Wer Outlook für geschäftliche Korrespondenz nutzt, verwendet oft eine Standard-Signatur. Diese enthält den Firmennamen sowie die postalische Anschrift, oft auch die Telefonnummer – so haben Geschäftspartner immer alle wichtigen Eckdaten zur Hand. Wer die Signatur einprägsamer gestalten möchte, kann auch das Firmenlogo mit einbinden.
Viele wollen stets auf dem Laufenden sein, ob neue E-Mails eingetroffen sind. Deswegen läuft das E-Mail-Programm oft permanent im Hintergrund. Treffen dann neue Nachrichten ein, erscheint in einer Ecke des Bildschirms eine entsprechende Benachrichtigung. Wer Microsoft Outlook verwendet, kann einstellen, ob und wie lange dieses Info-Feld angezeigt werden soll.
Sie arbeiten mit mehreren Kollegen in einem Team und schreiben deswegen jeden Tag E-Mails an die gleichen paar Empfänger? Es kann mit der Zeit lästig werden, diese Kontakte immer wieder ins Empfänger-Feld einzugeben. Doch nicht nur das: Haben Sie mehrere Personen mit dem gleichen Vornamen in der Kontaktliste, landet eine eigentlich interne Nachricht schnell beim Falschen. Die Lösung? Outlook 2010 bietet Ihnen einen programmierbaren Knopf, mit dem Sie einen neuen E-Mail-Entwurf mit vordefinierten Empfängern öffnen können.
Für die nächste Windows-Version plant Microsoft die Unterstützung von verschiedenen Drittanbieter-Diensten: Der Startbildschirm von Windows 8 im neuen Metro-Look unterstützt nicht nur von Haus aus über die „Tweet@rama“-App den Zugriff auf das Twitter-Netzwerk, man wird auch seine Nachrichten bei Google Mail direkt auf dem Home Screen lesen können.
Wer nicht nur ab und zu E-Mails austauscht, sondern im großen Stil, wird keinen Webmailer verwenden, sondern einen E-Mail-Client. Programme wie Outlook, Outlook Express, Exchange oder Incredimail, denn damit lässt sich die Mail-Flut eher in den Griff bekommen. Moderne E-Mail-Clients erlauben, eingehende E-Post nach allen Regeln der Kunst zu sortieren und zu organisieren, den E-Mail-Verkehr nachzuvollziehen und vieles ansere mehr.
Neuerdings werden häufiger mal Updates für Microsofts Webmail-Dienst Hotmail eingespielt. Mit der neuesten Verbesserung lernt Hotmail, Newsletter korrekt als solche zu erkennen und entsprechend einzusortieren – automatisch.
Oft kommt es vor, dass man ein Dokument oder eine Tabelle an jemand per E-Mail versenden muss. Der manuelle Weg ist etwas umständlich. Mit OpenOffice.org geht es einfacher.
Die Nachrichten, die die Twitter-Nutzer in jeweils 140 Zeichen austauschen, sind es, die den Kurznachrichten-Dienst Twitter ausmachen. Wer Twitter nicht täglich nutzt, hat oft nicht im Blick, wenn ein anderer Nutzer eine Antwort auf einen Tweet schreibt. Wer möchte, kann sich über neue Erwähnungen per E-Mail benachrichtigen lassen.
