Eine der sinnvollen Gründe, warum einige Teams ihre Tabellen und Dokumente bei Google speichern, dient der Zusammenarbeit: Ohne weitere Zusatztools können mehrere Nutzer sogar gleichzeitig an der gleichen Datei arbeiten. Damit man immer im Bild ist, wenn der Inhalt einer Tabelle von jemand anders geändert wird, lassen sich Benachrichtigungen aktivieren.
Die werden von Google automatisch verschickt. Und zwar wahlweise sofort bei jeder Änderung, oder – falls sehr viele Leute an einer Tabelle arbeiten – nur einmal pro Tag als Zusammenfassung.
Die eMail-Benachrichtigungen lassen sich leicht einschalten. Einfach die betreffende Google-Arbeitsmappe (Tabelle) im Browser öffnen. Dann auf „Tools, Benachrichtigungsregeln…“ klicken. Nun die Option „Wenn Änderungen vorgenommen werden“ markieren und darunter auswählen, ob man die eMail sofort oder erst später erhalten will. Nach einem Klick auf „OK“ ist die Hinweis-Funktion schon fertig eingerichtet!
Fürs Teamwork an Word-Dateien gibt’s unter anderem die Funktion „Änderungen nachverfolgen“. Beim Zusammenführen der Überarbeitungen kann man sich alle Änderungen eines bestimmten Prüfers anzeigen lassen.
Hier die nötigen Schritte, um nur Änderungen einer bestimmten Person anzunehmen:
Als Erstes wird das betreffende Dokument in Word geöffnet.
Jetzt zum Tab „Überprüfen“ schalten.
Dann im Bereich „Überwachung“ auf „Markupoptionen“ klicken, sodass ein Menü aufklappt.
Nun zeigt man auf „Prüfer“ und markiert hier denjenigen, dessen Kommentare ausschließlich zu sehen sein sollen.
Im Bereich „Änderungen“ kann jetzt auf den kleinen Pfeil neben „Annehmen“ geklickt und dann „Alle angezeigten Änderungen annehmen“ gewählt werden.
Mit der Funktion „Änderungen verfolgen“ wird die Zusammenarbeit an Dokumenten vereinfacht – egal, ob im Beruf, beim Studium oder beim Schreiben von Dokumentationen. Schon beim Einfügen eines Leerzeichens erscheint dann eine Markierung an der entsprechenden Stelle. Auf welche Änderungen Word Acht geben soll, kann eingestellt werden.
Als Erstes wird die Funktion zum Nachvollziehen von Bearbeitungen aktiviert, indem ein Dokument geöffnet wird. Dann im Menüband zum Tab „Überprüfen“ umschalten und dort auf „Änderungen nachverfolgen“ klicken. Darunter findet sich ein kleiner Pfeil, mit dem sich die Einstellungen öffnen. Hier wird festgelegt, welche Änderungen Word im aktuellen Dokument nachverfolgen soll.
Hier lassen sich unter anderem Kommentare oder auch Textformatierung von der Rückverfolgung ausnehmen. Außerdem kann eingestellt werden, wie die Änderungen in der Übersicht dargestellt werden sollen.
Viele Anwendungen, ob bezahlt oder kostenlos, prüfen automatisch, ob ein Update verfügbar ist, das dann auch gleich installiert werden kann. Das Problem: Nicht immer ist auch angegeben, was die neue Version überhaupt Neues beinhaltet. Wie finden Sie es heraus?
Auf der Webseite www.filehippo.com sind viele bekannte Programme aufgeführt. Zu jeder neuen Version finden Sie hier auch das Changelog, also die Liste mit geänderten und neuen Funktionen. Um beispielsweise die Änderungen in der neusten Version von IrfanView zu finden, geben Sie den Namen des Programms oben in das Suchfeld ein und klicken dann auf die Lupe.
Anschließend folgt ein Klick auf den Programmnamen. Wechseln Sie sodann zum Tab „Change Log“, und Sie erhalten sofort eine Liste mit allen Änderungen, die der Autor des Programms angegeben hat.
Der Cloud-Speicherdienst Dropbox eignet sich nicht nur als Backup-Lösung, sondern besonders auch beim Zusammenarbeiten mit Kollegen oder Bekannten. Welche Änderungen wurden kürzlich in freigegebenen Ordnern vorgenommen? Einen Überblick erhalten Sie direkt in der Software.
Im Beispiel verwenden wir Dropbox 2.9, das Sie kostenlos unter https://forums.dropbox.com/topic.php?id=116439 erhalten. Um zu sehen, welche Änderungen sich kürzlich ereignet haben, finden Sie als Erstes das Dropbox-Symbol im Infobereich (Windows: auf den Pfeil nach oben, neben der System-Uhr, klicken) oder in der Menüleiste (Mac). Klicken Sie auf dieses Symbol, sodass das Statusfenster erscheint.
Neu: Sie sehen in diesem Dropbox-Statusfenster nicht mehr nur die letzten 3 Änderungen. Denn über eine Bildlaufleiste (Scrollleiste), die sich nach unten schieben lässt, erscheinen auch weitere geänderte Elemente in Ihrer Dropbox.
Extra-Tipp: Sie wollen wissen, wer eine bestimmte Datei geändert hat? Klicken Sie im Statusfenster einfach auf „Dropbox.com“, und rufen Sie in der dann angezeigten Webseite links den Bereich „Ereignisse“ auf.
Wenn Sie in der Microsoft-Word-App für iPad ein Dokument bearbeiten (Office-365-Abo vorausgesetzt), werden Ihre Änderungen automatisch fortlaufend gespeichert. So kann nichts verloren gehen. Sie wollen Word lieber wie am PC nutzen und das Speichern manuell auslösen?
Ob Word-Dokumente beim Bearbeiten am iPad automatisch oder manuell gespeichert werden, lässt sich leicht festlegen:
Tippen Sie auf dem Startbildschirm auf das Word-Logo, um die Word-App zu starten.
Oben links neben dem Zurück-Pfeil öffnen Sie das Ablage-Menü per Fingertipp.
Schalten Sie hier den Schalter bei „AutoSpeichern“ aus.
Ab sofort werden Änderungen in einem Dokument erst dann dauerhaft gespeichert, wenn Sie sie manuell speichern.
Jeder hat Lieblingswebseiten, die mehrmals am Tag aufgerufen werden. Allerdings sind Änderungen und neue Inhalte nicht immer auf einen Blick erkennbar. Um Neuerungen sofort zu erkennen, gibt es das Add-On „Diff-IE“. Das zeigt in auffälligen Farben, wo sich was seit dem letzten Besuch getan hat.
Bei jedem Aufruf einer Seite merkt sich Diff-IE den aktuellen Stand. Sobald die Seite erneut aufgerufen wird, vergleicht das Add-On den neuen mit dem alten Inhalt und markiert alle Änderungen in gelber Farbe. In der Diff-IE-Symbolleiste steht zudem, mit welcher Version die aktuelle Seite verglichen wird. Wurde die Seite häufiger besucht, stehen im Listenfeld „Compare to“ weitere Vergleichsuhrzeiten zur Auswahl. Falls die gelben Markierungen stören, lassen sie sich per Klick auf das Symbol mit dem grünen Haken ausblenden.
