Kopiert man eine Textpassage aus dem Internet oder von anderswo in ein Word-Dokument, werden oft Formate mit eingefügt. Diese lassen sich nachträglich mit der Funktion „Formatierung entfernen“ wieder loswerden. Dieses Feature gibt es auch in Excel – und hier arbeitet es sogar besser als in Word.
Denn wird in Excel die Formatierung von Zellen entfernt, verschwinden dabei auch gleichzeitig Hyperlinks auf Webseiten. So wird man schnell alle Links los:
Zunächst eine Excel-Tabelle öffnen und das korrekte Blatt aufrufen.
Nun die Zellen markieren, in denen die Links verschwinden sollen.
Dann oben im Menü auf Start klicken, sodass rechts das Radiergummi erscheint.
Jetzt auf das Radiergummi klicken und dann die Links entfernen.
Wichtig: Im Gegensatz zu „Links löschen“ werden bei „Links entfernen“ auch die Linkfarbe sowie weitere Formatierungen aus der Zelle gelöscht.
In Verbindung mit Tabellen muss man oft mehrmals die gleichen Schritte zur Bearbeitung vornehmen. Excel nimmt dem Nutzer zwar schon jede Menge Arbeit ab. Um noch schneller voran zu kommen, kann man einen kaum bekannten Excel-Trick einsetzen.
Denn während man mit dem Tabellen-Programm der Microsoft-Office-Suite arbeitet, merkt sich die Anwendung ganz genau, welche Aktion der Nutzer zuletzt ausgeführt hat. Will man dann die gleiche Funktion oder denselben Befehl erneut aufrufen, muss man ihn nicht erneut über das Menü heraussuchen.
Einfacher geht’s, wenn stattdessen einfach auf die [F4]-Taste gedrückt wird. So lassen sich nicht nur mehrere Zellen ähnlich formatieren, sondern auch viele weitere Tätigkeiten schneller erledigen als manuell.
Alle Daten einer Excel-Tabelle können auch sortiert werden. Denn wenn ein bestimmter Eintrag gesucht wird, fällt dies in einer sortierten Tabelle viel leichter. Allerdings werden Daten meist nach Spalten sortiert. Was aber, wenn die Überschriften der Tabelle links in Spalte A stehen und die Daten dahinter?
Mit einem Trick können Daten auch in Zeilen sortiert werden. Dazu wird die betreffende Excel-Tabelle zunächst geöffnet; dann oben auf Daten, Sortieren klicken. In dem dann angezeigten Fenster neben den Tags auf Optionen klicken.
Hier lässt sich der Schalter Spalten sortieren aktivieren, dann mit Klick auf OK bestätigen. Jetzt bei Zeile die gewünschte Zeile festlegen, die sortiert werden soll. Darunter kann noch eingestellt werden, ob die Daten auf- oder absteigend angeordnet werden sollen.
Vereinfachen lässt sich diese Arbeit übrigens nicht – denn Sortieren in Zeilen funktioniert nicht mit den Tabellen-Filtern.
Summen werden doppelt unterstrichen – das lernte man früher schon in der Schule. Ein Problem beim normalen doppelten Unterstreichen ist allerdings: Buchstaben mit Unterlängen werden angeschnitten und sind daher schlechter erkennbar. Besser zu sehen ist die Unterstreichung einer Summe, wenn sie mit einer speziellen Formatierung ausgestattet wird.
Um eine Zelle in Microsoft Excel 2016 kaufmännisch zu unterstreichen, geht man wie folgt vor:
Zunächst mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit der Summe klicken.
Nun den Eintrag Zellen formatieren aufrufen oder im Menü auf Format, Zellen… klicken.
Jetzt zum Tab Schrift wechseln.
Hier bei Unterstreichung (Windows) bzw. bei Unterstrichen (Mac) die Option Doppelt (Buchhaltung) markieren und mit OK bestätigen.
Mithilfe von Excel-Tabellen lassen sich große Mengen von Daten schnell analysieren. Dazu wird oft die Summe aller Werte in einer bestimmten Zeile oder Spalte benötigt. Nicht immer ist allerdings die Summe der gesuchte Wert – in diesem Beispiel wird die Mittelwert-Formel gesucht.
