Teams hat in den vergangenen Monaten einen Riesenschub bekommen: Home Office und verteiltes Arbeiten in Teams haben immer mehr Anwender dazu gebracht, eine Softwareplattform statt manueller Mittel zu nutzen. Eine Herausforderung: Wie dokumentiert und strukturiert man Meetings? Decisions als Teams-Plugin ist hier eine Alternative!
Wer aus dem Internet oder mit eMail ein Word-Dokument erhält und dieses dann auf dem eigenen PC öffnet, sieht zuerst die „Geschützte Ansicht“. Bearbeiten lässt sich die Datei damit allerdings nicht. Dazu muss immer erst oben auf „Bearbeiten aktivieren“ geklickt werden. Für einzelne Dateien lässt sich die Markierung auch dauerhaft abschalten.
Damit Word ein Dokument aus dem Internet nicht mehr in der geschützten Ansicht öffnet, folgende Schritte ausführen:
Sobald unten mit OK bestätigt wird, entfernt das System den NTFS-Hinweis, dass die Datei aus dem Internet stammt – und Word wechselt nicht mehr in die Geschützte Ansicht.
Formatiert man Word-Dokumente auf eigene Faust, sieht das nicht immer so toll aus – ein Gespür für gutes Design hat eben nicht jeder. Das macht auch nichts. Denn mit den integrierten Design-Vorlagen lässt sich jedes Dokument optimal layouten.
Mit den Designs von Microsoft Office können Word-Dateien insgesamt mit wenigen Schritten formatiert werden. Das sorgt für ein modernes Aussehen. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Auch die Farben können mit wenigen Schritten angepasst werden. Dazu ebenfalls im Menü auf den Tab Entwurf klicken und dann nach Klick auf Farben die gewünschte Farb-Kombination auswählen. An gleicher Stelle können bei Bedarf auch andere Schriften festgelegt werden, wenn diese besser zum gewünschten Design passen.
In Restaurants landen Kassenzettel auf einem Spieß, wenn sie nicht gebraucht werden. Eine ähnliche Funktion gibt’s auch in Word. Hier werden allerdings keine Bons aufgespießt, sondern Texte. Die lassen sich dann an anderer Stelle bequem in einem Rutsch einfügen.
Zuerst werden die gewünschten Inhalte „eingesammelt“. Dazu markiert man Passagen, die man in die Sammlung aufnehmen will, und drückt dann [Strg]+[F3]. Standardmäßig werden die markierten Inhalte dabei ausgeschnitten – mit [Strg]+[Z] lässt sich das aber wieder rückgängig machen. Der Text verbleibt dabei in der Sammlung.
Diesen Vorgang jetzt für weitere Texte wiederholen, die ebenfalls eingesammelt werden sollen. Ist die Sammlung vollständig, gibt man an der gewünschten Stelle im Word-Dokument einfach sammlung ein, sieht dann die Vorschau aller kopierten Inhalte und kann sie allesamt per Druck auf [Enter] in das Dokument einfügen – mit ihrer Formatierung.
Die Sammlung kann übrigens auch mit der Maus eingefügt werden: Dazu oben im Menü auf Einfügen und dann auf Schnellbausteine, AutoText, Sammlung klicken.
Der Junk-E-Mail-Filter und die automatische Sortierung von „unwichtigen“ E-Mails in das Clutter-Verzeichnis bei Outlook und Office 365 ist ein hilfreicher Automatismus, der Ihnen eine Menge an Arbeit sparen kann. Allerdings nur dann, wenn er richtig funktioniert. Es kommt immer wieder vor, dass so genannte „False Positives“, also E-Mails, dee fälschlicherweise als SPAM identifiziert wurden, auftreten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese von ihrer Markierung als unerwünschte Post befreien können.
Um eine einzelne E-Mail zu kennzeichnen, dass sie wider der Einschätzung von Outlook doch erwünscht ist, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an, dann auf Junk-E-Mail und auf Absender nie sperren.
Wenn Sie gleich allen Absendern der zugehörigen Mail-Domäne (zum Beispiel schieb.de) Vertrauen schenken, dann können Sie auf Domäne des Absenders (@example.com) nie sperren.
