelle“ wählen und mit OK bestätigen. Anschließend auf „Felder“ klicken und mit Ausnahme von „Betreff“ alle Felder entfernen.
Dann im Feld „Verfügbare Felder auswählen aus“ den Eintrag „Alle Terminfelder“ wählen und das Feld „Vorher erinnern“ zur Liste hinzufügen. Das Dialogfenster mit OK bestätigen und auf die Schaltfläche „Gruppieren“ klicken. Hier wieder aus dem Feld „Verfügbare Felder auswählen aus“ den Eintrag „Alle Terminfelder“ aktivieren und unter „Elemente gruppieren nach“ das Sortierkriterium „Vorher erinnern“ auswählen. Sobald alle Dialogfenster mit OK geschlossen wurden, kann über den Befehl „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Geburtstagsliste“ eine Übersicht aller Geburtstage inklusive der Erinnerungen angezeigt werden. Jetzt sind alle Geburtstage des Jahres untereinander sortiert und lassen sich individuell anpassen.
