23.03.2004 | Tipps
Das neue Outlook 2003 verfügt über einen eingebauten Spam-Schutz: Trudelt eine E-Mail im HTML-Format ein, werden eventuell in der Nachricht verlinkte Bilder nicht mehr automatisch nachgeladen. Aus gutem Grund: Spam-Versender bekommen auf diese Weise ungewollt einen Hinweis, dass die E-Mail-Adresse benutzt wird. Sie werden die Adresse danach ganz sicher nicht aus dem Verteiler streichen. Bei E-Mails, die garantiert bedenkenlos gelesen werden können, lassen sich die Grafiken durch einfachen Mausklick auf den Platzhalter für die Grafik nachladen.
Dazu einfach mit der rechten Maustaste auf den Platzhalter klicken und Bilder downloaden auswählen. Bei einer seriösen Absenderkennung lässt sich auch die Option Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen auswählen. Outlook lädt dann in Zukunft bei diesem Absender die Bilder automatisch nach. Sind alle Absender der Domäne willkommen, etwa alle mit der Kennung einer Firma, kommt auch die Option Domäne zur Liste sicherer Absender hinzufügen in Frage.
05.03.2004 | Tipps
Wer viel elektronische Post bekommt und über einen gut gefüllten Kontaktordner verfügt, muss erleben, wie die PST-Datei von Outlook rasch anwächst. Sie kann ohne weiteres mehrere hundert MByte groß werden. Was nicht nur wertvollen Speicherplatz auf der Festplatte kostet, sondern obendrein auch den Rechner ausbremst.
Deshalb sollten Outlook-Benutzer die Systemdatei der E-Mail-Software in regelmäßigen Abständen aufräumen. Dazu mit der rechten Maustaste auf Persönliche Ordner klicken und Eigenschaften auswählen. Im Register Erweitert auf Jetzt komprimieren klicken, um den Ordner zu komprimieren. Der Aufräumprozess kann je nach Datenumfang eine Weile dauern. Danach sollte die PST-Datei einen deutlich geringeren Umfang haben.
29.02.2004 | Tipps
Rechtschreibfehler müssen nicht sein: Outlook Express kontrolliert auf Wunsch ausgehende Post gerne auf mögliche Tippfehler oder Schreibschwächen. Dazu im Menü Extras die Funktion Optionen auswählen und anschließend auf Rechtschreibung klicken.
Um die Rechtschreibprüfung zu aktivieren, sollten die beiden Optionen Rechtschreibkorrektur vorschlagen sowie Rechtschreibung immer vor dem Senden prüfen aktiviert sein. Outlook Express merkt sich diese Einstellungen dauerhaft. Jede ausgehende E-Mail wird nun automatisch auf Rechschreibfehler untersucht. Jeder einzelne Fehler wird markiert und kann bequem korrigiert werden. Unbekannte Wörter lassen sich bequem ins Wörterbuch übernehmen.
15.12.2003 | Tipps
Im persönlichen Informationsmanager Outlook sammeln sich mit der Zeit jede Menge wertvoller Informationen an. Neben E-Mails auch Kontaktdaten und Termine. Outlook speichert all diese Informationen in einer PST-Datei. Microsoft bietet auf seiner Homepage nun eine kleine Erweiterung an, die sich automatisch um das Herstellen von Sicherheitskopie der PST-Datei kümmert.
Das Miniprogramm funktioniert mit Outlook 2000 bis 2003 (also auch mit XP, aber nicht mit Outlook im Mac-Betriebssystem) und ist gratis unter https://www.sogehtsleichter.de/pstarchiv zu bekommen. Einfach nach der Installation im Menü Datei aufrufen und angeben, in welchen Zeitabständen das Programm eine Sicherungskopie anfertigen soll. Genauso einfach lässt sich auch eine Sicherungskopie zurück kopieren.
14.12.2003 | Tipps
Jeder Windows-Benutzer hat serienmäßig Outlook Express auf der Festplatte. Viele verfügen außerdem über das komfortablere E-Mail-Programm Outlook. Allerdings verunsichern die sich häufenden Sicherheitsprobleme bei Outlook Express viele Benutzer. Viele Viren und Würmer nutzen gezielt Schwächen in Microsofts Programmen aus.
Eine Alternative ist Mozilla Thunderbird, das unter www.sogehtsleichter.de/thunderbird als deutschsprachige Version geladen werden kann. Das kostenlose Programm bietet neben komfortablen E-Mail-Funktionen und serienmäßigem Spam-Schutz auch Extras wie Filter und Regeln. Vorhandene E-Mail-Postfächer oder Kontaktordner lassen sich problemlos importieren.