Die lässt sich (fast) genauso einfach einfügen wie die Formel für die Summe:
Dazu zunächst den Cursor in die Zelle setzen, wo die Formel eingefügt werden soll.
Jetzt oben im Menü zum Tab Start oder Formeln
Hier auf den kleinen Pfeil neben dem Summen-Icon klicken (Sigma).
In dem Menü, das daraufhin eingeblendet wird, findet sich auch einen Eintrag für den Mittelwert.
Damit man weiß, welche Daten in jeder Spalte stehen, lassen sich in Excel Überschriften für die einzelnen Spalten hinzufügen. Mithilfe dieser Überschriften können die Daten in der jeweiligen Tabelle auch sortiert werden. Dabei erlaubt Excel dem Benutzer, die Überschriften für eine bestimmte Tabelle nach Belieben ein- oder auszublenden.
Hier die nötigen Schritte, mit denen sich die Zeile der Überschrift in einer Tabelle in Microsoft Excel sichtbar oder unsichtbar machen lässt:
Als Erstes mit der Maus eine beliebige Zeile in der Tabelle markieren.
Jetzt oben im Menü auf Tabellentools, Entwurf klicken. macOS-Nutzer klicken stattdessen oben auf Tabelle.
Hier lässt sich der Haken bei der Option Kopfzeilen setzen beziehungsweise entfernen. Dadurch blendet Excel die Überschrift für die Tabelle, in der sich die markierte Zelle befindet, ein oder aus.
Tipp: Wird eine zuvor ausgeblendete Zeile mit Überschriften später wieder eingeblendet, erscheinen wieder die im Original hinterlegten Überschriften für die einzelnen Spalten.
Excel ist intelligent – und versucht automatisch, zu erkennen, welche Daten man in eine Tabelle eingegeben hat. Geld und Daten beispielsweise werden ohne Zutun als solche formatiert. Manchmal stimmt die Erkennung allerdings gar nicht.
Gibt man etwa 01.06 ein, erkennt Excel darin die Eingabe eines Datums, nämlich des 1. Juni. Das Problem: Handelt es sich um eine Zahl oder um einen Text und gar nicht um ein Datum, kommen davon abhängige Formeln durcheinander.
Die Lösung besteht darin, die betreffende(n) Zelle(n) manuell mit dem richtigen Format auszustatten. Wer oben einen Blick in das Menü wirft, sieht dann beispielsweise Datum oder Uhrzeit. Hier kommt das Problem her: Stattdessen wird an dieser Stelle der Eintrag Benutzerdefiniert oder der Eintrag Text ausgewählt.
Zum Schluss wird die betreffende Zelle gelöscht, um dann erneut die Original-Daten einzutippen. Jetzt sollten sie nicht mehr automatisch als Datum oder als eine andere Zahlenangabe erkannt werden – denn der Datentyp für die Zelle ist ja auf Text eingestellt.
Oft nutzt man in Excel-Tabellen Formeln, um Berechnungen anzustellen und Ergebnisse zu ermitteln. Die können mit der Zeit recht komplex werden. Da ist es nervig, wenn andere Nutzer die Tabelle öffnen und die Formel – versehentlich oder absichtlich – ändern. Wer Excel kennt, kann genau das verhindern.
Im Beispiel öffnen wir eine Excel-Tabelle, die genau solche Formeln und Formatierungen enthält. Bei uns stehen die Werte in B2 und B3, die Formel in B4 soll geschützt werden. Jetzt die betreffenden Zellen markieren, hier also B4. Mit der rechten Maustaste auf die Markierung klicken, Zellen formatieren aufrufen und zum Tab Schutz wechseln. Hier die Optionen Gesperrt und Versteckt auswählen.
Jetzt wird das Fenster geschlossen und in Excel auf Überprüfen, Blatt schützen geklickt. Dann die Option Arbeitsblatt und Inhalte gesperrter Zellen schützen auswählen. Auf Wunsch kann der Schutz auch noch mit einem Kennwort verstärkt werden.
