Gemeinsam an Dokumenten arbeiten kann eine Herausforderung sein. Wer hat wann welche Änderungen gemacht? Und wollt Ihr die überhaupt in Eurem Dokument? Die Nachverfolgung kann Euch helfen, hat aber auch Tücken. Hier zeige ich euch, wie Ihr 2026 die Word-Änderungsverfolgung optimal nutzt.
Word: Nachverfolgung aktivieren und konfigurieren
In einem Papierdokument würdet Ihr die Streichungen und Ergänzungen leicht sehen: Die sind handschriftlich und verschiedene Mitarbeitende verwenden unterschiedliche Stiftfarben. In Word läuft das natürlich nicht so, das Prinzip ist aber ähnlich. Wenn Ihr die Nachverfolgung einschaltet, dann führt Word diese Informationen mit:
- Klickt in Word in der Menüleiste auf Überprüfen.
- Klickt im Bereich Nachverfolgung auf die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen. Damit aktiviert Ihr die Aufzeichnung der Änderungen, die an dem Dokument vorgenommen werden.
- Um nun festzulegen, welche Änderungen Word Euch anzeigt, klickt auf die Schaltfläche Markup anzeigen (in älteren Versionen „Markup“) und wählt darin eine der folgenden Optionen aus:
- Alle Markups, um alle Änderungen detailliert angezeigt zu bekommen, sowohl mit dem Autor als auch mit der Änderung.
- Einfaches Markup zeigt Euch nur farblich markiert an, wo eine Änderung vorgenommen wurde. Um diese detailliert zu sehen, klickt auf den roten Strich.
- Original zeigt das Dokument ohne die dokumentierten Änderungen an.
- Keine Markups zeigt den Text in der aktuellen Form an, die Änderungen sind darin nicht markiert.
Neue Funktionen: KI-gestützte Änderungsvorschläge
Seit 2025 integriert Microsoft auch KI-basierte Verbesserungsvorschläge direkt in die Änderungsverfolgung. Diese erscheinen als separate Kategorie „Editor-Vorschläge“ und können separat ein- oder ausgeblendet werden. Besonders nützlich ist das bei der Zusammenarbeit in Teams, wo sowohl menschliche als auch KI-generierte Verbesserungen transparent dargestellt werden.
- Unter Überprüfen > Markup anzeigen findet Ihr nun auch die Option Editor-Vorschläge.
- Diese KI-Vorschläge sind mit einem besonderen Symbol gekennzeichnet und können wie normale Änderungen angenommen oder abgelehnt werden.
- Ihr könnt in den Word-Einstellungen festlegen, ob diese automatischen Vorschläge überhaupt angezeigt werden sollen.
Markup: Horizontal statt vertikal – jetzt noch flexibler
Wenn Ihr einen Monitor mit geringerer Auflösung habt oder einfach mehr Platz für den Text benötigt, dann könnt Ihr die Überarbeitungen flexibel positionieren. Word bietet mittlerweile noch mehr Anzeigeoptionen:
- Klickt in Word in der Menüleiste auf Überprüfen.
- Klickt im Bereich Nachverfolgung auf die Schaltfläche Überarbeitungsbereich.
- Aktiviert darin Überarbeitungsbereich horizontal für die Anzeige unter dem Dokument.
- Die neue Option Überarbeitungsbereich schwebend ermöglicht es, die Änderungen in einem frei positionierbaren Fenster anzuzeigen.
- Wenn Ihr die Überarbeitungen wieder seitlich sehen wollt, dann klickt stattdessen auf Überarbeitungsbereich vertikal.
Änderungen akzeptieren oder verwerfen – mit neuen Batch-Funktionen
Word zeigt Euch die Änderungen im Dokument so an, wie Ihr das einstellt. Nun ist nicht jede Änderung gewünscht oder soll übernommen werden. Die Verwaltung der Änderungen wurde 2025 deutlich verbessert:
- Voraussetzung ist, dass die Nachverfolgung eingeschaltet und die Änderungen angezeigt werden (Alle Markups oder Einfaches Markup).
- Klickt dann mit der Maus mit der rechten Taste auf eine Änderung.
- Klickt dann auf „…annehmen“, um die Änderung fest in den Text aufzunehmen. Sie wird dann nicht mehr markiert.
- Klickt auf „… ablehnen“, um den ursprünglichen Text wieder anzuzeigen und die Änderung zu verwerfen.
- Alternativ könnt Ihr auch den kompletten Text oder einen Abschnitt markieren und in der Symbolleiste unter Änderungen auf Annehmen oder Ablehnen klicken.
- Neu: Die Funktion „Änderungen nach Autor filtern“ ermöglicht es, gezielt nur die Änderungen bestimmter Personen anzunehmen oder abzulehnen.
- Smart-Accept: Word kann jetzt auch Änderungen basierend auf Kategorien (Rechtschreibung, Formatierung, Inhalt) gruppenweise verarbeiten.
Kollaborative Features und Cloud-Integration
Die Zusammenarbeit an Dokumenten hat sich durch die tiefere Microsoft 365-Integration deutlich verbessert. Änderungen werden jetzt in Echtzeit synchronisiert, und Ihr könnt sehen, wer gerade an welcher Stelle arbeitet.
- Live-Cursor: Seht die Cursors anderer Bearbeitenden in Echtzeit im Dokument.
- Konfliktlösung: Word erkennt automatisch, wenn mehrere Personen dieselbe Stelle bearbeiten und schlägt Lösungen vor.
- Versionsverlauf: Über „Datei > Verlauf“ könnt Ihr jederzeit zu früheren Versionen zurückkehren, auch wenn die Nachverfolgung nachträglich aktiviert wurde.
- Kommentar-Threads: Diskussionen zu einzelnen Änderungen bleiben als Threads erhalten und können aufgelöst werden.
Tipps für den professionellen Einsatz
Bei der Arbeit mit größeren Teams oder wichtigen Dokumenten solltet Ihr einige bewährte Praktiken beachten:
- Berechtigungen setzen: Definiert klar, wer Änderungen vornehmen und wer nur kommentieren darf.
- Regelmäßige Reviews: Plant feste Termine, an denen alle Änderungen gemeinsam durchgegangen werden.
- Backup-Versionen: Speichert wichtige Zwischenstände als separate Dateien ab.
- Markup-Einstellungen angleichen: Sorgt dafür, dass alle Beteiligten dieselben Anzeigeeinstellungen verwenden.
Die Word-Änderungsverfolgung ist ein mächtiges Werkzeug für die Dokumentenkollaboration. Mit den neuen Features von 2025/2026 wird die Zusammenarbeit noch transparenter und effizienter. Probiert die verschiedenen Anzeigemodi aus und findet die Konfiguration, die für Euer Team am besten funktioniert.
Zuletzt aktualisiert am 19.02.2026
