PDfs zu erzeugen ist heute keine besonders schwierige Aufgabe mehr: Selbst Standardanwendungen sind in der Lage, auf Knopfdruck PDFs zu erstellen. Wer jedoch PDF-Dokumente im großen Stil erstellen muss, braucht eine anspruchsvollere Lösung.
Wer noch nie mit einem PDF-Dokument gearbeitet hat: Hand hoch! Klar, jeder kommt mit PDF-Dokumenten in Berührung. Immer wieder. Spätestens, seitdem auch viele Rechnungen als PDF zu uns nach Hause kommen (und wir die Unternehmen damit entlasten, da sie die Rechnungen nicht mehr drucken und per Post verschicken müssen) haben PDFs endgültig den Durchbruch geschafft.
Wo früher noch spezielle Reader erforderlich waren, um die Dokumente zu sehen, ist selbst das heute nicht mehr nötig: Moderne Betriebssysteme unterstützen den PDF-Standard, selbst auf Mobilgeräten. Alles andere wäre auch problematisch. PDFs gehören zum Netz dazu wie JPG-Dateien.
Doch während es für die meisten reicht, PDFs öffnen, einsehen und ausdrucken zu können, müssen manche diese PDFs auch erzeugen. Wenn die PDFs im großen Rahmen erstellt werden müssen, reichen die PDF-Druck-Funktionen in Programmen wie Word, Writer oder Excel natürlich
nicht aus. Deshalb gibt es Spezialprogramme, die das Bearbeiten und sogar nachträgliche Korrigieren von PDFs erlauben. Wichtiges Thema außerdem: Das Signieren von PDFs. Das ist nötig, damit Dritte keine Korrekturen vornehmen und die PDFs auch steuerlich berücksichtigt werden können.
Spätestens wenn dieser Punkt erreicht ist und mehr als einige wenige PDFs im Monat erstellt werden müssen, kommt die Frage auf, wie man diese PDFs auf einem Server erzeugen, bearbeiten und signieren kann. Es gibt kostenlose Lösungen, mit denen das möglich ist. Doch anspruchsvollen Anforderungen genügen die meist nicht – wie ich aus eigener leidvoller Erfahrung weiß.
Es gibt aber Profilösungen wie webpdf.de. Eine Software, die man auf einem Server installiert (also nicht auf einem PC). Damit lassen sich nahezu alle wichtigen Dateiformate in PDFs umwandeln, sogar E-Mails, die in vielen Unternehmen zu Dokumentationszwecken archiviert werden müssen.
Die Software hilft beim Erstellen der PDFs, ermöglicht aber auch das Bearbeiten von gescannten Vorlagen – und erlaubt eben das Signieren, wichtig, um die Authentizität zu dokumentieren. Die Signatur erlaubt Rückschlüsse auf den Ersteller des Dokuments und verhindert, dass Veränderungen daran vorgenommen werden, ohne entdeckt zu werden.
