Dass die Tabellenkalkulation Excel mit Zahlen umgehen kann, ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Umso erstaunlicher, dass frühere Versionen von 2007 bei Berechnungen teilweise falsche Ergebnisse präsentierten. Microsoft hat den Rechenfehler mittlerweile durch Patches und Updates behoben. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann mit einem einfachen Test prüfen, ob die eigene Excel-Version richtig rechnet.
Sobald eine Excel-Tabelle mehr als eine Bildschirmseite füllt, wird es mitunter recht unübersichtlich. Wichtige Tabellenbereiche wie Spaltenköpfe oder die erste Spalte rutschen beim Scrollen aus dem sichtbaren Bereich. Doch mit einem Trick lassen sich wichtige Zeilen und Spalten so fixieren, dass sie immer sichtbar bleiben – egal wie große die Tabelle ist und wie weit der Ausschnitt verschoben wird.
Diagramme müssen nicht immer aus grafischen Elementen wie Balken, Torten oder Linien bestehen. Es geht auch mit normalen Zeichen wie Sternchen oder Pipe-Symbolen (|). Mit der „Wiederholen“-Funktion werden die gewünschten Zeichen entsprechend oft aneinandergereiht und bilden einen waagerechten Balken. Das sieht gut aus und funktioniert sowohl mit Excel als auch mit OpenOffice Calc.
Die Eingabe eines Schrägstrichs ist in Excel gar nicht so einfach. Wird die Tastenkombination [Shift]+[7] als erstes Zeichen einer Zelle eingegeben, erscheint nicht wie erwartet das gewünschte Zeichen. Stattdessen setzt Excel den Fokus in das Menü am oberen Rand. Bei Excel 2007 erscheinen zusätzlich die Buchstabenkürzel der Menüs und Schaltflächen. Vom Schrägstrich keine Spur.
Bei Veranstaltungskalendern und ähnlichen Datumslisten ist die Unterscheidung zwischen normalen Wochentagen und Wochenenden wichtig. Für eine bessere Übersicht sollten die Wochenenden farblich hervorgehoben werden. Mit einer Bedingten Formatierung geht das ganz automatisch.
Fehler lassen sich mit der Tastenkombination [Strg]+[Z] oder dem Befehl „Bearbeiten | Rückgängig“ sofort wieder rückgängig machen. Und das sogar mehrfach hintereinander. Bei Excel bis zur Version 2003 ist das „Gedächtnis“ allerdings auf magere 16 Bearbeitungsschritte begrenzt. Mit einem Trick lässt es sich auf 100, 1.000 und noch mehr erhöhen.
Wiederkehrende Routineaufgaben lassen sich mit Makros auf wenige Mausklicks oder Tastenkombinationen reduzieren. Allerdings wird jedes aufgezeichnete oder von Hand programmierte Makro standardmäßig in der jeweils geöffneten Arbeitsmappe gespeichert. Wird eine andere Datei geöffnet, sind die alten Makros nicht mehr verfügbar. Es sei denn, die Makros werden in einer speziellen Arbeitsmappe gespeichert.
Auf typische Formelfehler wie die Division durch Null macht Excel sofort aufmerksam. Ein kleines grünes Häkchen macht auf den Fehler aufmerksam. Bei großen Tabellen, die sich über mehrere Seiten strecken, wird’s schon schwieriger mit der Fehlersuche. Um nicht jede Zelle manuell nach dem kleinen grünen Dreieck zu durchforsten, gibt es eine versteckte Funktion, die alle Fehler einer Tabelle anzeigt.
Das Ausfüllen von Excel-Tabellen ist mitunter eine wahre Sisyphusarbeit. Insbesondere wenn Zellen mit identischen Inhalten gefüllt werden müssen, diese aber nicht nebeneinander liegen. Damit nicht jede Zelle von Hand angeklickt und immer wieder dieselben Werte eingetragen werden müssen, gibt es eine versteckte Tastenkombination. Damit lassen sich beliebig viele Zellen in einem Schritt mit dem gleichen Wert füllen.
Mit seinem neuen Dienst Office Live Workspace bietet Microsoft kostenlos Speicherplatz für Office-Dokumente im Web an. Hier kann jeder bis zu 500 MByte Daten speichern. Office-Dokumente lassen sich online einsehen und auch von anderen kommentieren, wenn man das zulässt. Eine durchaus praktische Funktion für alle, die an mehreren Rechnern arbeiten und Dokumente nicht immer auf einem USB-Stick mitnehmen wollen.
