Soll ein wichtiges Dokument auch optisch ansprechend gestaltet sein, lohnt sich die Erstellung eines Deckblatts. In vielen Situationen ist es auch aus praktischer Sicht notwendig oder sinnvoll, einer Word-Datei ein Deckblatt voranzustellen. Diese Funktion ist in Microsoft Word bereits integriert.
Um mit Word 2016 ein ansprechendes Deckblatt einzufügen, klickt der Nutzer zunächst oben auf Einfügen und dann auf Deckblatt. Dadurch wird eine Galerie eingeblendet, in der ein passendes Design markiert wird. Jetzt noch die Platzhalter anklicken und durch passende Texte ersetzen.
Wer im Deckblatt-Menü unten auf Weitere Deckblätter von Office.com klickt, bekommt noch mehr Layouts und Varianten kostenlos zur Auswahl, die sich per Klick in das aktuelle Dokument einfügen lassen.
In einer Excel-Tabelle lassen sich Einträge schnell nach der Wertigkeit oder alphabetisch sortieren. Kaum bekannt ist: Eine ähnliche Funktion steht auch in Word zur Verfügung. Sie ist besonders praktisch, wenn mal eben schnell eine Liste korrekt sortiert werden soll.
Um mehrere Zeilen in einem Word-Dokument schnell in die richtige Reihenfolge zu bringen, führt man die folgenden Schritte aus:
Als Erstes das betreffende Dokument aufrufen.
Jetzt die Zeilen markieren, die sortiert werden sollen.
Dann oben im Menü auf Start, Sortieren Das Symbol zeigt die Buchstaben A und Z mit einem Pfeil abwärts.
Nun die gewünschte Sortierung auswählen: Text oder Zahl.
Ist ein Text sehr technisch und enthält daher viele englische Wörter, kommt Word schon mal durcheinander. Dann wird die Sprache automatisch umgestellt. Das lässt sich aber schnell reparieren.
Am einfachsten kann die aktive Sprache für ein Word-Dokument wie folgt korrigiert werden:
Zuerst das Dokument öffnen, falls noch nicht geschehen.
Jetzt gleichzeitig [Strg]+[A] (Windows) oder [Cmd]+[A] (Mac) drücken. Dadurch wird der gesamte Text und weitere Inhalte der Datei markiert.
Nun unten in der Leiste auf die aktuell eingestellte Sprache klicken, zum Beispiel „Englisch (USA)“.
In der Liste dann auf Deutsch doppelklicken – fertig!
Normalerweise braucht man in Dokumenten die richtigen Anführungs-Zeichen. An manchen Stellen, etwa bei Online-Formularen und anderswo, sind aber die geraden Anführungs-Zeichen nötig. Manuelles Ersetzen ist aber nicht nötig.
In Word-Dokumenten lassen sich typografische Anführungs-Zeichen leicht durch die geraden ersetzen. Dazu geht man wie folgt vor:
Zuerst das betreffende Dokument öffnen.
Jetzt [Strg]+[H] drücken, wodurch die Ersetzen-Funktion startet.
Nun als Such-Text „ eintragen; ins Feld Ersetzen kommt das „-Zeichen.
Nach einem Klick auf Alle ersetzen wiederholt man den Vorgang noch mit dem schließenden Zeichen “.
Wie in jedem anderen Office-Programm lassen sich auch in Excel Links setzen. Die können aber nicht nur auf Websites verweisen, sondern auch auf interne Bereiche – bei Excel zum Beispiel auf ein anderes Blatt innerhalb der gleichen Arbeits-Mappe.
Um in einer Excel-Tabelle einen internen Link zu erzeugen, geht man wie folgt vor:
Zuerst die betreffende Tabelle in Excel öffnen. Im Beispiel nutzen wir dazu Excel 2016.
Darauf achten, dass mindestens zwei Blätter in der Tabelle vorhanden sind.
Jetzt mit der rechten Maustaste auf das Element klicken, das in Zukunft anklickbar sein soll.
Im Kontext-Menü findet sich unter anderem auch die Funktion namens Link…
Auf der linken Seite dann bei Link zu den Bereich Aktuelles Dokument auswählen.
Dann die gewünschte Zelle manuell eingeben oder eine der benannten Zellen aus der Liste markieren.
Nachdem man einen Text aus der Zwischen-Ablage in ein Word-Dokument eingefügt hat, beginnen die Zeilen nicht immer mit dem ersten Wort. Oft stehen davor noch ein oder mehrere Leer-Zeichen. Die sind natürlich nicht erwünscht, lassen sich aber leicht nachträglich entfernen.
Zum Entfernen von führenden Leer-Zeichen aus einem Word-Dokument verwendet man am besten die Ersetzen-Funktion. Sie lässt sich wie folgt aufrufen und nutzen:
Als Erstes gleichzeitig die Tasten [Strg] + [H] drücken, sodass das Dialogfeld Suchen und Ersetzen eingeblendet wird.
Jetzt in das Suchen nach das Kürzel ^p eintippen, gefolgt von einem Leer-Zeichen. Dieser Ausdruck steht also für eine Absatz-Marke, auf die – als Beginn einer neuen Zeile – direkt ein Leer-Zeichen folgt.
In das Feld Ersetzen durch wird dann nur die Absatz-Marke im Form des Kürzels ^p eingetragen.
Sobald jetzt auf Alle ersetzen geklickt wird, verschwinden alle führenden Leer-Zeichen aus dem Word-Dokument.
Tipp: Bei Bedarf muss dieser Vorgang mehrmals wiederholt werden, je nachdem, wie viele Leer-Zeichen im Dokument vorhanden sind.
Manchmal, wenn man Text in ein Word-Dokument einfügt – etwa aus dem Internet –, enthält dieser keine echten Absätze, die durch eine Absatz-Marke dargestellt werden, sondern Zeilen-Umbrüche. Das Problem: Möchte man eine Zeile zentrieren oder rechtsbündig ausrichten, wird der gesamte Text so justiert.
Das Problem kann aber schnell behoben werden. Dazu sind die folgenden Schritte nötig:
Zuerst wird das Word-Dokument geöffnet.
Nun auf Bearbeiten, Suchen, Erweitertes Suchen und Ersetzen klicken.
Im Feld Suchen nach nun das Kürzel ^l eintragen (kleines L). Es steht für einen Zeilen-Umbruch.
Bei Ersetzen mit wird ^p eingetippt – das steht für eine Absatz-Marke.
Kommen in einer Word-Datei viele fremdsprachige Wörter oder Ausdrücke vor, ist das für die automatische Erkennung der Sprache des Dokuments etwas verwirrend. Plötzlich erscheinen überall rote Linien bei offenkundig richtig geschriebenen Wörtern. Wir zeigen, wie sich das schnell korrigieren lässt.
Ein Blick in die Status-Leiste am unteren Rand des Word-Fensters verrät oft mehr: Steht hier nicht mehr Deutsch, sondern etwa Englisch, kamen zu viele englische Begriffe im Text vor. Daher hat Word die Sprache des Dokuments einfach umgestellt.
Zur Korrektur dieses Problems einfach [Strg]+[A] (Windows) oder [Cmd]+[A] (Mac) drücken und so den gesamten Inhalt markieren. Jetzt unten auf die Sprache klicken, in der Liste Deutsch auswählen und mit Klick auf OK bestätigen.
