Wer mit Powerpoint eine umfangreichere Präsentation vorbereitet, sollte diese gliedern und strukturieren. Powerpoint ist dabei behilflich. Mit Hilfe der Tastenkombination [Strg][Shift][Tab] kann zwischen den beiden Ansichten „Gliederung“ und „Folienansicht“ gewechselt werden. In der Gliederungsansicht präsentiert Powerpoint in der linken Fensterhälfte lediglich die Überschriften, zur besseren Übersicht sogar hierarchisch strukturiert.
In der Folienansicht sind Miniversionen der einzelnen Folien zu sehen, so wie sie später auch von Powerpoint präsentiert werden. In beiden Ansichten lassen sich bequem einzelne Folien anklicken, verschieben, kopieren oder auch löschen. In der Gliederungsansicht fällt es allerdings leichter, Texte zu bearbeiten.