Der Mailverkehr im eigenen Namen ist vollkommen unkompliziert. Ihr schreibt die E-Mail, und das Mailprogramm trägt euch als Absender ein. Das funktioniert automatisch aus den Informationen, die in eurem E-Mail-Konto hinterlegt sind. Und so ist auch bei Antworten automatisch eure E-Mail-Adresse als Empfänger hinterlegt. Was aber, wenn ihr im Namen eines anderen Benutzers schreiben müsst? Beispielsweise, wenn ihr einen Kollegen vertreten müsst, die Antworten aber an euch gehen sollen. Kein Problem in Outlook!
Die Voraussetzung ist, dass der Kollege euch Berechtigungen auf sein Postfach eingerichtet hat. Das geht recht einfach: Klickt mit der rechten Maustaste auf den freizugebenden Ordner (z.B. den Posteingang), dann auf Eigenschaften > Berechtigungen. Über Hinzufügen kann dann ein Benutzer hinzugefügt werden. Unten könnt ihr ganz fein auswählen, welche Rechte der hinzugefügte Nutzer auf dem Postfach haben soll. Für die Stellvertretung muss das Erstellen von Elementen aktiviert sein.
Wenn ihr nun im Namen des Kollegen eine E-Mail schreiben wollt, dann klickt einmalig in einer neuen E-Mail auf Optionen > Von. Wählt dann das freigegebene Postfach aus. In der Mail findet ihr nun über den Adressangaben der E-Mail ein zusätzliches Auswahlfeld für das Postfach, von dem die E-Mail abgeschickt wird. Für den Empfänger sieht die E-Mail genau so aus, als hätte der Vertretene diese selbst geschickt.
Alternative Methoden für verschiedene E-Mail-Clients
Während der beschriebene Weg für Outlook im Büroumfeld ideal ist, gibt es auch andere Szenarien und E-Mail-Programme, die ähnliche Funktionen bieten. In Outlook 365 und der Web-Version funktioniert das Prinzip identisch, nur die Menüführung unterscheidet sich leicht.
Bei Gmail könnt ihr über die Einstellungen unter „Konten und Import“ weitere E-Mail-Adressen hinzufügen, von denen ihr senden möchtet. Allerdings müsst ihr dabei die Berechtigung durch Bestätigungs-E-Mails nachweisen. Thunderbird bietet ebenfalls die Möglichkeit, mehrere Identitäten einzurichten und beim Verfassen von Nachrichten zwischen verschiedenen Absendern zu wechseln.
Rechtliche Aspekte und Best Practices
Bevor ihr im Namen anderer E-Mails versendet, solltet ihr einige wichtige Punkte beachten. Die rechtliche Grundlage muss stimmen: Entweder durch eine offizielle Vollmacht, eine Stellvertretungsregelung im Unternehmen oder eine ausdrückliche Erlaubnis der betroffenen Person.
Transparenz ist dabei das A und O. Viele Unternehmen nutzen daher Signaturen wie „Im Auftrag von“ oder „i.A.“ (im Auftrag), um klar zu kennzeichnen, dass die E-Mail zwar vom ursprünglichen Kontoinhaber zu kommen scheint, aber tatsächlich von jemand anderem verfasst wurde.
Technische Fallstricke vermeiden
Ein häufiger Fehler: Die gesendete E-Mail landet im Ordner „Gesendete Objekte“ des ursprünglichen Absenders, nicht in eurem eigenen Postfach. Das kann zu Verwirrung führen, wenn ihr später nach der E-Mail sucht. Manche Exchange-Konfigurationen erlauben es, dass Kopien auch im eigenen Gesendet-Ordner landen – das müsst ihr aber explizit einrichten lassen.
Achtet auch darauf, dass automatische Antworten wie „Abwesenheitsnotizen“ vom ursprünglichen Konto kommen können, auch wenn ihr im Namen dieser Person schreibt. Das kann bei Empfängern für Verwirrung sorgen.
Moderne Collaboration-Tools als Alternative
In vielen Unternehmen ersetzen heute Team-Tools wie Microsoft Teams, Slack oder ähnliche Plattformen die klassische E-Mail-Stellvertretung. Geteilte Kanäle, Team-Postfächer oder Service-Accounts sind oft praktischer als die individuelle Postfach-Freigabe.
Microsoft 365 bietet zudem erweiterte Funktionen wie „Send on Behalf“ und „Send as“ – Berechtigungen, die noch flexibler sind als die klassische Postfach-Freigabe. Dabei können Administratoren zentral festlegen, wer für wen E-Mails versenden darf, ohne dass komplette Postfächer geteilt werden müssen.
Fazit: Flexibilität mit Verantwortung
Das Versenden von E-Mails im Namen anderer ist ein mächtiges Werkzeug für effiziente Zusammenarbeit. Mit den richtigen Berechtigungen und etwas technischem Know-how funktioniert es problemlos in allen gängigen E-Mail-Programmen. Wichtig ist nur, dass ihr die rechtlichen Rahmenbedingungen beachtet und transparent kommuniziert, wenn ihr als Stellvertreter agiert. So bleibt die Kommunikation professionell und vertrauensvoll – auch wenn mal jemand anders die Tasten drückt.
Zuletzt aktualisiert am 03.03.2026