28.10.2003 | Tipps
Das Mailprogramm von T-Online ist recht spartanisch. Es gibt kaum Gestaltungsmöglichkeiten und keinen Komfort. Viel bequemer ist da das E-Mail-Programm Outlook Express, das Windows kostenlos beiliegt. Aber wie benutzen? Einfach das Programm starten und in Extras > Konto > E-Mail die nötigen Einstellungen vornehmen. Folgende Einträge sind für T-Online im Eingabebereich Server nötig:
POP-Server: pop.t-online.de
SMTP-Server: mailto.t-online.de
E-Mail-Adresse: die eigene E-Mail-Adresse in T-Online, etwa: Max.Mustermann@t-online.de
Unter Kontoname und Kennwort müssen die von T-Online mitgeteilten Zugangsdaten eingetragen werden, also Anschlusskennung und Passwort. Dieselben Informationen wie beim Einwählen bei T-Online.
01.06.2003 | Tipps
Microsoft ist bekannt dafür, neue Programme geschickt unters Volk zu bringen und für die nötige Aufmerksamkeit zu sorgen. So startet das E-Mail-Programm Outlook ungefragt bei jedem Aufruf auch die Telegramm-Software MSN Messenger. Damit lassen sich online Nachrichten mit Freunden oder Kollegen austauschen. Doch wer den Dienst nicht nutzt, braucht auch den MSN Messenger nicht.
Um den MSN Messenger für die Zukunft abzuschalten, im Menü Extras die Funktion Optionen auswählen. Danach auf den Reiter Weitere klicken. Im Bereich Instant Messaging lässt sich bestimmen, ob der MSN Messenger automatisch mit Microsoft Outlook aktiviert werden soll. Outlook Express bietet ebenfalls die Möglichkeit, den automatischen Start zu unterbinden.
16.05.2003 | Tipps
Wer mit E-Mail-Programmen wie Outlook 2002 und Outlook 2000 arbeitet, muss feststellen: Wenn das so genannten Service Pack 2 eingerichtet ist (was oft automatisch passiert), blenden die Programme aus Sicherheitsgründen alle per E-Mail verschickten Dateianhänge mit Endungen wie .EXE, .HLP oder .VBS aus.
Dadurch entsteht ein Problem: Denn es gibt so keine Möglichkeit mehr, an eventuell per E-Mail zugeschickte Dateien heranzukommen. Wer den möglicherweise ungewollten Filter abschalten möchte, muss dazu eine Korrektur in der Systemdatei Registry vornehmen.
Dazu die Funktion Ausführen im Start-Menü aufrufen und Regedit eingeben. Danach im Ordner HKey_Current_User den Ordner Software/Microsoft/Office/10.0/Outlook/Security auswählen. Ein Rechtsklick mit der Maus, danach Neu und hier die Option Zeichenfolge anklicken. Als Name Level1Remove eintragen und als Wert durch Semikolon getrennt jene Dateiendungen aufführen, die ausdrücklich erlaubt sein sollen, etwa exe;com;hlp. Erst nach Neustart wirksam.
09.04.2003 | Tipps
E-Mails sind praktisch, so lange es nicht zu viele werden. Doch wer extrem viel elektronische Post bekommt, muss mitunter lange suchen, bis eine bestimmte E-Mail gefunden ist. Bei Bedarf ist Outlook allerdings gerne bei den Recherchen behilflich. Sind zum Beispiel alle E-Mails eines bestimmten Absenders gefragt, einfach mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken und wählt im Kontextmenü Alle suchen die Option Nachrichten vom gleichen Absender auswählen.
Anschließend fahndet Outlook nach den entsprechenden Nachrichten und präsentiert sie übersichtlich in einem separaten Fenster. Das kann allerdings durchaus einige Sekunden dauern, je nachdem, wie viele E-Mails in den Outlook-Ordnern gespeichert sind. Genauso einfach und bequem lassen sich auch Nachrichten zum selben Thema finden. Ideal, um auch lange zurück liegende E-Mails aufzuspüren.
03.02.2003 | Tipps
Wer mit Outlook häufig E-Mails ähnlichen Inhalts verschickt, etwa Standardantworten, sollte Vorlagen anfertigen, die auf Mausklick jederzeit schnell zur Verfügung stehen. Dazu eine neue E-Mail verfassen, wie gewohnt Betreff und Vorlagentext eingeben, aber das Empfängerfeld frei lassen. Anschließend die fertige Vorlage mit Datei > Speichern unter in einem beliebigen Ordner ablegen.
Wichtig: Den Dateityp Office Vorlage verwenden. Sind mehrere Vorlagen gewünscht, empfiehlt es sich, vorher in Outlook einen eigenen Ordner Vorlagen einzurichten. Durch Doppelklick auf die gewünschte Vorlage erscheint automatisch die vorbereitete E-Mail, und es müssen nur noch die individuellen Ergänzungen eingetragen werden.
