In großen Tabellen wimmelt es nur von Zahlen. Selbst welche Zelle gerade aktiv und markiert ist, lässt sich kaum erkennen. Damit die aktive Zelle besser erkennbar ist, lässt sie sich optisch vom Rest der Tabelle abheben.
Dass Excel ein Zahlenkünstler ist, merkt man spätestens dann, wenn lange Text in die Tabelle sollen. Ist der Text zu lang für die Zelle, ragt er über die Zellbegrenzung hinaus. Zwei Tricks sorgen für eine vernünftige Darstellung.
Lange und breite Tabellen werden schnell unübersichtlich. Beim Betrachten der Werte verrutscht man oft mal in der Zeile. Damit das nicht passiert, formatieren Profis die Zeilen in wechselnden Farben, zum Beispiel abwechselnd in Weiß und Hellblau. Seit Excel 2007 muss man das nicht mehr per Hand erledigen. Excels Tabellenformatierung erledigt die Farbgebung automatisch.
Beim Importieren von Daten aus anderen Programmen zeigt Excel bisweilen störende Sonderzeichen wie umgedrehte Fragezeichen oder kleine schwarze Kästchen. Die versteckte Säuberungsfunktion von Excel sorgt dafür, dass die störenden Sonderzeichen aus der Tabelle verschwinden.
Excel-Tabellen lassen sich für den Druck mit Kopf- und Fußzeilen versehen. Die Sache hat allerdings einen Haken: Sobald nachträglich weitere Arbeitsblätter eingefügt werden, „vergisst“ Excel leider, die bereits angelegten Kopf- und Fußzeilen für die neuen Arbeitsblätter zu übernehmen. Das lässt sich mit einem Trick verhindern.
Wer Kontakte oder Daten in andern Programmen nutzen möchte – etwa eine Adresse in einer Excel-Liste – sucht in Outlook 2010 vergeblich nach der Exportfunktion für Kontakte. Den Export gibt’s noch; allerdings hat Microsoft den Befehl gut versteckt.
Einmal eingefügte Diagramme tauchen auch im Ausdruck auf. Das ist aber nicht immer erwünscht. Wer beim Drucken das reine Zahlenmaterial ohne Diagramme zu Papier bringen möchte, kann Diagramme für den Druck ausblenden.
Wer Outlook-Kontakte in anderen Anwendungen wie Excel verwenden oder in andere Mailprogramme importieren möchte, braucht ein universelles Exportformat. Ideal ist das CSV-Format, das von allen wichtigen Mail-Tools unterstützt wird. Der Export aller oder einiger Outlook-Kontakte ins CSV-Format ist eine Sache von wenigen Klicks.
Zum Umrechnen von Maßeinheiten wie Gramm in Unze oder Meter in Fuß verwenden viele Excel-Anwender eigene Formeln. Da wird dann mühsam nach der Umrechnungsformel gesucht und diese von Hand in die Tabelle eingebaut. Dabei ist das Umrechnen von Maßen und Einheiten für Excel eine der einfachsten Übungen.
Eine Tabelle von einer Internetseite zu kopieren und in Excel einzufügen ist gar nicht so einfach. Der normale Weg über „Kopieren“ und „Einfügen“ führt in den meisten Fällen nicht zum Ziel. Über die Webadresse und die Funktion „Datei öffnen“ klappt’s besser.
