Wie lange eine Arbeit braucht, lässt sich oft nur schwer im Voraus einschätzen. Besonders dann nicht, wenn ein Monat noch jede Menge Feiertage enthält. Wer sich einen Überblick verschaffen will, fragt dazu am besten Excel.
Denn das Tabellen-Programm aus der Office-Suite kennt sich mit dem Kalender und Bürotagen bestens aus – möglich macht es die integrierte Funktion für Netto-Arbeitstage. Sie wird wie folgt genutzt:
Werden hier nur die ersten beiden Werte angegeben, rechnet Excel alle Bürotage in diesem Zeitraum aus. Optional kann als dritter Parameter noch ein Zellbereich mit Daten hinterlegt werden, die auf jeden Fall arbeitsfrei sein sollen. Excel zieht diese freien Tage dann ab.
Summen werden doppelt unterstrichen – das lernte man früher schon in der Schule. Ein Problem beim normalen doppelten Unterstreichen ist allerdings: Buchstaben mit Unterlängen werden angeschnitten und sind daher schlechter erkennbar. Besser zu sehen ist die Unterstreichung einer Summe, wenn sie mit einer speziellen Formatierung ausgestattet wird.
Um eine Zelle in Microsoft Excel 2016 kaufmännisch zu unterstreichen, geht man wie folgt vor:
Zunächst mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit der Summe klicken.
Nun den Eintrag Zellen formatieren aufrufen oder im Menü auf Format, Zellen… klicken.
Jetzt zum Tab Schrift wechseln.
Hier bei Unterstreichung (Windows) bzw. bei Unterstrichen (Mac) die Option Doppelt (Buchhaltung) markieren und mit OK bestätigen.
Mit Microsoft Excel lassen sich nicht nur einfache Berechnungen und Daten-Tabellen bearbeiten, sondern auch komplexe Kalkulationen ausführen. Auch das Erstellen von Berichten ist kein Problem. Besser sehen die verarbeiteten Daten allerdings aus, wenn eine ansprechende Vorlage verwendet wurde. Hier bietet Microsoft Excel schon von Haus aus einiges an.
Eine Auswahl häufig genutzter Vorlagen für neue Excel-Tabellen bietet das Programm schon direkt nach dem Start an. Falls man bereits ein Dokument geöffnet hat und jetzt eine neue Tabelle erstellen möchte, genügen Klicks auf Datei, Neu. Hier erscheint die gleiche Ansicht wie beim Start des Programms.
Weitere Vorlagen für Excel-Arbeitsmappen können abgerufen werden, indem entweder ganz oben ein Suchbegriff eingetippt wird. Alternativ kann auch direkt unterhalb des Suchfelds auf einen der vorgeschlagenen Kategorie-Begriffe geklickt werden. Abschließend erscheinen passende Vorlagen, die Microsoft mit einem Blick von der Excel-Homepage herunterladen und im Programm als neue Tabelle öffnen kann.
Wer tagtäglich in Microsoft Office mit Tabellen arbeitet, kennt sicher jede Menge Abkürzungen, um Funktionen schneller aufzurufen. Hier stellen wir vier wichtige, aber oft ungenutzte Tastenkürzel vor, die mit der [Strg]-Taste funktionieren.
[Strg]+[Bild oben] Enthält eine Excel-Arbeitsmappe mehrere einzelne Tabellen (Blätter), lässt sich mit dieser Kombination zwischen den einzelnen Blättern navigieren.
[Strg]+[Umschalt]+[Doppelpunkt] Oft müssen in Tabellen und Aufstellungen Datum und Uhrzeit eingefügt werden. Dieses Kürzel fügt die aktuelle Uhrzeit hinzu.
[Strg]+[Punkt] Ähnlich wie oben, nur wird hier das Datum eingefügt.
[Strg]+[F1] Hiermit lässt sich das Menüband zusammenfalten, was mehr Platz auf dem Monitor ergibt.
Werden bestimmte Spalten oder Zeilen einer Excel-Tabelle nicht benötigt, kann man sie ausblenden. Kopiert man Daten aus einer Tabelle, werden diese unsichtbaren Zellen aber mit kopiert. Wer das nicht will, muss einen Trick anwenden.
Am einfachsten geht das über ein Tastatur-Kürzel. Dabei wird der Bereich, der kopiert werden soll, zunächst markiert, also ausgewählt. Nun gleichzeitig [Alt]+[Umschalt]+[Komma] drücken. Der weiße Rahmen zeigt an, dass nur die sichtbaren Zellen ausgewählt sind. Die lassen sich dann über [Strg]+[C] ganz einfach kopieren.
Wer die Maus bevorzugt, markiert ebenfalls zunächst den gewünschten Bereich. Im Menü dann auf Start klicken und bei den Suchen-/Ersetzen-Funktionen den Befehl Gehe zu aufrufen. In der Liste der Optionen dann den Eintrag Nur sichtbare Zellen auswählen, fertig.
Wer viel mit Tabellen arbeitet, weiß die Tastatur-Abkürzungen in Microsoft Excel zu schätzen. Auch das Auswählen von Zellen geht mit der Tastatur viel schneller. Bei Rechnungen und anderen Listen muss zum Beispiel oft eine ganze Zeile markiert werden.
Mit der Maus müsste man jetzt links auf die Nummerierung der jeweiligen Zeile klicken, die markiert werden soll. Schneller geht’s per Tastatur: Wer die Zeile auswählen möchte, in der gerade der Cursor steht, drückt einfach gleichzeitig auf [Umschalt]+[Leertaste].
Tipp: Damit dieses Tastatur-Kürzel funktioniert, darf sich Excel nicht gerade im Modus zur Bearbeitung der Zell-Inhalte oder Texte befinden.
Zellen sind immer zu klein – das gilt nicht nur im Knast, sondern auch für Excel-Tabellen. Wenn der Text zu breit wird und die Nachbar-Zelle leer ist, bleiben die Inhalte ja sichtbar. Werden aber innerhalb einer Zelle mehrere Zeilen benötigt, muss man einen Trick anwenden.
Wer sich auch mit Word auskennt, weiß: Durch Drücken von [Umschalt]+[Enter] wird ein neuer Zeilen-Umbruch eingefügt. In Excel wandert der Cursor dadurch aber nur eine Zelle nach oben.
Wer innerhalb einer Excel-Zelle eine neue Zeile eingeben möchte, drückt eine andere Tasten-Kombination, und zwar [Alt]+[Enter]. Dadurch lassen sich zum Beispiel Listen bequem in eine Zelle eingeben, die keine eigene Zeile erhalten sollen.
Mit passender Formatierung wird auch eine sonst langweilige Tabelle schnell ansprechend und interessant. Nur gerade bei vielen Zellen ist es schwierig, wenn man später eine bestimmte Formatierung ändern will. Es sei denn, man nutzt dafür die Ersetzen-Funktion.
Neben Zell-Inhalten lassen sich in Excel nämlich auch Formate ersetzen. Das geht wie folgt:
Zuerst die betreffende Excel-Tabelle öffnen.
Jetzt im Menü auf Start und dann ganz rechts auf Suchen und Auswählen, Ersetzen… klicken.
Nun durch Klick auf Optionen >> die erweiterten Funktionen für die Ersetzung aufrufen.
Daraufhin erscheint hinter dem Such- und dem Ersetzen-Feld jeweils ein Format-Button. Ein Klick darauf lässt den Benutzer das gewünschte Format definieren, das gesucht bzw. ersetzt werden soll.
