In Unternehmen ändern sich manche Dokumente, etwa Richtlinien oder auch Rechnungen, mehr als einmal. Wird neben der digitalen Version auch eine Ausgabe in Papierform gebraucht, lässt sich Papier sparen, wenn man erst nachsieht, ob die Datei überhaupt neu gedruckt werden muss.
Auf Papier liest es sich einfach besser als am Monitor. Besonders bei Themen, mit denen man noch nicht so vertraut ist und die deswegen die volle Aufmerksamkeit erfordern, trifft das zu. Umfangreiche Dokumente müssen deswegen aber nicht jede Menge Papier verbrauchen. Man kann nämlich auch mehrere Seiten auf ein Blatt drucken.
Kaum einer weiß: Mit dem Windows-Editor können die Zeilen, die beim Ausdrucken von Text-Dateien oben und unten auf jedem Blatt erscheinen, bei Bedarf angepasst werden. Dabei lassen sich aber keineswegs nur statische Texte dort ausdrucken. Vielmehr stellt Microsoft diverse Platzhalter bereit, mit denen sich etwa die aktuelle Seitenzahl oder das Datum automatisch einsetzen lassen.
Enthalten Text-Dateien wichtige Infos, kann man sie – wie andere Dokumente auch – an den Drucker senden und damit zu Papier bringen. Dabei fügt der Windows-Editor automatisch oben und unten auf dem Papier Kopf- und Fußzeilen ein. Die lassen sich auch anpassen.
Je mehr Infos eine Tabelle in Microsoft Excel enthält, desto mehr Zeilen und/oder Spalten hat sie meist auch. Dumm nur, wenn eine solche Tabelle dann auf Papier gedruckt werden soll. In welcher Reihenfolge soll sie der Drucker denn ausgeben – zuerst von oben nach unten, oder erst alle Spalten?
Soll eine Excel-Tabelle zu Papier gebracht werden, ist es natürlich von Vorteil, wenn die zugehörigen Überschriften auch mit gedruckt werden. Man sollte meinen, Microsoft würde diese Option leicht auffindbar machen. Allerdings hat man sie dann doch ganz gut versteckt. Wir zeigen, wo Sie sie finden.
Damit jeder auf den ersten Blick weiß, welche Daten in einer ausgedruckten Tabelle enthalten sind, sollte sie über eine Überschrift verfügen. In OpenOffice Calc können solche Überschriften etwa in die Kopfzeile der Seite gesetzt werden. Wir zeigen, wie das geht.
