Die Office-Programme enthalten das sogenannte Trust-Center für Sicherheits- und Datenschutz-Einstellungen. Dateien unbekannter Herkunft werden dabei in der geschützten Ansicht geöffnet. Es sei denn, der Speicherort (Ordner) wurde als vertrauenswürdig markiert.
Dateien in vertrauenswürdigen Speicherorten werden nicht wie alle anderen Dateien besonders auf ihre Sicherheit, etwa für Makros, geprüft. Um die Ordnerliste zu bearbeiten, klickt man in Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher oder Access auf „Datei, Optionen, Trust Center, Einstellungen für das Trust Center…“ und wechselt dann links zum Bereich „Vertrauenswürdige Speicherorte“.
Um einen neuen Speicherort in die Liste einzufügen, auf „Neuen Speicherort hinzufügen…, Durchsuchen…“ klicken, dann den gewünschten Ordner heraussuchen und mit „OK“ bestätigen.
Ein Ordner lässt sich aus der Liste entfernen, wird die zugehörige Zeile zunächst markiert, dann auf „Entfernen“ klicken.
Zu Recht hat das Notiz-Programm OneNote viele Fans, die es zur Steigerung der Produktivität verwenden, und um Dinge abzuhaken und nicht aus dem Gedächtnis zu verlieren. Wer OneNote auf dem PC-Desktop nutzt, kann auf ein Schweizer Messer mit vielen Add-Ons zurückgreifen. Der Name? OneTastic.
OneTastic wurde von einem Programmierer aus dem OneNote-Team entwickelt, aber als separates Tool veröffentlicht. Besonders praktisch ist die Funktion zum Ausführen von Makros. Nach der Installation von OneTastic werden einige Zusatzbefehle auf dem Start-Tab des Menübands sichtbar.
In der Makro-Kollektion für OneTastic (Macroland) findet sich unter anderem ein Makro, mit dem sich schnell eine horizontale Linie einfügen lässt. Ein anderes Makro dient etwa dazu, alle Seiten und Unterseiten eines Bereichs automatisch nach Namen zu sortieren. So bleibt das Notizbuch aufgeräumt.
Es gibt noch viele weitere Makros, mit denen man sich die Arbeit mit OneNote vereinfachen kann: schnell Farben einstellen, Inhaltsverzeichnisse mit Direktlinks auf die Unterseiten anlegen, und vieles mehr. Das Stöbern im Macroland lohnt sich wirklich. Hat man ein Makro gefunden, genügt zur Installation ein Doppelklick auf die geladene *.onetastic-Datei. Ein Neustart von OneNote ist dabei nicht nötig.
Das Schreibprogramm Word ist nicht nur für Windows verfügbar, sondern auch für Mac sowie – jetzt neu – auch für iPad. Welche Funktionen sind in welcher Edition von Word enthalten?
Die folgende Liste der Features ist nicht vollständig, sie gibt Ihnen aber eine Vorstellung davon, wie sich Word für iPad von seinen Desktop-Gegenstücken auf den Mac- und Windows-Plattformen unterscheidet.
Funktion
Aktion des Features
iPad
Mac
Windows
Drucken
Drucken von Dokumenten
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●
Formatvorlagen
Anzeigen
Hinzufügen und Anpassen
Anwenden vorhandener Formatvorlagen
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◌
● (mit „Format übertragen”)
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Eingebettete Objekte, Diagrammdaten, SmartArt
Anzeigen
Formatieren (begrenzt)
Hinzufügen und Aktualisieren
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Weiterführende Verweise
Anzeigen von Endnoten
Hinzufügen und Aktualisieren von Endnoten
Öffnen von Zitaten
Hinzufügen und Aktualisieren von Zitaten
Öffnen von Beschriftungen
Hinzufügen und Aktualisieren von Beschriftungen
Öffnen von Inhaltsverzeichnissen
Hinzufügen und Aktualisieren von Inhaltsverzeichnissen
Word-Dateien können nicht nur Text und Bilder enthalten, sondern auch Programmier-Code. Diese sogenannten Makros werden von vielen Firmen geblockt, weil sie auch Schadcode enthalten könnten. Wenn Sie in einem Dokument Makros nutzen, sollten Sie diese vor der Weitergabe des Dokuments an andere entfernen.
Extra-Tipp: Auch in Microsoft Word für iPad lassen sich Word-Dokumente mit Makros nur lesen, aber nicht bearbeiten. Deswegen am besten die Makros gleich entfernen, bevor Sie das Dokument mit dem iPad weiter bearbeiten.
Um alle Makros aus einem Dokument zu löschen, gehen Sie in Word 2013 wie folgt vor:
Erstellen Sie als Erstes eine Sicherungskopie der Vorlage, die die Makros enthält.
Öffnen Sie das betreffende Dokument.
Jetzt schalten Sie oben im Menüband zum Tab „Ansicht“.
Es folgt ein Klick auf die Schaltfläche „Makros“.
Markieren Sie nun nacheinander jedes Makro in der Liste, und klicken Sie jeweils auf „Löschen…“.
