Kleine Tabellen mit nur wenigen Spalten lassen sich ohne Schwierigkeiten überblicken. Doch spätestens, wenn Sie den Bildschirminhalt scrollen müssen, weil nicht alle Spalten der Excel-Tabelle auf einmal dargestellt werden können, geht die Übersicht schnell verloren. Beim Lesen verrutscht der Blick da schon mal in der Zeile. Besser lesbar wird eine Tabelle mit vielen Spalten und Zeilen, wenn die geraden und ungeraden Zeilen abwechselnd eingefärbt sind.
Lange und breite Tabellen werden schnell unübersichtlich. Beim Betrachten der Werte verrutscht man oft mal in der Zeile. Damit das nicht passiert, formatieren Profis die Zeilen in wechselnden Farben, zum Beispiel abwechselnd in Weiß und Hellblau. Seit Excel 2007 muss man das nicht mehr per Hand erledigen. Excels Tabellenformatierung erledigt die Farbgebung automatisch.
Dass Excel ein Zahlenkünstler ist, merkt man spätestens dann, wenn lange Text in die Tabelle sollen. Ist der Text zu lang für die Zelle, ragt er über die Zellbegrenzung hinaus. Zwei Tricks sorgen für eine vernünftige Darstellung.
In großen Tabellen wimmelt es nur von Zahlen. Selbst welche Zelle gerade aktiv und markiert ist, lässt sich kaum erkennen. Damit die aktive Zelle besser erkennbar ist, lässt sie sich optisch vom Rest der Tabelle abheben.
Je größer Excel-Tabellen geraten, umso unübersichtlicher wird’s. Wichtige Bereiche gehen im Zahlenwust oft unter oder werden nur schwer gefunden. Wer wichtige Zellen schneller erreichen möchte, kann dafür eine eigenes Inhaltsverzeichnis anlegen. Dann geht’s per Klick direkt zu jeweiligen Zelle.
Wer in Excel eine Liste mit Uhrzeiten anlegt, muss eine Menge Doppelpunkte eintippen. Denn normalerweise müssen Stunden, Minuten und Sekunden in der Form 20:15 getrennt werden. Mit einem Trick geht’s auch ohne Doppelpunkte.
Wer aus umfangreichen Tabellen Duplikate und doppelte Einträge entfernen möchte, muss sich normalerweise mit Filtern und komplizierten Formeln herumschlagen. Dabei geht’s auch viel einfacher. Mit dem kaum bekannten Befehl „Duplikate entfernen“.
Wer von Excel, Word oder PowerPoint ein Bildschirmfoto (Screenshot) anfertigen, zurechtschneiden und ins Dokument einfügen möchte, verwendet normalerweise ein separates Screenshot-Programm. Dabei geht’s auch ohne Zusatztool. Office bringt die Screenshot-Werkzeuge gleich mit.
