26.08.2006 | Tipps
Excel hat viele versteckte Funktionen, mit denen sich interessante Effekte erzielen lassen. Wer zum Beispiel vermeiden möchte, dass in einer Liste ein Wert doppelt vorkommt, kann sich von Excel helfen lassen. Dazu den Bereich markieren, der von Excel überwacht werden soll. Danach im Menü „Daten“ die Funktion „Gültigkeit“ und dort das Register „Einstellungen“ auswählen. Im Drop-Down-Menü „Zulassen“ für „Benutzerdefiniert“ entscheiden und folgende Formel eingeben:
=zählenwenn($A$1:$A$100;A1)=1
Hier wird der Bereich A1 bis A100 überprüft. Wenn ein anderer Bereich getestet werden soll, muss die erste Angabe nach der Klammer entsprechend angepasst werden, etwa „$B$2:$C$100“ für den Bereich B2 bis C100. Nun noch die Meldung eingeben, die erscheinen soll, wenn ein Wert doppelt erfasst wurde. Dazu das Register „Fehlermeldung“ aktivieren und dort den Typ „Stopp“ wählen. Unter „Titel“ und „Fehlermeldung“ noch die gewünschte Meldung eingeben, fertig. Wird im markierten Bereich ein Wert doppelt eingetippt, erscheint gleich ein Warnhinweis – und die Eingabe wird nicht akzeptiert.
25.08.2006 | Tipps
Excel bietet die Möglichkeit, bequem Rahmen zu ziehen oder Zellbereiche mit einem Raster zu versehen. Dazu müssen nicht umständlich die Formatierungen der einzelnen Zellen verändert werden. Es geht viel einfacher: Mit der Maus auf das Logo „Rahmen“ in der Symbolleiste klicken und hier „Rahmenlinien zeichnen“ auswählen.
Danach erscheint eine kleine Dialogbox. Hier lassen sich Rahmenstärke und Linienart sowie die zu verwendende Farbe bestimmen. Anschließend einfach mit der Maus ein Rechteck „zeichnen“: Excel fügt dann gleich den gewünschten Rahmen ein. Wer in der Dialogbox die Einstellung „Rahmenraster zeichnen“ verwendet, bekommt keinen Rahmen um den markierten Zellbereich, sondern ein Raster präsentiert. Praktisch, um zum Beispiel Listen übersichtlicher zu gestalten. Mit Hilfe des Radiergummis lassen sich Rahmenformatierungen genauso einfach auch wieder entfernen.
17.08.2006 | Tipps
Excel ist nicht nur ein Rechenkünstler, sondern eignet sich auch zum Pflegen von Tabellen oder Ausfüllen von Formularen. Wenn andere Benutzer eine Tabelle mit Daten bestücken sollen, empfiehlt es sich, die Tabelle mit ein paar Hinweisen und Erläuterungen anzureichern. Solche Hinweise müssen aber nicht in der Tabelle selbst eingetragen werden. Excel bietet eine spezielle Funktion für Hilfen und Erläuterungen an: Die hinterlegten Infotexte erscheinen automatisch, sobald der Benutzer die betreffende Zelle anwählt.
Um eine Zelle mit einem Hilfetext zu versehen, die Zelle markieren und im Menü „Daten“ die Funktion „Gültigkeit“ auswählen. Danach im Register „Eingabemeldung“ die Option „Eingabemeldung anzeigen, wenn Zelle ausgewählt wird“ aktivieren. In den beiden Eingabefeldern „Titel“ und „Eingabemeldung“ den gewünschten Hinweistext eingeben und mit „OK“ bestätigen. Der „Titel“ muss recht kurz ausfallen, wird dafür aber auch fett präsentiert. Die „Eingabemeldung“ kann länger ausfallen.
Steuert der Benutzer die Zelle später an, erscheinen die Erläuterungen auf dem Bildschirm.
08.07.2006 | Tipps
Microsoft Excel ist ein Rechenkünstler: Ruchzuck sind selbst komplexe Kalkulationen durchgerechnet. Viele Benutzer müssen bei ihren Kalkulationen mit Konstanten arbeiten, zum Beispiel „16%“ für die Mehrwertsteuer oder 3,14159265 für Pi, um nur zwei Beispiele zu nennen. Es ist problemlos möglich, innerhalb von Excel Konstanten zu definieren, die dann in Formeln vorkommen können.
Um eine Konstante im Arbeitsblatt zu definieren, im Menü „Einfügen“ die Funktion „Namen“ und dort „Einfügen“ auswählen. Dann den Namen eingeben, etwa „Mwst“ für „Mehrwertsteuer“ und im Eingabefeld „Bezieht sich auf“ keine Zellangabe definieren, sondern den konstanten Wert eingeben, in unserem Beispiel „16“, „16%“ oder „0,16“ für die Mehrwertsteuer, je nachdem wie damit gerechnet werden soll. Alles mit OK bestätigen.
