03.05.2003 | Tipps
Wer mit Excel Tabellen anlegt und pflegt, muss dabei oft wiederholt identische Text eingeben, etwa Namen, Postleitzahlen, Orte oder Produktbezeichnungen. Auf Wunsch nimmt einem Excel solche lästigen Tipparbeiten jedoch gerne ab. Dazu einfach mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Zelle klicken und im Kontextmenü die Funktion Auswahlliste auswählen.
Excel ermittelt nun blitzschnell alle bereits vorhandenen Textwerte in der betreffenden Spalte und präsentiert sie alphabetisch sortiert auf dem Bildschirm. Der gewünschte Texteintrag kann hier nun bequem mit Hilfe der Maus ausgewählt und bestätigt werden. So sind selbst lange Texteingaben ohne einen einzigen Tastendruck möglich.
01.04.2003 | Tipps
Excel rechnet schnell und zuverlässig. Dennoch gibt es Situationen, in denen die Ergebnisse besser nicht auf Bildschirm oder Ausdruck erscheinen – etwa aus Gründen der Übersichtlichkeit oder Diskretion. Kein Problem: Mit einem benutzerdefinierten Format ist es möglich, einzelne Zellen vollständig auszublenden.
Dazu die betreffenden Zellen markieren, mit der rechten Maustaste anklicken und die Funktion Zellen formatieren auswählen. Danach im Register Zahlen unter Kategorie für den Eintrag Benutzerdefiniert entscheiden. Anschließend im Eingabebereich Typ den aktuellen Inhalt durch ;;; ersetzen. Nach Klick auf OK verschwindet der Zellinhalt vom Bildschirm.
09.01.2003 | Tipps
Excel ist beim Ausfüllen von Formularen nur zu gerne behilflich. Muss zum Beispiel eine Zahlenreihe erweitert werden, leistet die Funktion Datenreihe ausfüllen gute Dienste. Dazu zunächst die Reihe markieren, die erweitert werden soll. Anschließend die Maus in die rechte untere Ecke der Markierung positionieren.
Wenn das Pluszeichen erscheint, bei gedrückt rechter Maustaste den Zellbereich in die gewünschte Richtung erweitern. Nach Loslassen der rechten Maustaste die Option Datenreihe ausfüllen auswählen. Excel bemüht sich, die Regel der Reihe selbständig zu erkennen und erweitert sie automatisch. Praktisch: Das automatische Erweitern funktioniert auch mit Datumsangaben.
04.01.2003 | Tipps
Manchmal soll sich eine mit Text gefüllte Zelle in Excel über mehrere Zeilen erstrecken. Nur wie? Wer [Enter] drückt, bestätigt die Zelle – und erreicht unverzüglich den nächsten EIngabebereich. Ähnlich sinnlos ist, [Enter] zusammen mit [Shift] oder [Strg] zu betätigen, obwohl das in Word zum gewünschten Ergebnis führt.
Aber Microsoft hält nicht viel von Vereinheitlichung und erwartet, dass in Excel die Tastenkombination [Alt][Enter] benutzt wird. Das erzeugt eine Leerzeile im Textfeld und erlaubt, eine Zelle so auf beliebig viele Zeilen zu erweitern. Wenn alles eingegeben ist, lässt sich die Eingabe wie gewohnt mit [Enter] quittieren. Achtung: Dadurch ändert sich der Platzbedarf der gesamten Zeile.
30.12.2002 | Tipps
Komplexe Tabellen lassen sich in Excel in Tabellenblätter unterteilen und so bequem strukturieren. Am unteren Rand der Arbeitsmappe erscheinen übersichtlich aufgereiht die Reiter der einzelnen Registerblätter, die sich durch Mausklick ansteuern lassen. Excel XP erlaubt erstmals, jedem dieser Reiter eine individuelle Farbe zuzuordnen. So lässt sich die Übersichtlichkeit deutlich verbessern.
Dazu mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Tabellenblattnamen klicken und im Kontextmenü die Funktion Registerfarbe auswählen. Anschließend kann bequem die gewünschte Farbe bestimmt und mit OK zugewiesen werden. Um eine Farbzuordnung wieder aufzuheben, einfach die Option Keine Farbe anklicken.
