Mit Zahlen und Formeln kommt die Microsoft Excel wunderbar zurecht. Texte bereiten der Tabellenkalkulation schon mal eher Probleme. Oft nehmen Überschriften zu viel Platz in den Tabellen ein. Die Folge: Die Tabellenspalten werden durch lange Überschriften unnötig in die Breite gezogen. Mit der richtigen Ausrichtungsformatierung lassen sich breite Spaltenüberschriften platzsparender darstellen. Die Tabelle wird dadurch schlanker und übersichtlicher.
Bei großen Tabellen wie Umsatz- oder Ergebnislisten kommt es häufig auf die richtige Reihenfolge an. Wer hat den größten Umsatz generiert, wer war schnellster beim Marathonlauf? Diese Fragen lassen sich beantworten, indem die Tabelle richtig sortiert wird. Das geht ganz einfach mit dem AutoFilter von Excel. Damit lassen sich Tabellen schnell nach bestimmten Kriterien sortieren, ohne die Tabellenstruktur zu verändern.
Mitunter kann die Tabellenkalkulation Excel einen zur Verzweiflung bringen. Bei der Eingabe von Texten versucht Excel, die Texteingaben automatisch zu ergänzen. Das kann ganz schön stören – und lässt sich deshalb abschalten.
Umfangreiche Tabellen lassen sich mit Excel normalerweise ganz einfach sortieren: Mit dem Befehl „Datum | Sortieren“ ordnet Excel die Tabelle in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge. Aufwändiger, aber ebenfalls möglich sind komplexe Sortiervorgänge. Excel bietet verschiedene Sortierfunktionen an. Die Liste lässt sich erweitern.
Dank der Zellbezüge ist das Rechnen in Excel-Tabellen eigentlich ganz simpel. Über die Koordinate der Zelle – etwa A1 für die erste Zelle – lässt sich in Formeln auf jede Zelle verweisen. Bei sehr großen Tabellen mit vielen Formeln kann bei den kryptischen Zellbezügen wie F14 oder K11 aber schon einmal der Überblick verloren gehen. Mit einem Trick lassen sich statt der Kürzel auch die Namen der Spaltenüberschriften verwenden.
Auf den Tabellenblättern von Excel herrscht oft ein eintöniges grau in grau. Zwar lassen sich die Tabellenzellen und Texte rasch mit flotten Farben versehen; die Gitternetzlinien zeigt die Tabellenkalkulation jedoch stets im trostlosen Grau. Das lässt sich ändern. Über die Excel-Optionen ist die Farbe der Gitternetzlinien frei wählbar.
Kommentare sind eine praktische Sache, um einzelne Zellen oder ganze Arbeitsblätter mit Hinweisen und Anmerkungen zu versehen. Dabei lassen sich mit wenig Aufwand sogar Grafiken in die Kommentare einbinden.
Bei der Arbeit mit Microsoft Excel ist man oft auf der Suche nach Lösungen für ganz bestimmte Aufgabenstellungen, etwa die Berechnung von Feiertagen, das Summieren von farbigen Zellen oder das Schützen von Zellen mit Formeln. Für Dutzende solcher und ähnlicher Excel-Aufgaben gibt es eine interessante Webseite: Auf Excelbeispiele.de finden sich knapp 100 fertige Lösungen für die drängendsten Excel-Probleme.
Nach Dateneingabe und Bestätigen mit der [Return]-Taste springen Excel und OpenOffice Calc automatisch zur darunter liegenden Tabellenzelle. Wer Daten aber nicht untereinander, sondern in einem bestimmten Zellbereich eingeben möchte, muss erst mühsam in die gewünschte Nachbarzelle klicken. Es sei denn, man verwendet die kaum bekannte Eingabehilfe von Excel und OpenOffice Calc. Damit lassen sich ganze Zellenbereiche bequem und ohne Mausklick ausfüllen.