Das Praktische an diesem Trick: Die Konstante kann nun beliebig oft im Arbeitsblatt in Kalkulationen vorkommen, etwa als „=A1*Mwst“. Um die Konstante zu ändern, muss derselbe Weg erneut eingeschlagen werden, schon ändern sich automatisch alle Kalkulationen im Arbeitsblatt.
29.06.2006 | Tipps
Mit der Null ist das so eine Sache: Manchmal wäre es praktischer – oder zumindest optisch passender –, in einer Excel-Tabelle bei einem Ergebnis „Null“ anstelle der Ziffer „0“ gar nichts zu sehen – oder ein spezielles Zeichen, etwa ein Strich. Mit einem Trick lässt sich das in Excel problemlos erreichen.
Dazu ist lediglich eine „Wenn
dann“-Abfrage in der betreffenden Excel-Zelle nötig. Diese Abfrage überprüft, ob das Ergebnis der bisherigen Formel Null lautet, um dann eine entsprechende Ausgabe zu liefern. Darum erfolgt zunächst die eigentliche Formel-Abfrage. Es folgt das Zeichen, das angezeigt werden soll, wenn das Ergebnis tatsächlich Null ist. Nach dem zweiten Semikolon folgt der Wert, der angezeigt werden soll, wenn das Ergebnis ungleich Null ist. An dieser Stelle muss die bereits am Anfang verwendete Formel wiederholt werden, im folgenden Beispiel „B2-B1+A2″:
=WENN(B2-B1+A2=0;““;B2-B1+A2)
Soll anstellt der Null zum Beispiel ein „*“ gezeigt werden, sieht die Anweisung wie folgt aus:
=WENN(B2-B1+A2=0;“*“;B2-B1+A2)
22.06.2006 | Tipps
Ein gefährlicher Sicherheitsmangel lockt Unbefugte an – TruPrevent Technologien wehren jeden Versuch einer Infizierung ab
Vergangene Woche meldete der amerikanische Softwarekonzern Microsoft, dass er in seinem Tabellenkalkulationsprogramm „Microsoft Excel“ eine Sicherheitslücke entdeckt hat. Nur wenige Tage später können die PandaLabs, die Labore von Panda Software, den Verdacht bestätigen, dass der Systemfehler von einem Schadcode ausgenutzt wird.
Da die Excel Applikation jeden Typ von ausführbaren Dateien herunterladen und abspielen kann, könnten die Auswirkungen einer Infizierung überaus schädigend für jedes System sein. Die von den PandaLabs entdeckte und analysierte verseuchte Datei erweckt auf den ersten Blick den Anschein eines herkömmlichen Programms, tatsächlich lädt sie jedoch den Trojaner Downloader.JFN aufs System. Da noch kein Patch veröffentlicht wurde, gehen die Panda Sicherheitsexperten davon aus, dass noch weitere Schädlinge in den nächsten Stunden über das Excel Sicherheitsleck eingeschleust werden und empfehlen Usern ihre Antiviren-Lösung auf den neuesten Stand zu bringen. Anwender, die ihre Rechner mit Panda Sicherheitslösungen ausgestattet haben sind jedoch aufgrund des integrierten Intrusion Prevention Systems „TruPrevent“ zum Erkennen von unbekannter Malware vor Angriffen jeder Art vom ersten Augenblick des Erscheinens eines neuen Schädlings geschützt. Auch in diesem Fall konnten die intelligenten, proaktiven Technologien den Eindringling erkennen und eine Infizierung vermeiden.
Microsoft hat eine Sicherheitsmeldung zur Excel-Schwachstelle herausgegeben, in der Maßnahmen zum Schutz der User bis zur Bereitstellung des Patches erläutert werden. Betroffen vom Fehler sind Nutzer von Excel 2003, Excel Viewer 2003, Excel 2002, Excel 2000, Microsoft Excel 2004 für Mac sowie Microsoft Excel vX für Mac.
Microsoft empfiehlt folgende Maßnahmen:
– Blockieren von Excel-Dateianhängen in unerwünschten E-Mails sowohl von bekannten als auch von unbekannten Absendern
– Entfernen aller Verknüpfungen von Excel mit Excel-Dokumenten in der Registry
– Ausschalten der Reparatur-Einstellung von Excel
– Modifizieren der Zugriffsrechte auf den Resiliency Registry Key
Weitere Informationen zu den empfohlenen Sicherheitsmaßnahmen von Microsoft unter: https://www.microsoft.com/technet/security/advisory/921365.mspx
Momentan arbeiten die Sicherheitsexperten von Microsoft daran, den Fehler zu beheben und einen Patch bereitzustellen.
„Der Excel Sicherheitsmangel ist aus zwei Gründen besonders gefährlich: Einerseits nutzt eine sehr hohe Anzahl von Usern das Excel-Programm und andererseits könnten Angriffe auf diese Schwachstelle aufgrund der Abspielmöglichkeiten aller Dateitypen in Excel immense Auswirkungen haben“, erklärt Luis Corrons, Direktor der PandaLabs.