25.12.2002 | Tipps
Eigentlich meint es Excel nur gut: Taucht in einer Tabelle eine Division durch Null auf, hat das unweigerlich eine eindeutige Fehlermeldung zur Folge. Durch Null zu teilen ist in der Mathematik nun mal nicht erlaubt. Doch solche Warnhinweise stören, wenn eine Tabelle erst noch mit Werten gefüllt werden will und mangels Eingaben eine Fehlermeldung entsteht.
Wer Belehrungen von Excel vermeiden will, muss zu einem Trick greifen. Kommt die Funktion ISTFEHLER in Kombination mit der WENN-Anweisung zum Einsatz, lassen sich störende #DIV/0-Einblendungen wirkungsvoll verhindern, etwa durch eine Anweisung wie: =WENN(ISTFEHLER(A1/B1);;A1/B1). Für A1 und B1 müssen lediglich die entsprechenden Zellnamen eingetragen werden.
30.10.2002 | Tipps
Wie spät ist es eigentlich? Wer gerade die Tabellenkalkulation Microsoft Excel geöffnet hat, bekommt schnell und bequem eine Antwort. Denn mit Hilfe der Tastenkombination [Strg][:] fügt Excel automatisch an der aktuellen Cursorposition die Uhrzeit ein. Wer hingegen das Datum einfügen möchte, betätigt die Tastenkombination [Strg][.], schon erscheint das Tagesdatum an der aktuellen Cursorposition. Ideal, wenn immer wieder das aktuelle Datum eingegeben werden muss. Diese Tastenkombinationen funktionieren wie Stempel und werden nicht aktualisiert. Wer automatisch das jeweils aktuelle Datum und die gerade aktuelle Uhrzeit braucht, benutzt in einer Formel die Funktionen jetzt() und heute().
30.09.2002 | Tipps
Wenn in Excel lange Zahlenkolonnen eingegeben werden müssen, kann es sich als störend erweisen, dass sich der Eingabecursor nach Betätigen von [Return] automatisch in die nächste Zeile bewegt. Manchmal wäre aber die nächste Spalte praktischer. Welche Wirkung [Return] hat, lässt sich im Menü Extras > Optionen im Register Bearbeiten festlegen. Durch Aktivieren der Option Markierung nach dem Drücken der Eingabetaste verschieben und die Einstellung in der Option Richtung wird Excel die Bewegungsrichtung vorgegeben. Damit der Cursor bei Erreichen der letzten Zelle einer Eingabezeile automatisch in die nächste Zeile wechselt, muss lediglich vorher der gewünschte Zellbereich markiert werden.
07.06.2002 | Tipps
Nicht immer soll das, was über den Bildschirm flimmert, später auch auf Papier zu sehen sein. Die ein oder andere in Excel-Feldern enthaltene Zwischenrechnung oder Anmerkung ist nicht für die Allgemeinheit bestimmt oder stört im Ausdruck die Übersichtlichkeit. Doch Excel kann angewiesen werden, einzelne Felder beim Ausdruck oder Export auszusparen. Dazu die betreffende Zelle markieren und das Menü Format > Zellen wählen. Danach im Register Zahlen in der Liste Kategorie den Typ Benutzerdefiniert wählen und als Typ drei Semikoli (;;;) eintragen. Der Zellinhalt verschwindet augenblicklich. Wer auf Nummer Sicher gehen will, setzt im Register Schrift die Schriftfarbe auf die des Hintergrunds. Das ist dann wie Zaubertinte.
27.05.2002 | Tipps
So wie die meisten Windows-Programme erlaubt auch Excel, mit mehreren Dateien gleichzeitig zu arbeiten. Entsprechend viele Fenster erscheinen auf dem Bildschirm. In einigen Versionen von Excel kann genau das allerdings zum Problem werden: Schließt der Benutzer ein Fenster, beendet Excel auch die Arbeit mit allen anderen Dateifenstern – automatisch, ohne weitere Nachfrage. Das Problem: Alle eventuell noch nicht gesicherten Eingaben und Korrekturen gehen unwiderruflich verloren. Einzige Abhilfe: Der aktuelle Datenbestand sollte regelmäßig mit Hilfe der Funktion Datei -> Speichern oder der Tastenkombination [Strg][S] gesichert werden, spätestens jedoch, bevor ein Fenster geschlossen wird.