Wichtig zu wissen: Damit wandern die E-Mails zwar nicht mehr in den Junk-E-Mail-Ordner. Wenn Sie diese aber öfter ungeöffnet löschen oder ein einen Ordner verschieben, dann kann es durchaus sein, dass diese im Clutter landen!
Mit der Teams-Plattform stellt sich Microsoft gegen den Marktführer Slack auf. Wer mit seinen Kollegen Microsoft Teams nutzt – als Teil von Office 365 –, kann das Programm schneller nutzen, wenn dazu nicht immer die Maus genutzt werden muss.
Denn die Entwickler haben in Teams praktische Tastenkürzel integriert, mit der die Kommunikation einfacher wird. Davon ist gleich eine ganze Menge enthalten. Alle Tastenkürzel finden sich auf diesem Bild: https://support.content.office.net/de-de/media/be22e75c-6150-45c8-bfe8-1d25364d62e1.png. Hier die nützlichsten:
Übrigens: Die Desktop-Version von Microsoft Teams lässt sich über die Web-App unter Einstellungen, App herunterladen laden und installieren.
Wer zwei Monitore hat, kann mehr Arbeitsfläche für Fenster und Programme nutzen. Arbeitet man etwa an einer Word-Datei, bei der sich verschiedene Abschnitte aufeinander beziehen, kann man unterschiedliche Stellen des Dokuments in separaten Fenstern anzeigen.
Um für ein Word-Dokument zwei Fenster gleichzeitig zu öffnen, geht man in Word für Windows wie folgt vor:
Ein Klick darauf genügt, und schon zeigt Word für dasselbe Dokument ein zweites Fenster an. Erkennbar ist das an der „2“ im Titel des Fensters. Auf die gleiche Weise können übrigens noch weitere Fenster geöffnet werden, wenn nötig.
Tipp: Bei Word für Mac geht das ähnlich – hier wird nur im Menü nicht auf Ansicht geklickt, sondern auf Fenster.
Abonnenten von Microsoft Office 365 erhalten Aktualisierungen der zugehörigen Programme jeden Monat. Wer nicht darauf warten möchte, dass Microsoft ein neues Update auf dem eigenen PC einspielt, kann seine Software auch manuell auf den neuesten Stand bringen.
Zwar aktualisiert Microsoft die Benutzer von Office 365 auch automatisch. Allerdings werden die Updates nur verzögert bereitgestellt, damit die Microsoft-Server nicht überlastet werden. Wer nach Aktualisierungen für Office-Programme suchen möchte, geht wie folgt vor:
Wer Dateien mit Kollegen oder auch nur auf mehreren PCs gleichzeitig nutzen möchte, kann dafür zum Beispiel die OneDrive-Cloud nutzen. Microsoft hat diese in Windows 10 integriert und bietet jedem Nutzer einige Gigabyte kostenlosen Speicher. Nur was, wenn die Synchronisierung scheitert?
In diesem Fall kann das Problem zweierlei Ursachen haben:
Ob die Microsoft OneDrive-Cloud erreichbar ist oder nicht, lässt sich leicht ermitteln: Einfach im Browser eine spezielle Status-Webseite aufrufen. Dort steht sofort, ob OneDrive online ist oder ob ein Problem vorliegt, um das sich Microsoft bereits kümmert.
https://portal.office.com/servicestatus
Office-Anwendungen haben verschiedene Farbpaletten, die Sie in Ihren Dokumenten, Tabellen und Präsentationen verwenden können. Diese Schemas sind nicht nur für Text, sondern eignen sich auch für Formen, Tabellen und Überschriften. Wer ein ganzes Farb-Schema anpasst, kann damit das gesamte Design einer Office-Datei auf einmal ändern.
Öffnen Sie eine beliebige Microsoft Office-Anwendung und wenden Sie ein Farbschema an. Sie können ein Farbschema in Word auf der Registerkarte Entwurf anwenden. Es gibt dort eine Schaltfläche Farben, die, eine Liste mit möglichen Farb-Kombinationen anzeigt.
Jetzt die Liste mit den Schemas erneut öffnen und ganz unten auf Farben anpassen klicken. Um eine Farbe zu ändern, öffnen Sie die Farbpalette. Sie können eine Farbe aus einer der anderen Farben im Thema auswählen, oder Sie können eine beliebige andere Farbe auswählen. Nachdem Sie das Farbschema angepasst haben, wird es unter einem neuen Namen gespeichert.
