Microsoft geht beim kostenlosen Outlook ganz ähnlich vor

Peinliche Fehlsendungen in Outlook vermeiden

Mails sind schnell geschickt. Schnell schleichen sich dann aber auch peinliche Fehler ein. Wir zeigen Euch, wie Ihr Euch davor schützen könnt.

Unvollständige Inhalte, falsche Adressaten, viel kann bei einer E-Mail schief gehen. Spätestens, wenn Ihr schon einmal eine Mail privat an den Absender zu beantworten meintet, stattdessen aber auf Alle Antworten geklickt habt und die E-Mail dann abgeschickt habt, wünscht Ihr Euch ein wenig mehr Sicherheit.

Zurückziehen von E-Mails: Funktioniert nicht immer

Wenn Ihr eine E-Mail versehentlich verschickt habt, dann habt Ihr unter  bestimmten Bedingungen die Möglichkeit, diese zurückzurufen.

Der Rückruf einer E-Mail löscht diese aus dem Posteingang des Empfängers, dieser bemerkt gar nicht, dass er eine E-Mail bekommen hat, die dann plötzlich weg ist. Tatsächlich geht das aber nur, wenn dieser die Nachricht noch nicht gelesen hat, sein E-Mail-Programm also die Mail noch nicht abgerufen hat oder der Empfänger sie noch nicht geöffnet hat.

Noch wichtiger: Ein Rückruf funktioniert nur dann, wenn Sender und Empfänger auf demselben E-Mail-Server (meistens also in derselben Firma/Organisation) sind. Wenn Ihr die E-Mail an andere Server geschickt habt, solltet Ihr den Rückruf gar nicht erst versuchen: Neben der eigentlichen E-Mail bekommt der Empfänger dann nämlich noch eine zweite, die ihn über den Rückrufversuch informiert. Das ist eher peinlich als nützlich!

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  • Um eine E-Mail in Outlook zurückzurufen, klickt auf den Ordner für gesendete E-Mails und öffnet die E-Mail mit einem Doppelklick.
  • Klickt dann auf Datei > Erneute Nachrichtensendung und Rückruf.
  • Im sich öffnenden Auswahlfenster klickt auf Diese Nachricht zurückrufen und dann auf OK. Outlook versucht den Rückruf und teilt Ihnen für jeden Empfänger als separate E-Mail mit, ob der Rückruf erfolgreich war oder nicht.

Netz und doppelter Boden: Verzögerter Versand

Oft merkt Ihr schon Sekundenbruchteile nach dem Klick auf Senden, dass Ihr an der E-Mail noch etwas ändern wollt. Dann hilft der verzögerte Versand der E-Mail.

Die Idee dabei ist simpel: Ihr sagt Outlook einfach, dass alle E-Mails, die Ihr sendet, nicht direkt rausgehen sollen, sondern mit einer Verzögerung von beispielsweise 5 Minuten. Dazu bietet Outlook die Funktion der Regeln an.

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  • Klickt auf Datei > Regeln und Benachrichtigungen verwalten > Neue Regel.
  • Klickt dann ganz unten in der Liste auf Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden.
  • Im nächsten Bildschirm setzt keinen Haken bei den angezeigten Bedingungen. Outlook hinterfragt dann, ob Ihr diese Regel tatsächlich auf alle Nachrichten anwenden wollen, das bestätigt.
  • Bei der Frage nach den Ausnahmen wählt keine der Optionen an.
  • Klickt Euch bis zum Ende durch den Einrichtungsvorgang, dann bestätigt die Aktivierung der Regel.
  • Aktiviert nun ganz unten diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln.
  • Klickt auf eine Anzahl von im Text der Aktion und gebt dann die Zahl der Minuten an, die die Übermittlung verzögert werden soll.

Ab diesem Zeitpunkt warten alle Nachrichten für 5 Minuten, nachdem Sie auf Senden geklickt haben, im Postausgang und werden erst dann versendet. Dies gilt nur den Rechner/das Outlook, in dem Sie die Regel definiert haben. Innerhalb dieses Zeitraums können Sie die E-Mail noch problemlos löschen und damit den Versand verhindern.

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