Manchmal liegen Infos im Web nur in Form von PDF-Dateien vor. Wer solche Dokumente weiter bearbeiten möchte, hat dann ein Problem – denn Inhalte aus PDFs sind oft nur schwer kopierbar. Es sei denn, man nutzt OneNote.
Um mit dem Notiz-Programm OneNote Inhalte aus PDF-Dateien zu kopieren, sollte zunächst ein PDF-Programm wie Adobe Reader oder Foxit Reader installiert haben. Beide Programme stehen im Internet zum kostenfreien Download bereit.
Anschließend folgende Schritte ausführen:
OneNote starten.
Oben im Menü auf Einfügen klicken.
Hier auf den Button Datei-Ausdruck klicken.
Jetzt die PDF-Datei auswählen und mit Einfügen bestätigen.
Danach mit der rechten Maustaste auf das eingefügte Dokument klicken.
Nun den Befehl Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren aufrufen.
Schließlich können die Daten anderswo eingefügt werden, etwa in Word.
Auf Papier nimmt man einen Textmarker, um Dinge zu markieren. Das gibt es auch in Office: Soll in einem Word-Dokument die Aufmerksamkeit auf bestimmte Wörter oder Passagen gelenkt werden, lassen sie sich farblich hinterlegen – und dies kann auch rückgängig gemacht werden.
Die Hervorhebung von Passagen in einem Dokument lässt sich mit folgenden Schritten entfernen:
Zunächst wird das Word-Dokument geöffnet.
Jetzt die bereits farbig hinterlegten Wörter oder Sätze mit der Maus markieren.
Nun oben im Menü auf Start und dann auf den kleinen Pfeil neben dem Markier-Symbol klicken.
Hier findet sich auch der Eintrag Keine Farbe.
Ein Klick auf diesen Eintrag bewirkt, dass Word die Markierung wieder zurücknimmt. Der Text sieht jetzt wieder so aus wie die umgebenden Passagen.
Wer an einem Referat oder einem Vortrag arbeitet, muss seine Angaben auf Quellen stützen. Word vereinfacht die Recherche im Internet wesentlich und hilft bei der Suche nach Themen und dem Einfügen zuverlässiger Quellen und Inhalte.
Hier die nötigen Schritte, um als Nutzer eines Office-Abos die Recherche zu nutzen:
Zunächst oben im Menü auf Referenzen und dann auf Recherche klicken.
Nun rechts nach einem Thema suchen und mit [Enter] bestätigen.
In den Ergebnissen präsentiert Word jetzt eine Liste mit Quellen, die sich für das Dokument nutzen lassen.
Beim genaueren Erkunden eines Resultats lässt sich entweder nur der Text oder aber der Text unter Angabe der Quelle im Internet einfügen. Dazu dienen jeweils die Funktionen Hinzufügen sowie Hinzufügen und Zitieren. Sie erscheinen, sobald eine Passage im jeweiligen Ergebnis markiert wird.
Nach dem Einfügen von Text und wahlweise auch Bildern fordert Word zur Aktualisierung des Literatur-Verzeichnisses auf. Das geht automatisch und erfordert nur einen Klick auf den Aktualisieren-Button.
Wer mit anderen zusammenarbeitet, muss oft Dateien per eMail verschicken. Über das Büroklammer-Symbol in Microsoft Outlook lassen sich zwar Dateien aus der Cloud und von der Festplatte anhängen. Nutzt man die Funktion sehr oft, dauert aber auch das zu lange.
Ungeachtet dessen, ob eine oder mehrere Dateien an eine eMail angehängt werden sollen – der Weg ist immer der gleiche. Wir zeigen, wie sich Anlagen am schnellsten an einen Outlook-Entwurf anfügen lassen:
Zunächst sollte man wissen, wo auf der Festplatte sich die Elemente befinden, die angehängt werden sollen.
Nun werden die Dateien, Bilder oder Dokumente markiert, sodass sie ausgewählt sind.
Danach einfach bei gedrückter Maustaste in das Outlook-Fenster mit der begonnenen eMail ziehen.
