Dokumente

Microsoft Office wieder aktivieren

Neben den Office-Paketen zum einmaligen Kauf bietet Microsoft auch eine Abonnement-Version der Office-Programme an. Bei dieser sogenannten Office 365-Version wird regelmäßig überprüft, ob das aktuelle Abonnement noch gültig ist.

Publisher-Dateien kleiner machen

Ob in Präsentationen für den Bildschirm oder in gedruckten Veröffentlichungen – durch Grafiken wird jedes Dokument interessanter. Allerdings nimmt bei wachsender Zahl von Bildern auch die Dateigröße zu. Damit das nicht passiert, können Grafiken wahlweise auch verknüpft eingefügt werden.

Word für Mac: Dokumente vergleichen

Wer zwei verschiedene Versionen ein- und derselben Word-Datei auf seinem Mac hat, muss die Inhalte nicht manuell miteinander vergleichen. Denn gerade bei großen Dateien würde dies doch einiges an Arbeit bedeuten. Microsoft Word für Mac kann den Vergleich auch automatisch vornehmen.

Ziel einer Verknüpfung ändern

Manchmal verschiebt man Dateien auf der Festplatte – etwa dann, wenn man mal wieder aufräumt. Liegen dann zum schnelleren Zugriff Verknüpfungen zu den Dokumenten auf dem Desktop, lassen diese sich womöglich nicht mehr aufrufen, weil das Ziel nicht gefunden wird.

Änderungen an Dateien überwachen

Der Mac hat die Time Machine, Word den Modus „Änderungen nachverfolgen“ – doch wie ist es mit Dateien, Texten und Bildern im Allgemeinen? Wer Änderungen an beliebigen Dateien bequem nachvollziehen möchte, nutzt dazu ein spezielles System namens Git.

OneDrive: Zuletzt geänderte Dateien finden

Über die OneDrive-Cloud können Nutzer von jedem Gerät mit Zugang zum Internet auf ihre Daten zugreifen. Sind viele Inhalte in OneDrive gespeichert, ist die Suche nach der richtigen Datei per Browser kompliziert. Es sei denn, man sortiert sie nach Datum.

OpenOffice Writer: Layout auf A5 ändern

Manchmal ist das DIN A4-Format einfach zu groß. In diesem Fall lässt sich Papier sparen, indem einfach im nur halb so großen A5-Format gedruckt wird. In OpenOffice Writer kann das Format mit wenigen Klicks geändert werden.

Word-Dokumente als fertig markieren

Mit Word lassen sich auch ohne die Office-365-Cloud Dokumente mit mehreren Personen bearbeiten. Dazu werden Master-Dokumente erstellt und Kommentare sowie Änderungen protokolliert. Sobald ein Dokument fertig ist, sollte es dann auch als fertig markiert werden. Das verhindert versehentliche Änderungen.

Passende Excel-Vorlagen finden

Mit Microsoft Excel lassen sich nicht nur einfache Berechnungen und Daten-Tabellen bearbeiten, sondern auch komplexe Kalkulationen ausführen. Auch das Erstellen von Berichten ist kein Problem. Besser sehen die verarbeiteten Daten allerdings aus, wenn eine ansprechende Vorlage verwendet wurde. Hier bietet Microsoft Excel schon von Haus aus einiges an.

Word-Dokument schneller kommentieren

Bei der gemeinsamen Bearbeitung von Word-Dokumenten im Team stellt sich die Kommentar-Funktion von Microsoft Word als besonders praktisch heraus. Die Funktion zum Einfügen von Kommentaren in ein vorhandenes Dokument ist allerdings etwas versteckt. Mit einem Trick lässt sich ein neuer Kommentar viel schneller einfügen.

Office-Programme: Zuvor kopierte Elemente ansehen

Microsoft Office merkt sich, was in die Zwischenablage kopiert wird. Diese Infos stehen allen Office-Programmen zur Verfügung. So lassen sich mehrere Elemente in Word kopieren, um sie später der Reihe nach in PowerPoint, OneNote oder Excel einzufügen. So ergänzt Office die Windows-Funktionen, bei denen nur das zuletzt kopierte Element erhalten bleibt. Die zuvor kopierten Elemente …

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Word: Im Inhalt angezeigte Überschriften anpassen

Wer sich nicht die Mühe machen will, den Inhalt eines Word-Dokuments auf den ersten Seiten manuell als Verzeichnis einzutippen, kann die Arbeit auch dem Programm überlassen. Wie ausführlich das Verzeichnis sein soll, kann vom Nutzer selbst festgelegt werden.

Word: Automatisch änderbares Bild einfügen

Wer ein Dokument mit Word verfasst – etwa eine Dokumentation mit Screenshots –, der muss solche Bilder gelegentlich auf den neuesten Stand bringen. Mit einem Trick können in Word-Dateien auch Bilder eingebaut werden, die sich selbst updaten.

PDF-Export in Word optimieren

Im Web werden Dokumente meist im PDF-Format geteilt. Das allgegenwärtige Format des Herstellers Adobe kann inzwischen auch von anderen Programmen exportiert werden. Dazu gehört auch Microsoft Office. Sind die mit Word und Co. erstellten PDFs zu groß, lassen sie sich auch kleiner machen.

Wort oder Ausdruck in Word automatisch formatieren

Mit Microsoft Word können Texte auf vielerlei Weise designt und formatiert werden. Muss man die Designs allerdings jedes Mal manuell anwenden, wird das schnell mühselig. Mit einem Trick lässt sich ein Wort bei jeder Nutzung direkt mitsamt dem gewünschten Format einfügen.

Formen in Word einfacher ausrichten

Mit Pfeilen, Sprechblasen und ähnlichen Formen lassen sich Dokumente schnell ansprechend gestalten. Dabei setzt man oft mehrere dieser Formen gemeinsam ein. Um sie zu gruppieren, eignet sich am besten ein Zeichnungsbereich.

Eigene Überschrift-Designs in Word definieren

In Word lassen sich Texte besser lesen, wenn sie über leicht erkennbare Überschriften verfügen. Wem die eingebauten Designs für Überschriften in Word nicht gefallen, der kann auch sein eigenes Aussehen erstellen.

Mehr Abstand zwischen den Zeilen

Wer einen Text zum Lesen am Bildschirm verfasst, sollte darauf achten, dass dieser kurz und bündig und gut lesbar ist. Wichtig ist auch: Je länger eine Zeile auf dem Bildschirm und auf dem Papier ist, desto größer sollte der Abstand der einzelnen Zeilen sein. Das erleichtert es dem Auge, den Zeilen von links nach rechts zu folgen.

Windows 10: Datei an Taskleiste anheften

In Windows 10 lassen sich wohl Apps an die Taskleiste pinnen, nicht aber Ordner oder Dateien. Ordner können zwar an die Sprungliste des Datei-Explorers und Dateien an die Sprungliste ihrer Anwendung angeheftet werden. Doch mit einem Trick kann eine Datei auch direkt mit einem Klick in der Taskleiste erreichbar gemacht werden.

Google Docs: Symbol zeichnen und einfügen

Über die normale Tastatur lassen sich nur die wichtigsten Zeichen eintippen. Oft werden aber gerade solche Symbole benötigt, die eben nicht auf der Tastatur zu finden sind. Kommt als Programm gerade der Web-Dienst Google Docs zum Einsatz, gestaltet sich das Einfügen des gesuchten Zeichens deutlich einfacher.

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