Um mehr als ein Element auszuwählen, etwa 2 verschiedene Absätze in Word, 4 Zellen in Excel, 3 Grafiken in PowerPoint oder 10 Dateien im Datei-Explorer, kann entweder [Umschalt] oder [Strg] genutzt werden. Die grundlegenden Schritte funktionieren in Microsoft Office, Windows Explorer und vielen anderen Windows-Programmen. Wir zeigen, wie das klappt.
Um einen zusammenhängenden Bereich auszuwählen, kommt die [Umschalt]-Taste zum Einsatz:
Einmal auf das erste Element klicken.
Nun die Taste [Umschalt] gedrückt halten.
Dann auf das letzte Element, das markiert werden soll, klicken. Alles, was dazwischen liegt, wird ebenfalls ausgewählt.
Führen Sie eine Aktion wie z. B. die Formatierung durch.
Um nicht zusammenhängende Elemente auszuwählen, wird [Strg] verwendet:
Klicken Sie auf das erste Element.
Halten Sie [Strg] gedrückt, und klicken Sie auf die anderen Elemente, um die Auswahl wieder aufzuheben.
Führen Sie die Aktion aus, um die Arbeit mit dem markierten Bereich zu beenden.
Einige Ideen zum Ausprobieren
In Office-Programmen wie Word, Excel oder PowerPoint können unter Datei, Öffnen mehrere Dateien ausgewählt werden, um alle diese Dateien gleichzeitig zu öffnen.
Es lassen sich mehrere Folien im PowerPoint-Foliensortierer auswählen, um einen Übergang anzuwenden.
Nach dem Markieren von Gruppen von Zellen oder Textabschnitten kann in Excel bzw. Word eine bestimmte Formatierung für die gesamte Markierung auf einmal angewendet werden.
Wer mehrere Objekte einer Zeichnung auswählt, kann sie gruppieren, verschieben oder gemeinsam ändern.
Wer kennt das nicht: In einem Ordner liegen an einer Stelle eine ganze Reihe von Dateien, und dann noch ein paar weitere etwas weiter unten oder rechts. Nur – wie lassen die sich jetzt effizient und schnell markieren, ohne dazu jede Datei einzeln anzuklicken?
Mit der Kombi-Methode gelingt eine schnellere Auswahl von mehreren Dateien und Ordnern in einem Verzeichnis – oder auch auf dem Desktop:
Liegen die meisten gewünschten Dateien optisch an einer Stelle, kann man mit gedrückter Maustaste einen Rahmen darum aufziehen. Dann [Strg] (Windows) oder [Cmd] (macOS) gedrückt halten, um einzelne Dateien von der Auswahl zu entfernen, oder auch, um anderswo im Ordner liegende Elemente ebenfalls zu markieren.
Statt der gedrückten Maustaste lässt sich bei Listen auch das erste Element auswählen, um dann mit der [Shift]- bzw. [Umschalt]-Taste die letzte Datei des Bereichs zu markieren.
Allen Varianten gemeinsam ist: Zunächst wird der Großteil der Dateien „eingefangen“. Zum Schluss werden einzelne Ausnahmen oder zusätzliche Elemente markiert. So lassen sich viele Dateien schneller auswählen, um sie dann zu bearbeiten (oder zu verschieben).
Wer viel mit Tabellen arbeitet, weiß die Tastatur-Abkürzungen in Microsoft Excel zu schätzen. Auch das Auswählen von Zellen geht mit der Tastatur viel schneller. Bei Rechnungen und anderen Listen muss zum Beispiel oft eine ganze Zeile markiert werden.
Mit der Maus müsste man jetzt links auf die Nummerierung der jeweiligen Zeile klicken, die markiert werden soll. Schneller geht’s per Tastatur: Wer die Zeile auswählen möchte, in der gerade der Cursor steht, drückt einfach gleichzeitig auf [Umschalt]+[Leertaste].
Tipp: Damit dieses Tastatur-Kürzel funktioniert, darf sich Excel nicht gerade im Modus zur Bearbeitung der Zell-Inhalte oder Texte befinden.
Zum Kopieren und Einfügen in andere Programme muss man Bilder in Adobe Photoshop nicht erst als Datei speichern. Schneller geht es, wenn die Bild-Inhalte direkt kopiert werden. Dazu wird der gesamte Inhalt der Grafik markiert und dann kopiert.