Wichtig: Hier müssen die Anlagen im Bereich für den Inhalt fallen gelassen werden, nicht in einem der oberen Felder für Empfänger oder den Betreff.
Sofort hängt Outlook die Dateien an den Entwurf an, und er kann gesendet werden.
Wenn der Computer abstürzt oder ein anderes unerwartetes Ereignis eintritt, können Word-Dokumente, Excel-Tabellen und Co. beschädigt werden. Dann lassen sich die Dateien nicht mehr problemlos auf jedem Gerät öffnen. Oft lassen sich die Fehler mit der integrierten Reparatur-Funktion korrigieren.
Um ein beschädigtes Office-Dokument zu reparieren, wird als Erstes die zugehörige Office-Anwendung gestartet. Im Beispiel nutzen wir Microsoft PowerPoint.
Jetzt oben links auf Datei und dann auf Öffnen, Durchsuchen klicken.
Nun auf der Festplatte die gewünschte Datei heraussuchen und markieren.
Als Nächstes unten auf der rechten Seite des Öffnen-Buttons auf den kleinen Pfeil klicken, sodass ein Menü eingeblendet wird.
Hier findet sich unter anderem auch die Funktion Öffnen und reparieren.
Auch Jahrzehnte nach ihrer Erfindung arbeiten Scanner immer noch langsam, sind oft laut und zeigen in vielen Fällen nicht die gewünschte Qualität. Mit einem ganz normalen Smartphone geht es oft einfacher. Denn in vielen Handys ist ja eine exzellente Kamera integriert, die sich auch als Scanner für Dokumente nutzen lässt.
Wir denken da zum Beispiel an Office Lens. Diese App ist kostenlos für iOS und Android erhältlich und gehört zum Angebot von Microsoft Office. Die App ist in der Lage, eine Seite zu erkennen und sie optisch von der Oberfläche zu trennen, auf der sich das Papier zum Zeitpunkt des Fotos befindet. Anschließend werden Kanten erkannt, dass Dokument wird geradegerichtet und in ein PDF-Dokument verwandelt – auf Wunsch alles vollautomatisch.
Extra-Tipp: Wer sein Handy als Scanner verwenden möchte, sollte das Dokument am besten auf einer schwarzen Unterlage platzieren. So wird verhindert, dass doppelseitig bedruckte Papiere durchscheinen.
Ist ein Word-Dokument in der OneDrive- oder SharePoint-Cloud gespeichert, können Kollegen mit entsprechenden Berechtigungen die Datei gleichzeitig mit dem Eigentümer bearbeiten. In Word 2016 ist die Zusammenarbeit sehr einfach.
Sobald ein Dokument von mehreren Nutzern geöffnet ist, erscheinen in der oberen rechten Ecke des Fensters Miniatur-Bilder oder die Initialen der Bearbeiter. Mit der Funktion Freigeben an gleicher Stelle kann ein Link zur Datei jetzt an weitere Personen gesendet werden.
Wo genau die anderen das Dokument gerade bearbeiten, macht Word übrigens durch farbige Fahnen kenntlich. Auch die Auswahl für Text erscheint, wenn der andere Bearbeiter Office 2016 für Office 365-Abonnenten oder die Word Online-App nutzt.
Bei Manuskripten und anderen Dokumenten mit fachlichem Inhalt kommt es nicht (nur) auf die Anzahl der Wörter einer Seite an, sondern auch auf die Zeilen. Auf Wunsch kann Microsoft Word beim Verfassen eines Dokuments die Anzahl der Zeilen automatisch mitzählen.
Damit in Word 2016 für Windows die aktuelle Zeilennummer unten in der Statusleiste eingeblendet wird, führt man folgende Schritte aus:
Als Erstes ein Word-Dokument öffnen oder ein neues Dokument erstellen.
Jetzt mit der rechten Maustaste auf den grauen Bereich unten in der Statusleiste klicken.
Ein Menü wird sichtbar. Hier die Option Zeilennummer mit einem Haken versehen.
Das war‘s auch schon – ab sofort erscheint je nach aktueller Cursorposition unten in der Statusleiste des Word-Fensters die aktuelle Zeile.
