04.02.2006 | Tipps
Wer mit Excel eine umfangreichere Tabelle oder Liste ausdruckt und später anhand des Ausdrucks gezielt Korrekturen an der Excel-Tabelle durchführen möchte, dem hilft es, wenn auf dem Ausdruck dieselben Zeilennummern und Spaltennamen erscheinen wie auf dem Excel-Bildschirm. Das erleichtert es, auf dem Bildschirm gezielt dieselbe Zelle wie im Ausdruck anzusteuern.
Normalerweise verzichtet Excel darauf, im Ausdruck Zeilen und Spalten zu benennen. Auf Wunsch werden die Zeilen- und Spaltenüberschriften aber mitgedruckt. Dazu im Menü „Datei“ die Funktion „Seite einrichten“ aufrufen und danach das Register „Tabelle“ ansteuern. Hier nun „Drucken“ auswählen und die Option „Zeilen- und Spaltenüberschriften“ aktivieren. Diese Einstellung lässt sich für jedes Excel-Dokument separat vornehmen.
26.01.2006 | Tipps
Die Tabellenkalkulation Excel kennt absolute und relative Zellbezüge. Bei absoluten bezieht man sich in einer Formel auf eine ganz konkrete Zelle, etwa in der zweiten Zeile die dritte Zelle von links. Egal wo die Formel steht, etwa wenn sie kopiert oder verschoben wird: Excel bezieht sich immer auf genau diese Zelle. Das ist bei relativen Zellbezügen anders. Hier bezieht man sich in der Formel zum Beispiel auf die Zelle „zwei Zeilen nach oben und drei Spalten nach rechts“. Ideal in Tabellen, vor allem wenn die Möglichkeit bestehen soll, diese zu kopieren oder zu verschieben.
Beide Zugriffsmethoden haben ihre Vor- und Nachteile. Was aber viele nicht wissen: Auf Knopfdruck ändert Excel die Zugriffsmethode in einer Zelle. Dazu einfach die gewünschte Zelle markieren und [F4] drücken. Excel wechselt dann die Art des Zellbezugs.
26.12.2005 | Tipps
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26.12.2005 | Tipps
Excel kann lange Zahlenkolonnen recht schnell in anschauliche Diagramme verwandeln: Ob Balken, Torten, Linien oder andere Chart-Typen, kann der Benutzer beim Erstellen des Diagramms selbst entscheiden. Jedes einzelne Element des Diagramms kann später verändert werden – ein Mausklick auf das Objekt reicht.
Was viele nicht wissen: Die Diagramme in Excel sind dynamisch. Ändert sich ein Zellinhalt, passt Excel auch gleich das Diagramm entsprechend an. Alles wird neu durchgerechnet und das Diagramm aktualisiert. Auf diese Weise ist es zum Beispiel möglich, verschiedene Situationen in einem Modell durchzuspielen, indem gezielt bestimmte Daten verändert werden. Ein sich veränderndes Diagramm kann helfen, die Folgen solcher Datenänderungen schneller zu erfassen.
Es ist aber auch der umgekehrte Weg möglich: Durch Verändern des Diagramms kann Excel auch die Zahlenwerte in den Zellen anpassen. Und so geht’s: Im Diagramm das gewünschte grafische Element anklicken, etwa ein „Tortenstück“ in einer Tortengrafik oder eine Säule in einer Balkengrafik.
Excel markiert das Element und präsentiert acht Anfasspunkte. Mit Hilfe des oberen, mittleren und unteren Anfasspunkts lassen sich bei gedrückter Maustaste die für dieses grafische Element zugrunde liegenden Daten verändern. Sobald die Maustaste losgelassen wird, korrigiert Excel die Zelldaten entsprechend.
03.12.2005 | Tipps
Word und Excel arbeiten normalerweise sehr gut zusammen. Das Einfügen einer Excel-Tabelle in ein Word-Dokument zum Beispiel ist normalerweise kein Problem. Etwas schwieriger kann es werden, falls die Excel-Tabelle umfangreicher als eine Seite ist. Während eine Word-Tabelle in einem solchen Fall automatisch umbrochen wird, funktioniert das bei Excel-Tabellen leider nicht. Grund: Excel-Tabellen werden als Objekte importiert und sind für Word sozusagen „Fremdkörper“. Word weiß nicht, was genau dort enthalten ist – und wo möglicherweise umbrochen werden könnte.
In Word importierte Objekte können nur als eine Einheit betrachtet, gezeigt und gedruckt werden. Das Problem lässt sich allerdings vermeiden. Dazu in der Excel-Tabelle die Daten markieren, die übernommen werden sollen. Danach den markierten Bereich in die Zwischenablage kopieren. Nun im Word-Dokument den Cursor an die Einfügestelle plazieren und im Menü „Bearbeiten“ die Funktion „Inhalte einfügen“ aufrufen. Danach erscheint eine Dialogbox. Hier nun unter „Als“ die Option „Formatierter Text (RTF)“ auswählen. Dadurch wird erreicht, dass Word die Daten nicht als Objekt, sondern als Word-Text übernimmt – und sie besser kontrollieren kann.
Ein Profitipp für erfahrene Benutzer: Wird gleichzeitig die Option „Verknüpfung einfügen“ aktiviert, besteht eine dauerhafte Verbindung zwischen Excel-Tabelle und Word-Dokument. Wenn sich die Daten in der Excel-Tabelle ändern, betrifft das automatisch auch das Word-Dokument. Das Word-Dokument ist so immer auf dem neuesten Stand.
