Wie in jedem anderen Office-Programm lassen sich auch in Excel Links setzen. Die können aber nicht nur auf Websites verweisen, sondern auch auf interne Bereiche – bei Excel zum Beispiel auf ein anderes Blatt innerhalb der gleichen Arbeits-Mappe.
Um in einer Excel-Tabelle einen internen Link zu erzeugen, geht man wie folgt vor:
Zuerst die betreffende Tabelle in Excel öffnen. Im Beispiel nutzen wir dazu Excel 2016.
Darauf achten, dass mindestens zwei Blätter in der Tabelle vorhanden sind.
Jetzt mit der rechten Maustaste auf das Element klicken, das in Zukunft anklickbar sein soll.
Im Kontext-Menü findet sich unter anderem auch die Funktion namens Link…
Auf der linken Seite dann bei Link zu den Bereich Aktuelles Dokument auswählen.
Dann die gewünschte Zelle manuell eingeben oder eine der benannten Zellen aus der Liste markieren.
Wenn es um die Auswertung langer Zahlen-Reihen geht, ist Microsoft Excel unschlagbar. Denn mit einem Diagramm sind die Zusammenhänge viel einfacher zu erkennen. Doch nicht jeder hat Excel. Deswegen lassen sich Excel-Diagramme auch als PDF exportieren.
Um ein Diagramm, das innerhalb einer Excel-Tabelle erscheint und auf deren Daten basiert, als separates PDF-Dokument zu speichern, führt man die folgenden Schritte aus:
Als Erstes die betreffende Excel-Tabelle öffnen.
Jetzt per Klick das Diagramm markieren, das exportiert werden soll.
Nun auf Datei, Speichern unter klicken.
Nach der Auswahl des gewünschten Ordners unbedingt noch als Datei-Typ PDF auswählen.
Manchmal müssen Excel-Tabellen über die Druck-Funktion zu Papier gebracht werden. Wie sie dabei aussehen und ob das Layout stimmt, lässt sich leicht herausfinden.
Dazu gibt es in Excel – wie auch in Word – das Seiten-Layout. In dieser Ansicht wird ein Tabellen-Blatt so dargestellt, wie es ausgedruckt würde, und zwar inklusive der Seiten-Ränder.
Über das Seiten-Layout hat der Nutzer direkten Zugriff auf die Kopfzeilen, die mitgedruckt werden. Zudem lässt sich sofort erkennen, welche Spalten und Zeilen auf welchem Blatt Papier landen. Da sich die Inhalte auch in dieser Ansicht einer Excel-Tabelle bearbeiten lassen, können bei Bedarf Änderungen vorgenommen werden, um das gewünschte Layout zu erzielen.
In Excel-Formeln können Werte für Formeln aus anderen Zellen übernommen werden. Soll die Formel dann manuell in die Zellen darunter übertragen werden, dauert das viel zu lange. Das geht auch einfacher.
Über das Kästchen in der Ecke der Zelle kann die Formel ja in die darunter oder daneben liegenden Zellen übernommen werden, indem das Kästchen mit der Maus nach unten oder rechts gezogen wird.
Noch einfacher klappt das Kopieren der Formel, indem das Markier-Kästchen nicht per Drag-and-Drop gezogen, sondern einfach doppelt darauf geklickt wird. Excel erkennt dann, in welchen Zeilen darunter oder Spalten daneben noch Daten stehen, und überträgt die Formel automatisch bis zur letzten Zeile oder Spalte.
Klickt man doppelt auf eine Excel-Datei, sollte sie sich direkt in Excel öffnen. Manchmal klappt das aber nicht – entweder Excel startet nicht, oder das Fenster bleibt einfach leer. In diesem Fall kann man eine von zwei Reparaturen versuchen.
Zunächst die Datei-Typen reparieren, sodass Excel-Dateien auch wieder mit Excel geöffnet werden. Dazu in das Such-Feld von Cortana klicken und dann den Begriff control eintippen. Hier auf das Ergebnis System-Steuerung und dann auf Programme, Standard-Programme, Standard-Programme festlegen klicken. Nach dem Laden der Liste wählt man links den Eintrag Excel 2016 aus und klickt dann rechts auf Dieses Programm als Standard festlegen.
Die zweite Reparatur kümmert sich um Office selbst. Zuerst in den Windows-Einstellungen zum Bereich System, Apps wechseln, in der Liste bei Microsoft Office auf Ändern, Ja klicken und dann die Schnell-Reparatur mit Klick auf Reparieren bestätigen.
Zum Veröffentlichen von Dokumenten im Internet eignet sich das PDF-Format sehr gut. Deswegen ist es auch eins der wenigen Formate, die bei den meisten eMail-Servern nicht im Spam-Ordner landen, sondern zugestellt werden. Möchte man ein Excel-Diagramm weitergeben, sendet man es daher am besten als PDF.
In Microsoft Excel kann man nicht nur eine ganze Tabelle als PDF speichern, sondern auch einzelne Diagramme. Das geht wie folgt:
Zuerst öffnet man die Excel-Datei, aus der ein Diagramm exportiert werden soll.
Jetzt per Maus-Klick das gewünschte Diagramm auswählen (markieren).
Ist nur das Diagramm markiert, klickt man danach oben links auf Datei, Speichern unter.
Nun als Datei-Typ PDF auswählen.
Dann noch einen passenden Namen eingeben.
Sobald jetzt auf Speichern geklickt wird, sichert Excel 2016 das Diagramm als PDF-Dokument in dem eingestellten Ordner.
Wer unterwegs arbeiten muss und mit verschiedenen Geräten auf die eigenen Office-Dokumente zugreifen möchte, muss die Dateien nicht manuell abgleichen. Denn Office lässt sich mit dem eigenen Cloud-Account verknüpfen.
Um das Konto von OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint in Microsoft Office einzubinden, geht man wie folgt vor:
Zunächst wird das gewünschte Office-Programm gestartet.
Im Beispiel ist das Microsoft Excel.
Jetzt oben links auf Datei klicken, sodass die Backstage-Ansicht geöffnet wird.
In der linken Spalte wird dann zum Bereich Konto gewechselt. Hinweis: Dieser Bereich ist in Outlook mit Office-Konto beschriftet.
Innerhalb der Rubrik Verbundene Dienste klappt man dann das Feld Dienst hinzufügen auf und wählt dann den Dienst aus, der mit Office verknüpft werden soll.
Nicht immer muss man beim Rechnen in Excel-Tabellen mit allen Nachkomma-Stellen rechnen. Normalerweise rundet Microsoft Excel Zahlen aber nicht automatisch. Die Funktion lässt sich aber auf Wunsch einschalten.
Um alle Zahlen in einer Spalte oder Zeile einer Excel-Tabelle zu runden, öffnet man die entsprechende Datei und markiert dann die Zelle, die Zeile oder die Spalte, deren Werte gerundet werden sollen. Anschließend oben im Menüband zum Tab Start schalten.
Dort finden sich im Bereich Zahlen zwei Schaltflächen, deren Symbole Nachkomma-Stellen darstellen: Der linke Button fügt Dezimalstellen hinzu, mit der rechten Schaltfläche werden die Werte auf eine bestimmte Anzahl Stellen gerundet. Wer diese Funktion mehrmals aufruft, rundet die Werte entsprechend mit mehr oder weniger Dezimalstellen.
