Mit Funktionen lassen sich in Excel Inhalte abhängig von anderen Zellen berechnen. Für komplexere Berechnungen, etwa für Summen usw., sind dabei Funktionen zuständig. Mit einem Trick lassen sich die Verweise auf Zellen schneller einfügen.
Fügt man eine Formel in eine Zelle ein, wird der Inhalt zuerst mit „=“ eingeleitet, wie üblich. Dann den Namen der Formel eintippen. Nach der öffnenden Klammer nun aber nicht, wie sonst, die Kürzel für die gewünschten Zellen hinterlegen.
Stattdessen lassen sich die zu referenzierenden Zellen für die Formel-Parameter nämlich auch einfach mit der Maus anklicken. Beim Klick werden die Zellen direkt in die Formel eingefügt.
Tipp: Sollen Verweise auf mehrere angrenzende Zellen in der Formel genutzt werden, klickt man auf die erste Zelle, hält die Maustaste gedrückt und zieht den Cursor bis zur letzten Zelle.
Manche Excel-Tabellen sind wirklich komplex. Wenn die Zellen dann noch ziemlich klein sind, wird die Arbeit in der jeweiligen Tabelle mühselig. Das geht auch einfacher: Mit wenigen Schritten kann der interessante Teil der Tabelle vergrößert werden und ist damit leichter zu lesen und zu bearbeiten.
Um in Excel 2016 einen Ausschnitt einer Tabelle zu zoomen, geht man wie folgt vor:
Zunächst wird die betreffende Datei im Explorer aufgerufen.
Jetzt den Zellbereich markieren, auf den der Fokus gelegt werden soll.
Nun oben im Menü die Registerkarte Ansicht anzeigen lassen.
Hier im Bereich Zoom die Funktion Ansicht vergrößern aktivieren.
Schon verändert das Programm den Zoom und sichtbaren Ausschnitt so, dass genau die markierten Zellen noch zu sehen sind.
Wer mit dem Aufbau einer komplexen Tabelle in Microsoft Excel beschäftigt ist, muss oft Etliches daran umbauen, bis alles passt. Ein gutes Beispiel dafür ist das massenweise Einfügen von Zeilen oder Spalten. Das lässt sich einfacher erledigen als manuell Zeile für Zeile neu einzufügen.
Um auf einen Schlag mehrere Zeilen oder Spalten in eine Excel-Tabelle einzufügen, markiert man als Erstes die entsprechende Anzahl Zeilen oder Spalten von den bereits vorhandenen – und zwar über das seitliche bzw. obere Lineal.
Jetzt mit der rechten Maustaste klicken und Einfügen wählen.
Werden etwa drei existierende Zeilen ausgewählt, um dann Einfügen aufzurufen, erscheinen an gleicher Stelle drei neue, leere Zeilen auf einmal. Genauso funktioniert es auch mit dem Einfügen mehrerer Spalten.
Werden bestimmte Spalten oder Zeilen einer Excel-Tabelle nicht benötigt, kann man sie ausblenden. Kopiert man Daten aus einer Tabelle, werden diese unsichtbaren Zellen aber mit kopiert. Wer das nicht will, muss einen Trick anwenden.
Am einfachsten geht das über ein Tastatur-Kürzel. Dabei wird der Bereich, der kopiert werden soll, zunächst markiert, also ausgewählt. Nun gleichzeitig [Alt]+[Umschalt]+[Komma] drücken. Der weiße Rahmen zeigt an, dass nur die sichtbaren Zellen ausgewählt sind. Die lassen sich dann über [Strg]+[C] ganz einfach kopieren.
Wer die Maus bevorzugt, markiert ebenfalls zunächst den gewünschten Bereich. Im Menü dann auf Start klicken und bei den Suchen-/Ersetzen-Funktionen den Befehl Gehe zu aufrufen. In der Liste der Optionen dann den Eintrag Nur sichtbare Zellen auswählen, fertig.
Wer viel mit Tabellen arbeitet, weiß die Tastatur-Abkürzungen in Microsoft Excel zu schätzen. Auch das Auswählen von Zellen geht mit der Tastatur viel schneller. Bei Rechnungen und anderen Listen muss zum Beispiel oft eine ganze Zeile markiert werden.
Mit der Maus müsste man jetzt links auf die Nummerierung der jeweiligen Zeile klicken, die markiert werden soll. Schneller geht’s per Tastatur: Wer die Zeile auswählen möchte, in der gerade der Cursor steht, drückt einfach gleichzeitig auf [Umschalt]+[Leertaste].
Tipp: Damit dieses Tastatur-Kürzel funktioniert, darf sich Excel nicht gerade im Modus zur Bearbeitung der Zell-Inhalte oder Texte befinden.
Zellen sind immer zu klein – das gilt nicht nur im Knast, sondern auch für Excel-Tabellen. Wenn der Text zu breit wird und die Nachbar-Zelle leer ist, bleiben die Inhalte ja sichtbar. Werden aber innerhalb einer Zelle mehrere Zeilen benötigt, muss man einen Trick anwenden.
Wer sich auch mit Word auskennt, weiß: Durch Drücken von [Umschalt]+[Enter] wird ein neuer Zeilen-Umbruch eingefügt. In Excel wandert der Cursor dadurch aber nur eine Zelle nach oben.
Wer innerhalb einer Excel-Zelle eine neue Zeile eingeben möchte, drückt eine andere Tasten-Kombination, und zwar [Alt]+[Enter]. Dadurch lassen sich zum Beispiel Listen bequem in eine Zelle eingeben, die keine eigene Zeile erhalten sollen.
In Word, PowerPoint und auch Excel ist das Bearbeiten von Dokumenten einfach. Wer komplexe Dateien bearbeitet, braucht viel Platz dafür. Der Raum auf dem Monitor kann besser genutzt werden, wenn man das Menü dafür kurz einklappt.
In der Windows-Version der Microsoft Office-Programme lässt sich das Menü am oberen Rand der Programm-Fenster ausblenden, indem auf den aktiven Tab doppelt geklickt wird. Wiederholt man das, werden die Buttons und Schalter des Menüs wieder sichtbar.
Am Mac funktioniert das Ausblenden des Office-Menüs ähnlich. Hier genügt aber bereits ein einfacher Klick auf den aktiven Tab oben im Fenster von Word, Excel oder PowerPoint. Ein weiterer Klick blendet das Menü auch hier wieder ein, sodass man auf die Funktionen darin zugreifen kann.
Mit passender Formatierung wird auch eine sonst langweilige Tabelle schnell ansprechend und interessant. Nur gerade bei vielen Zellen ist es schwierig, wenn man später eine bestimmte Formatierung ändern will. Es sei denn, man nutzt dafür die Ersetzen-Funktion.
Neben Zell-Inhalten lassen sich in Excel nämlich auch Formate ersetzen. Das geht wie folgt:
Zuerst die betreffende Excel-Tabelle öffnen.
Jetzt im Menü auf Start und dann ganz rechts auf Suchen und Auswählen, Ersetzen… klicken.
Nun durch Klick auf Optionen >> die erweiterten Funktionen für die Ersetzung aufrufen.
Daraufhin erscheint hinter dem Such- und dem Ersetzen-Feld jeweils ein Format-Button. Ein Klick darauf lässt den Benutzer das gewünschte Format definieren, das gesucht bzw. ersetzt werden soll.
