Kaum einer weiß: Mit dem Windows-Editor können die Zeilen, die beim Ausdrucken von Text-Dateien oben und unten auf jedem Blatt erscheinen, bei Bedarf angepasst werden. Dabei lassen sich aber keineswegs nur statische Texte dort ausdrucken. Vielmehr stellt Microsoft diverse Platzhalter bereit, mit denen sich etwa die aktuelle Seitenzahl oder das Datum automatisch einsetzen lassen.
Die Platzhalter für Kopf- und Fußzeilen lassen sich im Windows-Editor über das Dialogfeld Seite einrichten verändern. Es ist nach dem Öffnen einer Text-Datei per Klick auf das Datei-Menü aufrufbar. Hier finden sich zwei Textfelder – eines für die Kopf- und eines für die Fußzeile.
Hier eine Liste der speziellen Platzhalter, die der Editor kennt:
&l: Die nachfolgenden Zeichen links ausrichten
&c: Die nachfolgenden Zeichen zentrieren
&r: Die nachfolgenden Zeichen rechts ausrichten
&d: Aktuelles Datum drucken
&t: Aktuelle Uhrzeit drucken
&f: Name des Dokuments drucken
&p: Seitenzahl drucken
Beispiel: Wer etwa den Namen des Dokuments links und die Seitenzahl rechts sehen will, könnte eine Kopfzeile wie &l&f&rSeite &p dafür nutzen.
Enthalten Text-Dateien wichtige Infos, kann man sie – wie andere Dokumente auch – an den Drucker senden und damit zu Papier bringen. Dabei fügt der Windows-Editor automatisch oben und unten auf dem Papier Kopf- und Fußzeilen ein. Die lassen sich auch anpassen.
Zwar unterstützt der Editor (Notepad) keine ausgefeilten Seiten-Einstellungen wie Microsoft Word. Wer selbst festlegen möchte, welche Angaben auf den Druckseiten eines Text-Dokuments erscheinen, kann das aber direkt über den Editor erledigen.
Hier die nötigen Schritte, um die gedruckte Ansicht von Text-Dateien anzupassen:
Zunächst wird die betreffende Datei (etwa mit Endung .txt) im Editor geöffnet.
Dann oben im Menü auf Datei, Seite einrichten klicken.
In dem Dialogfeld, das daraufhin erscheint, finden sich zwei Textfelder für die gewünschte Kopf- und Fußzeile, die auf jedem ausgedruckten Blatt erscheinen soll.
Tipp: Außerdem kann über diesen Dialog auch konfiguriert werden, wie viel Platz der Editor beim Ausdrucken zwischen dem Text und dem Rand der Blätter lassen soll. Der Abstand lässt sich für alle vier Seiten getrennt anpassen.
Wer mit anderen geschäftlich E-Mails austauscht, sollte seine Kontakt-Infos in die Fußzeile der Mails einbauen. So können andere Sie immer einfach erreichen. Bei Gmail lässt sich eine solche automatische Signatur schnell einrichten. Wie gehen Sie vor?
Laden Sie in Ihrem Browser die Seite https://mail.google.com/, und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto samt Kennwort an, falls nötig.
Oben rechts folgt jetzt ein Klick auf das Zahnrad-Symbol, sodass das Menü sich öffnet.
Rufen Sie in diesem Menü die „Einstellungen“ auf. Sie landen im Bereich „Allgemein“.
Scrollen Sie nun nach unten, bis Sie den Abschnitt „Signatur“ sehen.
In dem großen Textfeld geben Sie den Text ein, der unter jeder Ihrer Mails stehen soll. Dabei können Sie auch die Schrift an Ihre Wünsche anpassen, Links und Bilder einfügen und so weiter.
Ganz unten folgt zum Schluss ein Klick auf „Änderungen speichern“.
Wenn in einem Dokument ein bestimmter Text auf jeder Seite erscheinen soll, steht dieser in der Kopf- oder Fußzeile. Diese Bereiche sind normalerweise geschützt, damit man sie nicht aus Versehen ändert. Sie wollen die Kopf- oder Fußzeile ändern? Dann aktivieren Sie den Bearbeitungsmodus.
Um in Word 2013 den Bearbeitungsmodus für die Kopf- oder Fußzeile zu aktivieren, können Sie nicht mehr (wie früher) einfach auf den dortigen Text doppelklicken. Stattdessen nutzen Sie einfach das Kontextmenü: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die (eventuell noch leere) Kopfzeile oder Fußzeile. Jetzt erscheint ein sehr kurzes Menü mit nur einem Eintrag – dem Bearbeiten-Knopf.
