Immer mehr Mails, immer mehr belegter Speicher: Outlook nimmt schnell viel Speicher weg, hat aber auch einige Funktionen integriert, die dem entgegenwirken können.
Die Verwaltungsfunktionen für Outlook-Postfächer finden sich unter Datei > Tools. Ist nicht genug freier Speicherplatz in den Postfächern vorhanden, dann klickt erst einmal auf Ordner „Gelöschte Elemente“ leeren. Damit löscht Outlook endgültig die E-Mails, die sowieso schon gelöscht waren, aber für den Notfall noch aufgehoben sind. Damit ist natürlich die Möglichkeit, im Notfall eine gelöschte E-Mail wiederherzustellen, nicht mehr vorhanden.
Feiner lässt sich die Bereinigung durch einen Klick auf Postfachbereinigung… einrichten. Eine Verringerung der Postfachgröße schafft mehr Platz, auch eine Verschiebung von E-Mails in den Archiv-Ordner lässt sich konfigurieren. Die Archivdateien halten die älteren E-Mails noch vor, nehmen aber deutlich weniger Platz weg.
Oft sind für die Überfüllung Ihres Postfaches einige wenige E-Mails verantwortlich, die große Anhänge haben. Diese lassen sich anzeigen, wenn Ihr unter Elemente suchen, die größer sind als die minimale Größe einstellt und auf Suchen klickt. Eine weitere Alternative ist die Suche nach älteren Elementen, hier kann das Alter nach Tagen vorgegeben werden.
Die gefundenen Elemente können dann markieren und gelöscht werden und machen eine Menge an Platz in Outlook frei.