Zum Scannen der Systeme stellt Panda Software allen Usern den Online Viren-Scanner „ActiveScan“ kostenfrei unter folgendem Link zur Verfügung.
https://www.pandasoftware.com/home/default.asp
11.06.2006 | Tipps
Wer in Excel Zahlen eingibt, muss sich schon mal mit der automatischen Formatierung der Tabellenkalkulation herumschlagen. Wird zum Beispiel eine Postleitzahl eingetippt, interpretiert Excel diese Zahl als numerischen Wert und formatiert sie entsprechend, je nach Einstellung zum Beispiel mit Tausendertrennzeichen – was bei Postleitzahlen aber unerwünscht ist. Außerdem verschwinden führende Nullen, bei Telefonnummern recht unpraktisch.
Soll eine Zahl als Text verstanden werden, reicht es aus, an erster Stelle ein einfaches Anführungszeichen einzugeben. Das Zeichen findet sich auf der Taste [#], bitte nicht mit den Akzentzeichen verwechseln. Soll eine als Text formatierte Zahl später möglicherweise doch in einen numerischen Wert umgewandelt werden, den gewünschten Bereich markieren und im Menü „Daten“ die Funktion „Text in Spalten“ aufrufen. Danach nur noch auf „Weiter“ klicken, und aus den Texten werden numerische Werte.
02.06.2006 | Tipps
Mit Excel lassen sich mühelos auch umfangreiche Listen verwalten. Und das birgt mitunter ein Problem: Um einen möglichst guten Überblick zu bekommen, ist man versucht, den Zoomfaktor klein einzustellen – so erscheinen viele Zeilen und Spalten gleichzeitig auf dem Bildschirm. Allerdings wird es dann schwierig, noch konkret etwas lesen zu können. In einer größeren Zoom-Stufe hingegen lässt sich zwar alles problemlos lesen, allerdings auf Kosten der Übersicht.
Die Lösung für dieses Dilemma: Die Excel-Lupe. Mit ihrer Hilfe lässt sich der Excel-Bildschirm in zwei Fenster aufteilen. In dem einen Fenster erscheint die Tabelle in verkleinerter Darstellung, was schnelles Navigieren erlaubt. Im zweiten Fenster erscheint stets die gerade markierte Zelle sowie der sie umgebende Bereich in Originalgröße.
https://www.springhin.de/excel-lupe
13.05.2006 | Tipps
Man kennt sie von Webseiten: Auswahllisten, die bei Anklicken alle zur Auswahl stehenden Optionen präsentieren. Danach reicht ein Mausklick, um die gewünschte Option zu benutzen. Was viele nicht wissen: Solche Auswahllisten lassen sich auch in Excel anlegen. Ideal, um zum Beispiel in Formularen oder Listen nur bestimmte Werte zuzulassen.
Dazu die gewünschte Zelle markieren und im Menü „Daten“ die Funktion „Gültigkeit“ verwenden. In der daraufhin erscheinenden Dialogbox das Listenfeld „Zulassen“ aktivieren und „Liste“ auswählen. Im Eingabefeld „Quelle“ lassen sich die möglichen Werte oder Texte eingeben, die in der Auswahlliste angeboten werden sollen. Die einzelnen Werte sind durch ein Semikolon voneinander zu trennen. Nach Bestätigen mit OK bietet die markierte Zelle wie gewünscht ein Auswahlfeld.
Ein Tipp für erfahrene Excel-Benutzer: Ist die Liste der Optionen für das Auswahlfeld länger oder soll sie dynamisch sein, dann empfiehlt es sich, die einzelnen Werte in verschiedenen Zellen abzulegen und den Zellbereich in „Quelle“ einzutragen.
23.02.2006 | Tipps
Auch Excel verfügt über eine Suchen-und-Ersetzen-Funktion, die ganz ähnlich funktioniert wie in Word. So lassen sich bequem Zeichenketten aufspüren und bei Bedarf auch gleich ersetzen. Wer jedoch versucht, ein Sternchen „*“ zu suchen und zu ersetzen, steht vor einem Problem: Excel interpretiert das Sternchen als „Joker“, als so genannten Platzhalter. Ein Sternchen bedeutet für Excel: Suche nach einer beliebigen Zeichenkette. Wer nur das Sternchen benutzt, wird überall fündig. In der Praxis werden dann alle Textstellen gefunden – und ersetzt.
Das Problem lässt sich aber umschiffen, man muss Excel lediglich mitteilen, dass das Sternchen nicht in seiner Sonderfunktion als Platzhalter zu verstehen ist, sondern eben als das Zeichen „*“. Um das zu erreichen, muss vor dem Sternchen eine Tilde „~“ eingegeben werden. Wer also nach einem „*“ sucht, gibt „~*“ ein. Das Tildenzeichen findet sicht auf der Taste [+]. Zur Eingabe muss gleichzeitig die Taste [AltGr] betätigt werden.
