Besonders bei großen Tabellen schleichen sich schnell mal doppelte Werte in die Datensätze ein. Gut, dass Excel erkennen kann, wann sich ein Wert in einem bestimmten Datensatz wiederholt. Bei Bedarf können Sie doppelte Werte in Microsoft Excel finden und, falls gewünscht, auch löschen.
Öffnen Sie die Excel-Datei, die Sie nach Duplikaten durchsuchen möchten. Sie können ein ganzes Blatt oder einige ausgewählte Zellen scannen. Wählen Sie die Zeilen und Spalten aus, in denen Sie doppelte Werte finden möchten.
Gehen Sie dann auf der Registerkarte Start zu Bedingte Formatierung, Regeln zum Hervorheben von Zellen, Doppelte Werte, und legen Sie dann die gewünschte Hervorhebung fest.
Doppelte Werte löschen
Wenn Sie entscheiden, dass die doppelten Werte gelöscht werden müssen, können Sie sie manuell löschen oder Excel sie für Sie bereinigen lassen.
Markieren Sie die Zeile oder Spalte, für die Sie Duplikate entfernen möchten. Leider können Sie Duplikate nur aus jeweils einer Zeile oder einer Spalte löschen. Gehen Sie zur Registerkarte Daten und klicken Sie auf die Schaltfläche Duplikate entfernen.
Wohl kaum einer kennt und nutzt alle Funktionen des Tabellen-Programms Excel. Zu umfangreich sind die vielfältigen Features zum Berechnen und Auswerten aller möglichen Arten von Daten. Wer sich weiterbilden möchte, kann auf ein Gratis-Training direkt von Microsoft zurückgreifen.
Die kostenlose Schulung enthält mehrere Videos, die verschiedene Funktionen von Excel im Detail erklären. Diese Trainings können direkt aus dem Programm heraus aufgerufen werden:
Zunächst Excel starten, zum Beispiel per Klick auf den Namen des Programms vom Start-Menü aus.
Jetzt oben im Menü zum Tab Hilfe navigieren.
Dort folgt ein Klick auf Schulung.
Dann auf der rechten Seite ein Video anklicken, um es zu starten.
Wer klug ist, kauft im Sommer Heiz-Öl, wenn es am günstigsten ist. Um wirklich ein Schnäppchen zu machen, kann man fortlaufend die Angebote verschiedener Anbieter in einer Excel-Tabelle auflisten und sich so den Überblick erleichtern.
Ein praktisches Layout für eine entsprechende Excel-Tabelle lässt sich wie folgt erstellen:
Zunächst wird Excel gestartet, etwa über das Startmenü.
Jetzt in die erste Spalte eine Reihe von Datums-Angaben einfügen und über die Format-Optionen entsprechend auszeichnen. Auf diese Weise lässt sich später nach dem Datum sortieren.
In die zweite und dritte Spalte kommen dann die zugehörigen Preise verschiedener Anbieter. Die Spalte wird dann als „€“ ausgezeichnet. Eine gute Übersicht der aktuellen Preise findet sich etwa bei esyoil.com oder auch unter www.heizoel24.de.
Tipp: Wenn die Tabelle später mit den Tabellen der Vorjahre verglichen werden, lässt sich grob ermitteln, wann der Kauf am günstigsten sein könnte.
Bei der Arbeit mit großen Tabellen im Tabellen-Programm Excel kommt es öfter vor, dass einzelne oder mehrere Werte gelöscht werden müssen. Übrig bleiben leere Zellen. Die kann man leicht auch noch loswerden.
Anstatt alle leeren Zellen in einer Excel-Tabelle manuell einzeln zu entfernen, geht dies auch viel einfacher, was Zeit spart:
Im ersten Schritt einen Rahmen um den Bereich ziehen, der unter anderem die leeren Zellen enthält.
Jetzt oben im Menü auf Start, Suchen und Auswählen, Gehe zu… klicken.
Im erscheinenden Dialogfeld folgt ein Klick auf den Button Inhalte…
Hier den Eintrag Leerzellen markieren und mit OK bestätigen.
Zum Schluss oben im Menü bei Start auf Löschen klicken – fertig!