Schließen Sie zum Schluss das Fenster „Makros“, und speichern Sie das Dokument – falls nötig, unter einem anderen Dateinamen.
In Office 2010 und 2013 sind die früher über das Extras-Menü erreichbaren Einstellungen auf alle möglichen Tabs verteilt. Das trifft zum Beispiel auch auf die Makros zu, die in manchen Dokumenten benötigt werden. Wie starten Sie in Word 2013 ein gespeichertes Makro? (mehr …)
Wenn Sie Text von einer Webseite oder aus einem Dokument kopieren und dann in Word einfügen, haben Sie bei Office 2007 und 2010 die Wahl: Sie können sich aussuchen, ob der Text mit Schriftformatierung eingefügt werden soll, oder ob nur der Text ohne die Formatierung übernommen wird. Wie Word sich standardmäßig verhält, lässt sich bequem in den Word-Optionen festlegen. Nicht so bei Word 2003.
Wer hier die Tastenkombination [Strg]+[V] drückt, bei dem wird immer der Text mitsamt Formatierung eingefügt. Mit einem Makro können Sie Word allerdings davon überzeugen, nur den blanken Text zu verwenden. Dieses Makro erstellen Sie wie folgt:
Starten Sie Word 2003.
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras, Makros, Makro…“.
Jetzt oben in das Textfeld einen Namen für das Makro eintragen, beispielsweise NurTextEinfuegen. Verwenden Sie keine Umlaute oder Leerzeichen im Namen.
Danach klicken Sie auf „Erstellen“, um das Makro anzulegen. Der VBA-Editor startet und eine leere Funktion wird geöffnet, in der die Schreibmarke blinkt.
Schreiben Sie nun folgenden Befehl in den Editor: Selection.PasteAndFormat(wdFormatPlainText)
Nun klicken Sie auf „Datei, Schließen und zurück zu Microsoft Word“.
Jetzt muss dem neuen Makro noch eine Tastenkombination zugewiesen werden. Klicken Sie dazu in Word auf „Extras, Anpassen…“. Wählen Sie in der Liste den Eintrag „Makros“. Unten kontrollieren Sie, dass als Speicherort „Normal.dot“ eingestellt ist.
Schließlich markieren Sie das neue Makro in der Liste, klicken auf „Tastatur…“, hinterlegen das Tastenkürzel [Strg]+[V] und speichern die Änderungen.
Ab sofort wird der Text unformatiert eingefügt, wenn Sie [Strg]+[V] nutzen. Möchten Sie Inhalt aus der Zwischenablage doch einmal ausnahmsweise mit Formatierung einfügen, klicken Sie dazu einfach oben auf „Bearbeiten, Einfügen“.
Makros sind eine feine Sache, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen oder die Textverarbeitung um eigene Funktionen zu erweitern. Wenn nur nicht der umständliche Zugriff wäre. Mit folgendem Trick erhalten Makros eine eigene Schaltfläche in der Schnellstartleiste.
Um Makros über die Schnellstartleiste mit nur einem Klick zu aktivieren, zuerst auf die Office-Schaltfläche und dann auf „Word-Optionen“ klicken. Anschließend in den Bereich „Anpassen“ wechseln und rechts aus dem Listenfeld „Befehle auswählen“ den Eintrag „Makros“ aktivieren. Anschließend das gewünschte Makro markieren und mit „Hinzufügen“ in die Liste der Schnellstartbefehle aufnehmen. Über die Schaltfläche „Ändern“ das passende Symbol auswählen und alles mit Ok bestätigen. Die neue Schaltfläche erscheint oben links neben der runden Office-Schaltfläche.
Office-Makros sind eine feine Sache, um Word und Excel neue Funktionen beizubringen oder wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Wer Makros an Freunde und Bekannte weitergeben möchte, muss allerdings immer das komplette Dokument verschicken. Mit einem Trick lassen sich Makros unabhängig vom Dokument versenden.
Um Makros zu exportieren und ohne Dokument zu versenden, zuerst mit dem Befehl „Extras | Makro | Makros“ die Makroliste öffnen. Bei Word 2007 muss zuerst die Entwicklersymbolleiste eingeblendet werden („Office-Symbol | Word-Optionen | Häufig verwendet | Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen“) und auf „Entwicklertools“ sowie „Makros“ geklickt werden.
Dann das gewünschte Makro markieren und auf „Bearbeiten“ klicken, um den Visual-Basic-Editor zu öffnen. Mit dem Befehl „Datei | Datei exportieren“ wird das reine Makro exportiert. Im Feld „Dateityp“ am besten „Alle Dateien“ auswählen und das Makro als Textdatei mit der Kennung „.txt“ speichern.
Die Textdatei mit dem Makro lässt sich jetzt per E-Mail verschicken. Der Empfänger muss die Textdatei mit dem Makro nur noch mit dem Befehl „Datei | Datei importieren“ ins eigene Visual-Basic-Fenster einfügen. Praktischer Nebeneffekt: Würde ein Word-Dokument mit eingebettetem Makro verschickt, würden die meisten Mailprogramme aus Sicherheitsgründen den Anhang blockieren.
