Gemeinsam an Dokumenten arbeiten kann eine Herausforderung sein. Wer hat wann welche Änderungen gemacht? Und wollt Ihr die überhaupt in Eurem Dokument? Die Nachverfolgung kann Euch helfen, hat aber auch Tücken.
Mit jeder neuen Office-Version arbeitet Microsoft an verbesserten Funktionen für Word, Excel und Co. Nutzer eines Office-365-Abos erhalten diese neuen Features als Erste. Doch was eigentlich genau neu ist, geht manchmal bei der Fülle der Funktionen unter. Zum Glück bieten die Office-Programme eine Übersicht der Änderungen.
Wer beispielsweise ermitteln will, was in Word neu ist, geht wie folgt vor:
Der Mac hat die Time Machine, Word den Modus „Änderungen nachverfolgen“ – doch wie ist es mit Dateien, Texten und Bildern im Allgemeinen? Wer Änderungen an beliebigen Dateien bequem nachvollziehen möchte, nutzt dazu ein spezielles System namens Git.
Das wurde ursprünglich zur Verwaltung der Programmierung des Linux-Kernels entwickelt. Git ist kostenlos und kann für verschiedene Systeme von www.git-scm.com heruntergeladen werden. Das eigentliche Tool basiert auf dem Terminal, zahlreiche grafische Oberflächen sorgen aber für einfachere Bedienung auch am Desktop-PC.
Mit Git wird ein Ordner mit Dateien zunächst als überwacht erklärt (Repository). Die ursprüngliche Version der Daten wird dann erfasst (Commit). Später können jederzeit die Unterschiede zwischen den aktuellen Daten und der zuvor erfassten Version abgerufen werden (Diff). Sollen die Änderungen übernommen werden, folgt ein erneuter Commit.
Von Zeit zu Zeit veröffentlicht Apple für die Mitglieder des Entwickler-Programms neue Vorschau-Versionen von macOS zum Testen. Dabei wird allerdings nicht angegeben, was geändert, behoben oder ergänzt wurde. Diese Notizen stellt Apple auf einer eigenen Webseite bereit.
Wer viele eMails bekommt, muss den Überblick bewahren. Mit der Vorschau-Funktion lässt sich der Inhalt von Nachrichten schneller erfassen. Das ist ein experimentelles Feature im Web-Mailer von Google.
In der linken Spalte sind nun die einzelnen Ordner aufgelistet. Daneben stehen alle eMails des Ordners, und ganz rechts erscheint eine Vorschau der aktuell ausgewählten Nachricht.
Bei der Arbeit an Dokumenten stellt man oft später fest, dass eine frühere Formulierung doch besser war. Dumm nur, wenn die Rückgängig-Funktion den Text nicht mehr gespeichert hat. Dafür gibt es die Funktion zum Nachverfolgen von Änderungen – auch in OpenOffice.org.
Sollen die Änderungen später auch sichtbar sein, wird der Eintrag Bearbeiten, Änderungen, Einblenden ausgewählt, sodass dort ein Haken erscheint.
Eingefügter Text ist dabei unterstrichen, und gelöschter Text wird durchgestrichen.
Bilder, Dokumente und andere Dateien auf dem Computer müssen nach Änderungen immer erst gespeichert werden. Nur dann werden die geänderten Daten auch dauerhaft festgehalten. Ob eine Datei gespeichert ist oder nicht, ist am Mac besonders leicht zu erkennen.
Denn hier genügt ein Blick in die linke obere Ecke des Dokument- oder Bild-Fensters: Hier befinden sich ja die Symbole zum Schließen, Minimieren und Öffnen des Vollbild-Modus.
Ist im roten Schließen-Punkt ein kleiner schwarzer Punkt zu sehen, heißt das: Diese Datei wurde vom Benutzer geändert, seit sie das letzte Mal gespeichert wurde. Bevor das Programm beendet wird, sollte die Datei also auf jeden Fall gespeichert werden. So wird vermieden, dass Arbeit verloren geht und erneut gemacht werden muss.
Über die Online-Festplatte Dropbox können mehrere Kollegen an einem gemeinsamen Projekt, sprich Ordner, arbeiten. Das Problem: Hat man die Mitteilungen über geänderte Dateien abgestellt, bekommt man nicht mit, wenn sich in der Dropbox etwas tut.
Für diesen Fall kann man aber auf Wunsch auch jederzeit manuell nachsehen, welche Änderungen von den Kollegen in der Dropbox durchgeführt wurden.
Die entsprechende Liste lässt sich über die Dropbox-Website abrufen: Zuerst den Dropbox-Client am Computer starten. Dann auf das Symbol in der Task- oder Menü-Leiste klicken. Nun folgt ein Klick auf den Globus, wodurch sich die Dropbox-Website öffnet. Nun auf der linken Seite auf Ereignisse klicken – schon erscheinen sämtliche Änderungen in der Übersicht, zeitlich sortiert.
