Wer in einer Excel-Datei dieselbe Änderung gleich in mehreren Blättern vornehmen möchte, muss die Tabellenblätter dazu nicht einzeln editieren. Wenn die Tabellen ähnliche oder sogar identische Strukturen haben, klappt die Massen-Bearbeitung in Excel 2016 oder 2013 viel einfacher.
Der Trick besteht darin: Solange mehrere Tabs markiert sind, vollzieht Excel alles, was im ersten Tab geändert wird, gleichzeitig auch in allen anderen markierten Blättern.
Dazu öffnet man die betreffende Excel-Tabelle als Erstes.
Jetzt zum ersten Tabellenblatt umschalten, das geändert werden soll.
Bei gedrückter [Umschalt]-Taste klickt man nun auf die weiteren Tabs der Blätter, die ebenfalls betroffen sein sollen.
Nun die Zelle(n) wie gewünscht ändern.
Schaltet man dann zu den anderen Blättern der Tabelle um, finden sich die soeben gemachten Änderungen dort ebenfalls wieder.
Viele Office-Nutzer erstellen neue Dateien nicht von einer leeren Datei oder mithilfe einer Vorlage, sondern, indem eine bestehende Datei geklont und dann unter einem neuen Namen gespeichert wird. Das Speichern lässt sich aber keinesfalls nur über die Maus und das Datei-Menü steuern, sondern das geht auch per Tastatur.
Mit zwei ganz einfachen Tastenkürzeln gelingt das Speichern jeder Datei ganz einfach:
Soll ein Word-Dokument, eine Excel-Tabelle oder eine PowerPoint-Präsentation unter einem neuen Namen oder in einem anderen Ordner gespeichert werden, genügt ein Druck auf die [F12]-Taste.
Will man eine Datei unter dem gleichen Namen und in demselben Ordner speichern, wo sie bereits abgelegt ist, drückt man stattdessen [Strg]+[S] (merke: „S“ wie „Speichern“).
Im Tabellen-Programm Excel finden sich Funktionen für fast jeden Zweck, damit man daraus Formeln für automatische Berechnungen machen kann. Die Liste der Funktionen kann man aber unmöglich im Kopf behalten. Gut, dass sie sich einfach nachschlagen lässt.
Um eine Liste aller Funktionen samt deren Parametern abzurufen, wird Excel zunächst gestartet.
Dann oben im Menüband zum Tab Formeln umschalten.
Auf der linken Seite folgt nun ein Klick auf die Schaltfläche Funktion einfügen.
Jetzt das Klappfeld Kategorie auswählen auf Alle stellen, sodass in der Liste darunter sämtliche Funktionen aufgeführt werden.
Markiert man in dieser Liste die gesuchte Funktion, erscheint deren Signatur, sprich, die Namen aller Parameter, direkt darunter und die Funktion kann per Mausklick in die Tabelle übernommen werden.
Ist man für eine Weile nicht am Computer, um die Antwort auf eine eMail zu lesen, die man gerade verschickt, kann man die Antworten direkt an jemand anders weiterleiten lassen. Das klappt selbst dann, wenn Outlook nicht geöffnet sein wird, wenn die Antwort eintrifft.
Als Erstes verfasst man in Outlook einen neuen eMail-Entwurf.
Jetzt oben auf Optionen, Direkt antworten auf klicken.
Dann einen Haken setzen bei der Option Antworten senden an und dahinter auf Namen auswählen… klicken.
Danach wird die Person ausgewählt, die die Antwort auf die eMail empfangen soll.
Nach Klick auf Schließen ist die eMail absendebereit. Wenn der Empfänger darauf antwortet, landet die Antwort direkt bei der soeben angegebenen Person.
Komplexe Tabellen bestehen oft aus vielen Spalten, meist finden sich in Arbeitsmappen dann auch mehrere Blätter mit unterschiedlichen Tabellen, die untereinander verknüpft sind. Wer Informationen aus mehreren Tabellenblättern oder von unterschiedlichen Stellen einer Tabelle braucht, navigiert mit der Tastatur viel schneller.