22.11.2005 | Tipps
Wer mit Excel Tabellen oder Listen verwaltet, möchte beim Ausdruck vielleicht das jeweils aktuelle Datum sehen. Es ist ganz einfach, das aktuelle Tagesdatum in einer Zelle anzuzeigen. Dazu mit der Maus auf die gewünschte, noch freie Zelle klicken und im Eingabebereich die Funktion „=heute()“ eintragen. Excel präsentiert dann automatisch nach dem Laden des Dokuments das aktuelle Datum in der Zelle.
Falls das verwendete Anzeigeformat für das Tagesdatum nicht den Wünschen entspricht, lässt sich das natürlich jederzeit ändern. Dazu erneut die betreffende Zelle anklicken. Danach im Menü „Format“ die Funktion „Zellen“ aufrufen und das Register „Zahlen“ aktivieren. In der Auswahlliste „Kategorie“ den Eintrag „Datum“ auswählen und in der Liste „Typ“ das gewünschte Anzeigeformat wählen. Nachdem die Auswahl mit „OK“ bestätigt wurde, zeigt Excel das aktuelle Datum wie gewünscht an.
01.09.2005 | Tipps
Excel ist bekanntlich ein Rechenkünstler – und rechnet, was viele nicht wissen, bei Bedarf und ausdrücklichen Wunsch durchaus auch mit Brüchen. Wer zum Beispiel in das Feld A1 den Wert „3 1/2“ einträgt (=3,5), ins Feld A2 den Wert „1 1/3“ (=1,33) und ins Feld A3 die Formel „=A1+A2“ hinterlegt, erhält als Ergebnis nicht etwa den dezimalen Wert 4,83, sondern den Bruch „4 5/6“. Die Brüche werden zwar leider nicht besonders ansprechend, aber doch korrekt angezeigt. Wichtig: Um einen Bruch einzugeben, zwischen der ganzen Zahl und dem eigentlichen Bruch ein Leerzeichen eingeben. Als Bruch das Sonderzeichen „/“ benutzen.
21.07.2005 | Tipps
Die Tabellenkalkulation Excel ist ein echter Rechenkünstler – und kann sogar mit Datumsangaben rechnen. Leider sind einige nützliche Rechenfunktionen Excel zwar grundsätzlich bekannt, aber nicht serienmäßig auf der Festplatte installiert. Wer zum Beispiel ausrechnen möchte, wie viele Arbeitstage zwischen zwei Terminen liegen, kann eine Excel-Erweiterung benutzen – die aber, wie viele andere nützliche Zusatzfunktionen, erst von der Excel-CD installiert werden muss.
Dazu im Menü „Extras“ die Funktion „Add-Ins“ auswählen und dort die Option „Analyse-Funktionen“ aktivieren. Nach Bestätigen durch „OK“ fordert Excel zum Einlegen der Original-CD auf. Dadurch werden die nützlichen Zusatzfunktionen auf der Festplatte eingerichtet und können danach jederzeit genutzt werden. Falls nicht zum Einlegen der CD aufgefordert wird, sind die nützlichen Funktionen bereits vorhanden.
13.07.2005 | Tipps
Erfahrene Benutzer von Microsoft Office wissen: Menüs und Symbolleiste lassen sich bei Bedarf an die eigenen, ganz persönlichen Bedürfnisse anpassen. Solche Einstellungen wieder zurückzunehmen, kann mitunter allerdings mühselig sein – es setzt einiges Geschick voraus, einzelne Buttons oder Menüpunkte wieder zu entfernen. Wer bei Menüs oder Symbolleiste den Urzustand wieder herstellen möchte, also quasi den Zustand, wie sich Excel nach der Installation präsentiert, kann diesen Ursprungszustand jederzeit wieder herstellen.
Dazu im Menü „Ansicht“ den Befehl „Symbolleisten“ aufrufen. Hier die Funktion „Anpassen“ auswählen. In der anschließend präsentierten Dialogbox das Register „Optionen“ auswählen und hier die Schaltfläche „Zurücksetzen“ benutzen. Dadurch wird Excel angewiesen, Menüs und Symbolleiste wieder den Ursprungszustand zu versetzen.
14.06.2005 | Tipps
Mit Excel lassen sich bekanntlich auch große Datenmengen verarbeiten. Wer dabei nicht die Übersicht verlieren möchte, teilt Zahlen und Listen in verschiedene Arbeitsblätter auf. Jedes einzelne Arbeitsblatt lässt sich bequem durch Anklicken des entsprechenden Reiters im unteren Fensterbereich erreichen. Alle Arbeitsblätter gehören zu einem Projekt, die Excel automatisch in einem Dokument bündelt.
Es kann Situationen geben, in denen man ein Arbeitsblatt aus dem Gesamtprojekt „herauslösen“ möchte, etwa um es ohne die anderen per E-Mail zu verschicken. Um ein Arbeitsblatt zu extrahieren, reichen wenige Mausklicks. Nach dem Öffnen des Dokuments mit der rechten Maustaste in der unteren Reiterleiste das gewünschte Arbeitsblatt anklicken und die Funktion „Verschieben/Kopieren“ auswählen. In der anschließend präsentierten Dialogbox im Auswahlfeld „Zur Mappe“ die Option „Neue Arbeitsmappe“. Anschließend noch die Option „Kopie erstellen“ aktivieren und mit „OK“ bestätigen.
Danach präsentiert Excel das gewählte Arbeitsblatt als eigenständiges Dokument, das gespeichert, gedruckt oder auch per E-Mail verschickt werden kann.
