Das Thema Digitalisierung ist in aller Munde, und in den meisten Fällen geht damit Automatisierung einher. Warum sollen Sie Schritte manuell ausführen, wenn diese automatisch gemacht werden können? Outlook hat mit den Quicksteps eine integrierte Funktion, die das leistet. Definieren Sie einen Workflow, starten Sie ihn mit einem Klick, und Outlook führt alle Schritte automatisch aus.
Quicksteps sind eine der mächtigsten, aber oft übersehenen Funktionen in Microsoft Outlook. Sie ermöglichen es euch, wiederkehrende Aktionen zu automatisieren und damit täglich wertvolle Zeit zu sparen. Statt jeden Tag dieselben Klicks zu wiederholen, erledigt Outlook das für euch – völlig automatisch.
Quicksteps in modernen Outlook-Versionen finden
In Outlook 365 und den neuesten Desktop-Versionen von 2024/2025 findet ihr die Quicksteps-Funktion im Menüband unter dem Tab „Start“. Der Bereich ist deutlicher hervorgehoben als in früheren Versionen und zeigt bereits einige vorkonfigurierte Workflows an. Microsoft hat die Benutzeroberfläche hier deutlich intuitiver gestaltet.
Klicken Sie in der Menüleiste von Outlook in den eigenen Bereich Quicksteps. Dort finden Sie bereits einige vorgefertigte Workflows. Um einen neuen anzulegen, klicken Sie auf Neu erstellen.
Geben Sie dem Quickstep einen sprechenden Namen, mit dem Sie ihn schnell identifizieren können. Unter Aktionen können Sie nun aus den verschiedenen von Outlook unterstützten Schritten auswählen. Beispielsweise das Verschieben von E-Mails in einen Ordner.
Abhängig von der Aktion müssen Sie dann oft noch einen weiteren Wert angeben. Im Beispiel des Verschiebens in einen Ordner zum Beispiel den Namen des Ordners. Den nächsten Schritt der Workflows fügen Sie dann durch einen Klick auf Aktion hinzufügen hinzu.
Erweiterte Möglichkeiten mit Quicksteps 2026
Microsoft hat die Quicksteps-Funktionalität in den letzten Jahren deutlich ausgebaut. Mittlerweile könnt ihr nicht nur einfache Aktionen automatisieren, sondern komplexe Workflows erstellen, die mehrere Schritte miteinander verknüpfen:
Intelligente E-Mail-Sortierung: Kombiniert das Verschieben in Ordner mit automatischer Kategorisierung und Flagging. So landen wichtige E-Mails nicht nur im richtigen Ordner, sondern werden auch visuell hervorgehoben.
Meeting-Management: Erstellt Quicksteps, die automatisch Besprechungsanfragen weiterleiten, Kalendereinträge erstellen und gleichzeitig eine Bestätigungsmail versenden.
Projekt-Workflows: Verknüpft E-Mails automatisch mit OneNote-Abschnitten, erstellt Aufgaben in Microsoft To Do und benachrichtigt Teammitglieder über Microsoft Teams.
Integration mit Microsoft 365
Besonders praktisch: Moderne Quicksteps lassen sich nahtlos mit anderen Microsoft 365-Anwendungen verknüpfen. Ihr könnt E-Mails automatisch in SharePoint-Bibliotheken ablegen, Power Automate-Flows triggern oder direkt aus Outlook heraus Planner-Aufgaben erstellen.
Diese Integration macht Quicksteps zu einem zentralen Baustein für produktives Arbeiten im Microsoft-Ökosystem. Statt zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, orchestriert ihr alles direkt aus Outlook heraus.
Praktische Beispiele für den Alltag
Der „Projekt Alpha“-Quickstep: E-Mail in Projektordner verschieben, Kategorie „Projekt Alpha“ zuweisen, Aufgabe in To Do erstellen und Projektleiter per CC benachrichtigen.
Der „Newsletter“-Quickstep: Newsletter automatisch als gelesen markieren, in speziellen Ordner verschieben und zum späteren Lesen flaggen.
Der „Kunde VIP“-Quickstep: E-Mail von wichtigen Kunden mit hoher Priorität markieren, in VIP-Ordner verschieben und Desktop-Benachrichtigung senden.
Tastenkombinationen für maximale Effizienz
Wenn es ganz schnell gehen soll, dann können Sie dem Quickstep eine Tastenkombination hinzufügen, mit der Sie ihn starten können. Damit entfällt das Heraussuchen in der – gegebenenfalls längeren – Liste der angelegten Workflows. Sie drücken die Tastenkombination, und der Workflow startet automatisch mit dem gerade markierten Objekt.
Microsoft hat hier nachgebessert: In den aktuellen Versionen stehen mehr Tastenkombinationen zur Verfügung, und ihr könnt sogar eigene definieren. Besonders praktisch sind die Kombinationen Strg+Shift+1 bis Strg+Shift+9 für die häufigsten Workflows.
Tipps für optimale Nutzung
Weniger ist mehr: Erstellt nicht zu viele Quicksteps. Konzentriert euch auf die 5-7 Aktionen, die ihr täglich mehrfach ausführt.
Aussagekräftige Namen: Verwendet Namen wie „Rechnung → Buchhaltung + Aufgabe“ statt „Quickstep 1“.
Regelmäßig überprüfen: Überprüft alle paar Monate, ob eure Quicksteps noch zu euren Arbeitsabläufen passen.
Team-Standards: In Unternehmen lohnt es sich, gemeinsame Quickstep-Standards zu definieren, damit alle Teammitglieder ähnlich arbeiten können.
Mit durchdachten Quicksteps könnt ihr euren E-Mail-Workflow erheblich beschleunigen und gleichzeitig Fehler reduzieren. Die investierte Zeit für die Einrichtung holt ihr schon nach wenigen Tagen wieder herein – durch gesparte Klicks und automatisierte Routine-Aufgaben.
Zuletzt aktualisiert am 03.03.2026
