In kaufmännischen Tabellen kommt es bisweilen darauf an, dass Beträge nur mit zwei Nachkommastellen eingegeben werden dürfen. Damit nicht versehentlich mehr Nachkommastellen eingetragen werden, lässt sich die Eingabe mit einer Gültigkeitsprüfung auf exakt zwei Stellen begrenzen.
Meist werden Excel-Tabellen direkt ausgeführt, also per Klick ins jeweilige Eingabefeld. Müssen lange Zahlenkolonnen eingetragen werden, schleichen sich schnell Fehler ein und die Daten werden in die falsche Zelle eingetragen. Damit das nicht passieren kann, gibt es die Eingabemaske.
Für die Eingabe von Zahlenkolonnen ist der numerische Ziffernblock ideal. Schwieriger wird’s bei Formeln, da Excel-Formeln immer mit einem Gleichheitszeichen beginnen – doch das fehlt auf dem Ziffernblock. Mit einem Trick geht’s auch ohne Gleichheitszeichen.
Die Tabellenkalkulation Excel eignet sich ideal als Adressliste für Serienbriefe. Probleme gibt’s bei Postleitzahlen, die mit der Ziffer Null beginnen. Aus der Eingabe „02740“ macht Excel kurzerhand die falsche Postleitzahl „2740“. Mit einem Trick bleiben die führenden Nullen erhalten.
Die Tabellenkalkulation wandelt Texteingaben automatisch in ein Datum um. Aus „2/2011“ wird zum Beispiel „Februar 2011“, aus „22-3“ oder „22/3“ das Datum „22. März“. Das ist in den meisten Fällen erwünscht – aber nicht immer. Mit einem Trick lässt sich die automatische Datumserkennung überlisten und abschalten.
Wenn in Excel-Tabellen keine doppelten Einträge auftauchen dürfen, hilft die Gültigkeitsprüfung. Damit werden neu eingegebene Daten mit vorhandenen Eingaben verglichen – und bei Dopplern ein Warnhinweis eingeblendet.
Damit Excel Uhrzeiten richtig erkennt, müssen Stunden, Minuten und Sekunden mit Doppelpunkten getrennt werden, etwa in der Form 10:22:05. Bei der Eingabe von Zeitkolonnen eine mühsame Angelegenheit. Einfacher geht’s, wenn auf die Doppelpunkte verzichtet wird. Mit einem Trick erkennt Excel auch 102205 als Uhrzeit.
In vielen Excel-Tabellen sind Zufallszahlen erforderlich. Dank der Funktion „=ZUFALLSZAHL()“ kein Problem. Müssen die Zufallszahlen aktualisiert werden, markieren die meisten Anwender die entsprechende Zelle und drücken die [F2]- sowie die [Return/Eingabe]-Taste. Viel zu aufwändig. Es geht auch mit einem einzigen Tastendruck.
Um im Dokument nicht für jedes Buch die Ziffern 978 manuell eintippen zu müssen, lassen sie sich per Zahlenformat automatisch einfügen. Auch die Formatierung mit Bindestrichen erledigt Excel auf Wunsch selbst. So geht’s: Die Spalte markieren, in die ISBNs eingetragen werden. Dann mit der rechten Maustaste auf die Markierung klicken und den Befehl „Zellen formatieren“ aufrufen.
Für Zahlen und kurze Formeln reicht die einzeilige Eingabeleiste von Excel aus. Kniffelig wird’s bei langen Formeln. Was viele nicht wissen: Mit wenigen Handgriffen lässt sich ab der Version 2007 die Zeile vergrößern. Damit bleiben auch mehrzeilige Formeln im Blick.