Zum Ändern der Position in der aktuellen Arbeitsmappe stehen in Excel 2016 die folgenden Tastenkürzel zur Verfügung:
[Strg]+[Pos1] navigiert zum Anfang des Tabellenblatts
[Strg]+[Ende] navigiert zur letzten genutzten Zelle in einem Tabellenblatt, also in die unterste verwendete Zelle, in der am weitesten rechts genutzten Spalte
[Strg]+[Bild auf] wechselt in einer Arbeitsmappe zum nächsten Blatt nach links
[Strg]+[Bild ab] wechselt zum nächsten Arbeitsblatt nach rechts
Mit dem baldigen Update für Office 365 führt Microsoft vor allem extra Funktionen für Mobil-Geräte ein. Zum Beispiel lassen sich dann auch auf Windows-Tablets und Phablets Dokumente mit Freihand-Notizen, Zeichnungen oder Markierungen mit Finger oder Stift vervollständigen, wie es auch auf dem iPad bereits möglich ist.
Neu ist auch die Option, auf Windows-Mobil-Geräten Office-Dateien ans Start-Menü anzuheften.
Die digitalen Notiz- und Zeichen-Werkzeuge in den Mobil-Versionen von Word, Excel anderen Microsoft Office 365-Programmen stehen erstmal nur für Office-Insider zur Verfügung.
Wann alle Otto-Normal-Kunden diese ausprobieren dürfen,
steht noch nicht fest.
Nutzer eines Office 365-Abos können nicht nur über das Web auf ihr Postfach zugreifen, sondern auch bequem vom Desktop aus – mit Microsoft Outlook. Hier steht, wie man den Zugriff einrichtet.
Tipp: Wer Office 365 Business genutzt, muss man zuerst ein paar Vorbereitungen treffen, bevor Outlook sich für das Office 365-Konto einrichten lässt.
Nun als Erstes Outlook öffnen.
Ist jetzt der Assistent zur automatischen Einrichtung sichtbar, klickt man zweimal auf Weiter. Ansonsten, oder wenn schon ein anderes Konto eingerichtet war, wird oben links auf Datei, Konto hinzufügen geklickt.
Jetzt noch den eigenen Namen, die eMail-Adresse und das zugehörige Kennwort eintippen. Beim Klicken auf Weiter versucht Outlook dann automatisch, die richtigen Einstellungen zu ermitteln, und richtet das Konto dann automatisch ein.
Wer eMails von vielen verschiedenen Absendern erhält, verbringt womöglich jeden Tag viel Zeit mit dem ordentlichen Einsortieren der Nachrichten in die zugehörigen Archiv-Ordner. Doch es geht auch einfacher. Denn Outlook kann mit Regeln eMails automatisch bearbeiten.
Der Regel-Assistent hilft beim Entwurf von Regeln zum Verwalten von Nachrichten. Regeln können in zwei Kategorien unterteilt werden: Organisation und Benachrichtigung.
Der Regel-Assistent enthält Vorlagen für die am häufigsten verwendeten Regeln, beispielsweise die folgenden:
Den Überblick behalten – Hierbei handelt es sich um Regeln, mit denen der Nutzer Nachrichten ablegen und nachverfolgen kann. Beispielsweise kann man eine Regel für Nachrichten von einem bestimmten Absender, etwa von Jörg Schieb, mit dem Wort Newsletter in der Betreffzeile zur Nachverfolgung kennzeichnen, als Newsletter kategorisieren und in einen Ordner namens „Newsletter von Jörg“ verschieben.
Auf dem Laufenden bleiben – Diese Regeln benachrichtigen den Nutzer, wenn eine bestimmte Nachricht eintrifft. So lässt sich zum Beispiel eine bestimmte Regel erstellen, die automatisch eine Nachricht an ein mobiles Gerät sendet, wenn man eine Nachricht von einem Familienmitglied bekommt.
Regel ohne Vorlage erstellen – Hierbei handelt es sich um Regeln, die ohne eine Regelvorlage erstellt und ganz nach den eigenen Anforderungen angepasst werden können.
