17.12.2018 | Office, Tipps
Mit der Zeit, die Sie mit Office verbracht haben, haben Sie sicherlich das eine oder andere Dokument identifiziert, das Sie immer wieder benutzen und dieses dann als Dokumentvorlage definiert und gespeichert. Dieses elektronische Briefpapier ist wertvoll, spart es Ihnen doch eine Menge Aufwand. Was aber, wenn Sie mehrere Rechner haben oder Ihren PC wechseln müssen? Statt die Vorlagen neu zu erstellen, kopieren Sie sie doch einfach!
Dokumentvorlagen sind normale Dateien
Dokumentvorlagen sind nichts anderes als Dateien, die eine etwas andere Dateierweiterung haben (bei Word beispielsweise dotx statt docx) und in einem bestimmten Verzeichnis stehen, nämlich <Benutzer>\Dokumente\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen.
Aus diesem Verzeichnis können Sie problemlos die Vorlagen kopieren, auf einen anderen Datenträger sichern und auf einem anderen PC einspielen.
Wichtig nur: auf einem neuen PC existiert das Verzeichnis erst dann, wenn Word das erste Mal gestartet wurde und ein neues Dokument erzeugt wurde!
15.06.2017 | Office
Mit Formatvorlagen lassen sich Dokumente in Word ansprechend gestalten. Manchmal passiert es allerdings, dass man versehentlich die falsche oder gar mehrere Formatvorlagen auf einen markierten Text anwendet. In diesem Fall lässt sich das Standardformat schnell wiederherstellen.
Um einen falsch formatierten Text oder Absatz wieder mit dem in der Dokumentvorlage hinterlegten Standardformat auszustatten, geht man wie folgt vor:
- Zuerst wird die Passage in dem Word-Dokument markiert, etwa über die Tastatur oder per Maus.
- Jetzt oben im Menü zum Bereich Start umschalten.
- Hier bei der Sammlung aller Formatvorlagen die Liste aufklappen.
- Darin findet sich der Befehl Formatierung löschen.
Alternativ wird die Formatvorlage „Standard“ durch mehrmaliges Anklicken des Eintrags in der Liste der Formatvorlagen angewendet.
30.06.2015 | Office
Mit Office 2007 hatte Microsoft die voreingestellte Schrift auf Calibri 11 Punkt gesetzt. Für viele ist das zu klein, und einige wollen sicher auch eine andere Schriftart nutzen. Beides lässt sich in den Word-Einstellungen auf die Schnelle ändern.
Dazu startet man als Erstes Word 2013 oder 2016 und drückt dann die Tastenkombination [Strg]+[D]. Damit öffnet sich das Dialogfeld „Schriftart“. Hier kann nicht nur die Schriftart geändert werden, sondern auch die gewünschte Größe – und sogar die Standardfarbe.
Anschließend wird unten in der Ecke auf die Schaltfläche „Als Standard“ geklickt. Nach einer Rückfrage schreibt das Programm die Änderung des Standards in die Dokumentvorlage Normal.dotm, die als Basis für alle künftig angelegten Word-Dokumente dient.
Diese Schrift-Änderung wirkt sich übrigens immer nur auf die aktuell genutzte Office-Anwendung aus. Man muss das also für Word, Excel, PowerPoint und so weiter immer getrennt einstellen.
16.06.2014 | Tipps
Für häufig verwendete Sonderzeichen lassen sich in Microsoft Word Tastenkombinationen zuweisen. Wie aber lässt sich ein solches Tastenkürzel wieder loswerden, wenn Sie es nicht mehr brauchen?
- Starten Sie als Erstes Word (im Beispiel handelt es sich um Word 2013).
- Öffnen Sie jetzt das Dokument, in dessen Dokumentvorlage Sie die Tastenkürzel ändern wollen. Um Normal.dotm zu bearbeiten, legen Sie einfach ein neues leeres Dokument an.
- Schalten Sie nun oben im Menüband zum Tab „Einfügen“. Ganz rechts folgen dann Klicks auf „Symbol, Weitere Symbole…“.
- Markieren Sie in der Liste das Symbol, dessen Tastenkombination gelöscht werden soll.
- Nach einem Klick auf „Tastenkombination…“ markieren Sie links die aktuell zugewiesene Tastenkombination. Klicken Sie danach auf „Entfernen“, dann ist das Tastenkürzel verschwunden.
- Bestätigen Sie die Änderung, indem Sie zwei Mal auf „Schließen“ klicken.
07.06.2014 | Office
Mit Textkürzeln lassen sich oft benötigte Text-Bausteine schneller in ein Word-Dokument einfügen. Manchmal allerdings funktionieren die gewohnten AutoText-Einträge plötzlich nicht mehr. Was läuft hier schief – und wie beheben Sie das Problem?
AutoText-Einträge werden von Microsoft Word in der Dokumentvorlage abgespeichert. Da die Textverarbeitung für die Rechtschreibprüfung und weitere Funktionen mehrere Sprachen unterstützt, speichert Word für jeden AutoText-Baustein auch die aktuelle Sprache ab.