Auch zum Verlassen der Kopf- oder Fußzeile gibt’s übrigens eine Abkürzung: Ein Druck auf die [Esc]-Taste genügt hierbei…
Text oder Hinweise, die auf jeder Seite eines Dokuments erscheinen sollen, gehört in die Kopf- oder Fußzeile. In Word 2013 ist das Bearbeiten der Fußzeile aber nicht immer so einfach wie aus früheren Word-Versionen gewohnt. Wie aktivieren Sie deren Bearbeitung?
Um in Word 2013 die Fußzeile eines Dokuments zu bearbeiten, können Sie nicht mehr einfach auf den Inhalt doppelklicken. Stattdessen:
Schalten Sie im Menüband zum Tab „Einfügen“.
Jetzt öffnen Sie im Bereich „Kopf- und Fußzeile“ das Aufklappfeld „Fußzeile“.
Ein Menü erscheint. Ganz unten folgt ein Klick auf „Fußzeile bearbeiten“.
Nachdem Ihre Bearbeitung fertig ist, verlassen Sie die Fußzeile, indem Sie auf den Haupt-Text doppelklicken.
Sollen auf jeder Seite eines mehrseitigen Dokuments die gleichen Vermerke auftauchen, setzt man diese in die Kopf- oder in die Fußzeile. Doch was, wenn Sie ein Dokument mit Kopfzeile erhalten haben, und Sie diese entfernen möchten? Das kann sich komplizierter herausstellen, als es scheint. Denn selbst nachdem Sie den Inhalt der Kopfzeile entfernt haben, verschwindet sie manchmal nicht ganz. (mehr …)
Wer Outlook für geschäftliche Korrespondenz nutzt, verwendet oft eine Standard-Signatur. Diese enthält den Firmennamen sowie die postalische Anschrift, oft auch die Telefonnummer – so haben Geschäftspartner immer alle wichtigen Eckdaten zur Hand. Wer die Signatur einprägsamer gestalten möchte, kann auch das Firmenlogo mit einbinden.
Dazu eine Nachricht in Outlook (2010) finden, die Sie bereits gesendet hatten. Darin auf „Weiterleiten“ klicken. Jetzt in der Signatur das Firmenlogo einbauen, zum Beispiel über die Zwischenablage oder mit „Einfügen, Grafik“. Stimmt das Aussehen, dann die gesamte Signatur markieren und in die Zwischenablage kopieren.
Jetzt auf „Datei, Optionen“ klicken. Links zum Bereich „E-Mail“ schalten, dann rechts auf „Signaturen…“ klicken. Nun oben links den zu bearbeitenden Eintrag markieren. Anschließend unten in den bisherigen Text der Signatur klicken, dann gleichzeitig [Strg]+[A] drücken (alles markieren), gefolgt von [Strg]+[V] (einfügen). Schließlich oben auf „Speichern“ klicken, damit die Änderung übernommen wird. Alle offenen Dialogfelder per Klick auf „OK“ schließen.
Bei der nächsten Mail, die Sie mit dieser Signatur verfassen, ist nun auch das eingefügte Logo mit von der Partie. Das klappt allerdings nur bei HTML-Mails, nicht bei Nur-Text-Nachrichten.
Arbeiten mehrere Personen an einem Dokument, sollten wichtige Bereiche vor Veränderungen geschützt werden. Wer zum Beispiel Manipulationen an Kopf- oder Fußzeilen verhindern möchte, kann sie per Passwort schützen.
So geht’s bei Word 2007 und 2010: Auf das Office-Symbol bzw. auf „Datei“ und dann auf „Informationen“ klicken. In der rechten Fensterhälfte folgt ein Klick auf die Schaltfläche „Dokument schützen“ und den Befehl „Bearbeitung einschränken“.
Jetzt mit [Strg][Pos1] an den Anfang des Dokuments springen. Dann im Menüband „Seitenlayout“ den Befehl „Umbrüche | Fortlaufend“ aufrufen. In der rechten Seitenleiste unter „2. Bearbeitungseinschränkungen“ die Option „Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen“ und darunter „Ausfüllen von Formularen“ wählen. Dann auf „Abschnitte auswählen“ klicken, im neuen Fenster als zu schützenden Abschnitt den „Abschnitt 1“ wählen und das Häkchen vor „Abschnitt 2“ entfernen. Die Einstellung mit OK und „Ja, Schutz jetzt anwenden“ bestätigen. Zum Schluss das Kennwort für den Bearbeitungsschutz eingeben. Änderungen an Kopf- und Fußzeile sind jetzt nur noch nach Eingabe des richtigen Kennworts möglich.
