Soll eine Word-Datei schön klein bleiben, kann man die enthaltenen Bilder auch verknüpft einfügen, anstelle sie direkt im Dokument zu speichern. Möglich macht’s das INCLUDEPICTURE-Feld. Das Problem: Ersetzt man das externe Bild, erscheint es in Word verzerrt.
Das liegt daran, dass Word das Seitenverhältnis für verknüpfte Bilder nicht automatisch korrigiert – zumindest dann nicht, wenn die Option zum Beibehalten der Formatierung des Bildes aktiviert ist. Diese Eigenart von Microsoft Word ist auch in den neuesten Versionen von Office 365 und Word 2024 noch vorhanden.
Warum überhaupt Bilder verknüpfen?
Verknüpfte Bilder haben mehrere Vorteile: Erstens bleibt die Dateigröße des Word-Dokuments minimal, da die Bilder extern gespeichert werden. Zweitens aktualisieren sich die Bilder automatisch, wenn ihr die Originaldatei ändert. Das ist besonders praktisch für Berichte, Dokumentationen oder Präsentationen, die regelmäßig aktualisierte Screenshots oder Diagramme enthalten.
Drittens können mehrere Dokumente auf dieselben Bilddateien zugreifen, was Speicherplatz spart und die Konsistenz gewährleistet. Gerade in Unternehmen, wo Logos, Diagramme oder Corporate Design-Elemente in vielen Dokumenten verwendet werden, ist das ein echter Vorteil.
Das Verzerrungsproblem lösen
Das Feld lässt sich wie folgt anpassen:
- Zunächst mit der rechten Maustaste auf die per Feld verknüpfte Grafik klicken.
- Jetzt folgt ein Klick auf den Eintrag Feld bearbeiten.
- Auf der rechten Seite dann die Option zum Korrigieren der X- und/oder Y-Abmessungen mit einem Haken versehen.
- Dann unten auf OK klicken.
- Soll Word das verknüpfte Bild erneut von der Festplatte einlesen, markiert man das Bild und drückt dann auf [F9].
Alternative Lösungsansätze
Falls die obige Methode nicht funktioniert, gibt es weitere Tricks: Ihr könnt das Bild auch komplett neu verknüpfen. Dazu löscht ihr das bestehende INCLUDEPICTURE-Feld und fügt es neu ein. Geht über „Einfügen“ > „Text“ > „Schnellbausteine“ > „Feld“ und wählt dort INCLUDEPICTURE aus.
Eine andere Möglichkeit ist es, die Bildabmessungen manuell zu korrigieren. Klickt das verzerrte Bild mit der rechten Maustaste an und wählt „Grafik formatieren“. Unter „Größe“ könnt ihr das Seitenverhältnis sperren und die Proportionen wiederherstellen.
Moderne Alternativen in Word 365
Microsoft hat in den neueren Word-Versionen einige Verbesserungen eingeführt. Die „Designer“-Funktion schlägt automatisch Layouts vor, wenn ihr Bilder einfügt. Zudem gibt es bessere Cloud-Integration: Bilder aus OneDrive oder SharePoint lassen sich nahtlos einbinden und bleiben automatisch aktuell.
Für Teams ist besonders interessant, dass verknüpfte Bilder aus SharePoint-Bibliotheken für alle Teammitglieder verfügbar sind, solange sie die entsprechenden Berechtigungen haben.
Tipps für die Praxis
Achtet darauf, dass verknüpfte Bilder immer erreichbar sind. Verschiebt ihr die Bilddateien oder ändert Ordnerstrukturen, funktionieren die Verknüpfungen nicht mehr. Word zeigt dann Platzhalter oder Fehlermeldungen an.
Um alle Verknüpfungen auf einmal zu aktualisieren, markiert das gesamte Dokument mit Strg+A und drückt dann F9. Das ist praktisch, wenn ihr mehrere verknüpfte Bilder habt und alle auf den neuesten Stand bringen wollt.
Dateiformate beachten
Nicht alle Bildformate eignen sich gleich gut für Verknüpfungen. JPG und PNG funktionieren problemlos, bei exotischeren Formaten kann es zu Problemen kommen. WebP-Bilder, die im Web immer beliebter werden, unterstützt Word erst seit den neuesten Updates vollständig.
Für professionelle Dokumente empfiehlt sich PNG für Grafiken mit Text oder scharfen Kanten, JPG für Fotos. Die Bildauflösung sollte zum Verwendungszweck passen: 150-300 DPI für den Druck, 72-96 DPI für digitale Dokumente.
Verknüpfte Bilder sind ein mächtiges Feature in Word, das bei richtiger Anwendung viel Zeit und Speicherplatz spart. Mit den beschriebenen Lösungsansätzen bekommt ihr auch hartnäckige Verzerrungsprobleme in den Griff.
Zuletzt aktualisiert am 07.03.2026