Die Funktion zum Suchen und Ersetzen kennt jeder aus Microsoft Word. Tatsächlich funktioniert sie auch in Microsoft Excel – allerdings nur dann, wenn eine Tabelle nicht zu viele Zellen enthält. Doch selbst in diesem Fall lassen sich Zellen, die bestimmte Begriffe enthalten, wenigstens farblich markieren. So findet man sie schneller.
Die bedingte Formatierung lässt sich wie folgt einrichten:
Zunächst oben im Menü auf Start, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten klicken.
Es folgt ein Klick auf den Button Neue Regel.
Hier die Option Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden auswählen.
Im Feld darunter wird jetzt folgende Formel eingetragen: =ISTZAHL(SUCHEN(„Begriff“, C1)) Dabei verweist C1 auf die Zelle, in der der Begriff enthalten ist.
Jetzt bei Format, Füllung die gewünschten Farben festlegen.
Zum Schluss noch den Zellbereich hinterlegen, für den diese Formel gelten soll.
Je mehr Informationen eine Tabelle in Microsoft Excel enthält, desto mehr Zeilen und/oder Spalten hat sie meist auch. Dumm nur, wenn eine solche Tabelle dann auf Papier gedruckt werden soll. In welcher Reihenfolge soll sie der Drucker denn ausgeben – zuerst von oben nach unten, oder erst alle Spalten?
Diese Einstellungen für das Kacheln von riesigen Excel-Tabellen auf Papier lassen sich direkt innerhalb der Excel-Oberfläche vornehmen. Dazu verfügt das Programm über Optionen zum Einrichten der Druckseite.
In welcher Reihenfolge Microsoft Excel Tabellen an den Drucker sendet, lässt sich per Klick auf Seitenlayout, Drucktitel festlegen. Hier stehen zwei Optionen zur Verfügung: entweder Seiten nach unten, dann nach rechts oder Seiten nach rechts, dann nach unten. Wie die jeweilige Tabelle auf dem Papier dann umgebrochen wird, lässt sich bereits vor dem Ausdrucken einsehen – einfach auf Seitenansicht klicken.
Soll eine Excel-Tabelle zu Papier gebracht werden, ist es natürlich von Vorteil, wenn die zugehörigen Überschriften auch mit gedruckt werden. Man sollte meinen, Microsoft würde diese Option leicht auffindbar machen. Allerdings hat man sie dann doch ganz gut versteckt. Wir zeigen, wo Sie sie finden.
Ähnlich, wie sich die erste Zeile oder Spalte auf dem Bildschirm einfrieren lassen, sodass sie stets sichtbar sind, kann Excel auch die ersten Zeilen oder Spalten auf jeder Seite beim Ausdrucken mit ausgeben. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Zunächst wird das betreffende Excel-Dokument geöffnet.
Jetzt oben auf Seitenlayout klicken.
Nun im Bereich Seite einrichten auf den Button Drucktitel klicken.
Hier finden sich jetzt die zugehörigen Optionen für Wiederholungszeilen oben und links. Damit lässt sich festlegen, welche der Zeilen in der Tabelle auf jeder Seite, die Excel ausdruckt, zu sehen sein sollen.
Mit Links kann von Excel-Tabellen aus auf Seiten im Internet oder auch im internen Netzwerk des Unternehmens verwiesen werden. Damit jeder auf Anhieb weiß, was sich hinter einem Link verbirgt, kann man einen Hinweis einblenden, wenn der Nutzer mit der Maus auf den Link zeigt.
Diese sogenannte QuickInfo lässt sich für jeden Link mit wenigen Schritten hinzufügen. So gehen Sie in Excel 2016 vor:
Zunächst eine Internet- oder Intranet-Adresse in eine Zelle eingeben.
Jetzt mit [Enter] die Zelle verlassen, sodass ein Link daraus wird.
Nun mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit dem Link klicken.
Im Menü wird der Eintrag Link bearbeiten aufgerufen.
Nun oben rechts auf den Button QuickInfo klicken.
Dann den gewünschten Text eingeben, der beim Überfahren des Links mit dem Cursor erscheinen soll.