Die Markierung des Bildes erfolgt in einem Photoshop-Dokument entweder über das Menü Auswahl, Alles auswählen. Noch einfacher geht es mit [Strg]+[A] (Windows) oder [command]+[A] (macOS). Über den Befehl Bearbeiten, Auf eine Ebene reduziert kopieren bzw. [Strg]+[Umschalt]+[C] oder [shift]+[command]+[C] wird die gesamte Grafik dann als eine einzige Bitmap kopiert.
Danach wird die Auswahl in der Photoshop-Grafik nicht mehr benötigt. Sie lässt sich dann mit Auswahl, Auswahl aufheben oder Drücken von [Strg]+[D] oder [command]+[D] wieder zurücksetzen.
Wer kennt das nicht: In einem Ordner liegen jede Menge Dateien. Es werden aber nur einige davon benötigt. Die Frage ist, wie sie sich am schnellsten auswählen lassen. Dazu gibt es zwei Tricks.
Der erste: Wenn die Dateien als Icons zu sehen sind, einfach per Maus einen Rahmen darum ziehen. Die eingerahmten Elemente werden dann automatisch markiert.
Andererseits markiert man zunächst die erste Datei, hält dann die [Umschalt]-Taste gedrückt und wählt die letzte Datei aus. Wenn zwischendrin auch Dateien liegen, die nicht mit ausgewählt werden sollen, lässt sich das jetzt noch korrigieren – einfach die [Strg]-Taste (Windows) oder die [Cmd]-Taste (Mac) gedrückt halten und jetzt auf die nicht benötigten Dateien klicken. Dadurch wird die Auswahl entsprechend verkleinert.
Wird in einem Word-Dokument eine Tabelle bearbeitet, muss man zum Ändern oder Formatieren nicht selten einige Tabellen-Zeilen auf einmal markieren. Das klappt, wenn man genau auf den Maus-Zeiger achtet.
Möchte man einige Zeilen in einem Word-Dokument oder einer darin enthaltenen Tabelle auswählen, führt man die Maus zunächst auf die linke Seite neben die Tabelle. Dann erscheint ein invertierter Zeiger (der also nach rechts oben zeigt). Jetzt bei gedrückter Maus-Taste nach unten ziehen, dann werden die betreffenden Tabellen-Zeilen komplett markiert.
Tipp: Will man schnell die gesamte Tabelle auswählen, zunächst darauf zeigen und dann oben links auf das eingeblendete Verschiebe-Symbol klicken.
Klickt und zieht man den Mauszeiger über einen Text, wird er Buchstabe für Buchstabe ausgewählt. Wer die Auswahl lieber wortweise braucht, weil die Maus dann einfacher zu steuern ist, wendet diesen Trick an.
Um Text in einem Dokument oder auf einer Website per Maus Wort für Wort zu markieren, zeigt man mit dem Mauszeiger direkt vor das erste auszuwählende Wort und doppelklickt. Dabei beim zweiten Klick die Maustaste nicht loslassen, sondern gedrückt halten. Verschiebt der Nutzer dann die Maus, markiert das System den Text wortweise, anstelle einzelne Buchstaben auswählbar zu machen.
Ähnlich klappt die Auswahl übrigens auch absatzweise – dazu zu Beginn der Markierung dreifach klicken.
Lange Word-Dokumente sind meistens mit verschiedenen Überschrift-Ebenen strukturiert. Wer einen bestimmten Abschnitt in die Zwischenablage kopieren will, muss nicht manuell auf die Suche gehen, um den Bereich vom Beginn bis zum Ende zu markieren. Das geht auch einfacher.
Denn in Word 2013 lassen sich Abschnitte eines Dokuments, die per Überschrift unterteilt sind, auf- und zuklappen. Dazu muss man nur mit dem Mauszeiger auf eine Überschrift zeigen, dann wird am linken Ende ein Dreieck angezeigt. Ein Klick darauf blendet den Text-Abschnitt darunter aus oder wieder ein.
Der Trick dabei: Ist eine Überschrift zusammen mit dem darunter stehenden Text gerade zugeklappt, also ausgeblendet, genügt es, die Überschrift zu markieren und dann in die Zwischenablage zu kopieren. Dadurch wird auch der gesamte untergeordnete Text – samt eventueller Zwischen-Überschriften – automatisch mitkopiert.