Verwenden Sie in einem Text viele englische Wörter, kann es dann passieren, dass Word die aktuelle Textsprache von Deutsch auf Englisch umschaltet. In der Folge findet Word die hinterlegten Textbausteine nicht mehr. Des Rätsels Lösung ist denkbar einfach: Klicken Sie einfach in der Windows-Taskleiste rechts auf das Sprachkürzel, und stellen Sie manuell wieder Deutsch ein. Wiederholen Sie das dann mit der Word-Sprache, die Sie unten in der blauen Statusleiste per Klick auf den Namen der Sprache ändern. Dann funktionieren die Textkürzel auch wieder wie gewohnt.
22.04.2014 | Tipps
Dokumentvorlagen kennen Sie sicher aus den Office-Programmen Word und Excel. In einer Vorlage lässt sich ein gemeinsames Design für viele gleichartige Dokumente definieren. Eher unbekannt sind dagegen die Outlook-Mailvorlagen.
Eine Mail-Vorlage ist besonders dann nützlich, wenn Sie immer wieder ähnliche Mails verschicken müssen. Und so gehen Sie vor, um eine Mailvorlage einzurichten, beispielsweise für eine Rechnungs-Mail:
- Starten Sie Outlook (im Beispiel wird Outlook 2013 verwendet).
- Als Nächstes öffnen Sie das Fenster zum Schreiben einer neuen E-Mail.
- Geben Sie nun den Text und etwaige Bilder so ein, wie Sie sie jedes Mal brauchen.
- Ist die Vorlage fertig, senden Sie sie nicht weg, sondern klicken stattdessen auf „Datei, Speichern unter…“.
- Im Feld „Dateityp“ unten im Fenster stellen Sie „Outlook-Vorlage (*.oft)“ ein. Speichern Sie die Vorlage jetzt zum Beispiel auf dem Desktop.
Immer wenn Sie eine Mail mit dieser Vorlage versenden wollen, genügt fortan ein Doppelklick auf die Vorlagen-Datei. Sie müssen nur noch den Text anpassen, eventuelle Anlagen einfügen und die Nachricht senden. So sparen Sie sich viel Zeit.
29.01.2014 | Office
In Office 2010 und 2013 sind die früher über das Extras-Menü erreichbaren Einstellungen auf alle möglichen Tabs verteilt. Das trifft zum Beispiel auch auf die Makros zu, die in manchen Dokumenten benötigt werden. Wie starten Sie in Word 2013 ein gespeichertes Makro? (mehr …)
10.09.2013 | Office
Mit Vorlagen können Sie vielen gleichartigen Dokumenten ein einheitliches Aussehen verpassen. In Word 2013 werden Ihnen für neue Dokumente eingebaute Vorlagen vorgeschlagen. Sie haben eigene Vorlagen, auf die Sie auch gern per „Datei, Neu“ oder beim Programmstart zugreifen möchten? (mehr …)
30.08.2011 | Tipps
Word hat zahlreiche fertige Dokumentvorlagen im Gepäck. Weitere lassen sich von der Microsoft-Homepage nachladen. Ist nichts Passendes dabei, kann man mit wenigen Handgriffen aus jedem beliebigen Word-Dokument eine eigene Vorlage basteln. Wir zeigen, wie’s geht.
Um alle eigenen Vorlagen an einem zentralen Platz zu speichern, am besten zuerst einen eigenen Ordner wie “Dokumentvorlagen” anlegen, etwa in der Bibliothek “Dokumente”. Dann in Word den Befehl “Datei | Optionen” aufrufen, in den Bereich “Erweitert” wechseln und auf die Schaltfläche “Dateispeicherorte” klicken. In der Liste den Eintrag “Benutzervorlagen” markieren, auf “Ändern” klicken und den eigenen Dokumentvorlagen-Ordner auswählen.
Jetzt das Dokument öffnen, das als Vorlage für weitere Dokumente dienen soll und den Befehl “Datei | Speichern unter” aufrufen. Im Speichern-Dialogfenster den eigenen Dokumentvorlagenordner auswählen, den Dateityp “Word-Vorlage” auswählen, einen passenden Vorlagennamen eingeben und auf “Speichern” klicken. Jetzt stehen im Dialogfenster “Datei | Neu | Meine Vorlagen” auch die eigenen Vorlagen als vorgefertigtes Dokument auswählen.
19.03.2011 | Tipps
Wer von Microsoft Office zum kostenlosen OpenOffice wechselt, wird vermutlich die eine oder andere Vorlage aus dem Office-Paket vermissen. Die gute Nachricht: Microsoft-Vorlagen lassen sich problemlos in OpenOffice weiterverwenden.
Um eine Vorlage aus Microsoft Office in OpenOffice zu nutzen, muss zuerst die Original-Office-Vorlage in OpenOffice geöffnet werden und als OpenOffice-Vorlage gespeichert werden. Das geht mit dem Befehl „Datei | Dokumentvorlage | Speichern“. Damit wird die Microsoft-Office-Vorlage im OpenOffice-Vorlagenformat abgelegt und taucht beim Aufruf des Befehls „Datei | Neu | Vorlagen und Dokumente“ im OpenOffice-Vorlagenkatalog auf.
