Mails leben nicht nur von dem Text, sondern vor allem auch von Formatierungen und Bildern. Mit Outlook als E-Mail-Client können Sie im Normalfall, wie mit einer kleinen Textverarbeitung den Text zu gestalten. Wenn die entsprechenden Schaltflächen in einer neuen E-Mail aber ausgegraut sind, dann ist guter Rat teuer. Keine Sorge: das bekommen Sie schnell in den Griff!
Mails sind der Gradmesser, wie viel Sie zu tun haben. Je mehr Mails eingehen, desto mehr haben Sie abzuarbeiten und dann auch weg zu sortieren. Es gibt zwei Typen von Anwendern: Die einen leben mit dem Chaos und lassen alle E-Mails im Posteingang. Wenn das nicht Ihr Modell ist: Organisieren Sie Ihre E-Mails in Outlook!
Je mehr Termine Sie haben, desto unübersichtlicher wird der Kalender. Da reicht es irgendwann nicht mehr aus, Termine farblich zu kennzeichnen oder zu kategorisieren. Der einfachste Weg: Legen Sie einfach einen oder mehrere neue Kalender an, die thematisch zusammenhängende Termine enthalten. Der Vorteil: Die können Sie dann auch noch gleich freigeben!
Kennen Sie die Situation? Eine Mail geht an einen riesigen Verteiler, Sie wollen dem Absender antworten und stattdessen klicken Sie auf „Allen Antworten“ und Ihre Antwort erreicht nicht einen, sondern viel zu viele Adressaten. Das Zurückziehen der Nachricht hilft da leider nur sehr eingeschränkt. Oft merken Sie Ihren Fehler sehr schnell, da kann es helfen, wenn Ihre Mails nicht direkt, sondern mit einer leichten Verzögerung rausgehen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das einstellen können!
Die Arbeit mit einem PC oder einem anderen technischen Geräte hat vor allem den Vorteil, dass Sie Zeit sparen. Das ist aber nur der erste Schritt: Wenn Sie noch mehr Zeit sparen wollen, dann bietet es sich an, Arbeitsschritte zu automatisieren. In Outlook gibt es dazu die so genannten QuickSteps. Wir zeigen Ihnen,. wie Sie diese optimal nutzen können.
Sie kommunizieren täglich mit einer Vielzahl von Personen, oft laufen die Konversationen gleichzeitig. Da passiert es schnell, dass Sie eine E-Mail noch nicht ganz fertig haben uns sie versehentlich verschicken. Oder Sie klicken aus Versehen auf „Allen Antworten“ statt nur dem einen Adressaten zu schreiben, für den Ihr Kommentar gedacht ist. Unterbestimmten Bedingungen haben Sie die Möglichkeit, eine bereits versendete E-Mail zurückzurufen. (mehr …)
Wenn Sie sieh heute noch Ihre Nachrichten mühsam manuell zusammensuchen und Seite nach Seite aufrufen, dann ist das entweder ein legitimer Ausdruck Ihrer Entspanntheit oder Sie kennen RSS-Feeds noch nicht. Die werden von so gut wie jeder Webseite angeboten und bieten einen steten Stream von Neuigkeiten. eher unbekannt ist, dass Sie diese auch in Outlook integrieren können!
Manchmal zeigt Ihnen Outlook ein kleines Informationsfenster an, dass der Absender der E-Mail eine Lesebestätigung angefordert hat. Was im ersten Moment kein Problem darstellt, kann Ihnen trotzdem bei genauerer Betrachtung nicht Recht sein: Wenn Sie gerade auf dem Sprung sind, wollen Sie vielleicht nicht, dass der Absender benachrichtigt wird. Er könnte ja schließlich eine Antwort erwarten! Da hilft es, das Standardverhalten von Outlook bei Lesebestätigungen zu verändern.
Wenn Sie per E-Mail kommunizieren, dann verlassen Sie sich darauf, dass der Empfänger die Nachricht auch bekommt und liest. Normalerweise ist das sicherlich auch der Fall, es gibt aber auch Situationen, in denen die Technik – oder auch der Anwender – nicht mitspielt. Da macht es Sinn, wenn Sie bei wichtigen Nachrichten aus der Ferne verfolgen können, ob die Nachricht angekommen ist und gelesen wurde. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.
Termine in Outlook zu verwalten hat eine Menge an Vorteilen: Sie müssen nicht lange telefonieren, sondern können in den Kalendern Ihrer Kollegen sehen, wann diese Zeit haben. Auch wenn sich der Termin verschieben sollte, dann haben Sie schnell alle Teilnehmer informiert und einen neuen eingestellt. Microsoft legt allerdings fest, zu welchen Stunden am Tag Sie arbeiten. Damit sehen Sie teilweise frühe und späte Termine gar nicht erst. Das lässt sich lösen!
