Zur Planung eines Meetings muss man oft im Outlook-Kalender graben, um herauszufinden, wann jeder Zeit hat. Mit FindTime wird das einfacher.
FindTime ist ein Add-On für Office-365-Nutzer. Zur Einrichtung braucht man mindestens Outlook 2013. Das Programm zuerst beenden. Dann auf https://findtime.microsoft.com/ gehen und dort auf den Install-Button klicken. Anschließend mit dem Office 365-Account anmelden.
Nach der Installation Outlook starten und eine neue Nachricht verfassen. Dann oben auf Apps für Office klicken und FindTime markieren. Nötigenfalls über Datei, Office-Konto, Konto wechseln mit dem Office 365-Account anmelden. Zum Schluss auf Link Now klicken und erneut anmelden – fertig.
FindTime sucht dann nach passenden Zeiten. Die Länge des geplanten Meetings wählt man aus der Liste aus. Das Meeting kann dann nach Verfügbarkeit oder Zeit geplant werden.
Wer jeden Tag unzählige eMails bekommt, die meisten aber als Newsletter oder irgendeine Art von Mitteilung aussortiert, kann sich das Leben einfacher machen. In Office 365 gibt es dazu die Funktion „Clutter“. Sie kümmert sich automatisch um das Filtern des Posteingangs.
Die Funktion „Clutter“ verschiebt Nachrichten mit niedriger Priorität aus dem Posteingang, sodass man ihn problemlos auf wichtige Nachrichten durchgehen kann. „Clutter“ analysiert die eMail-Gewohnheiten des Nutzers und bestimmt aufgrund seines Verhaltens in der Vergangenheit die Nachrichten, die man in der Regel ignoriert. Anschließend werden diese Nachrichten in den Ordner „Clutter“ verschoben, in dem man sie zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen kann.
Die Funktion lässt sich in Outlook im Web unter Einstellungen, Optionen aktivieren. Anschließend zum Bereich eMail, Automatische Verarbeitung, Clutter umschalten. Dort die Option Als Clutter identifizierte Elemente trennen auswählen und dann mit Speichern bestätigen.
Wer ein Word-Dokument erhalten hat und die darin eingebetteten Bilder als separate Bild-Dateien benötigt, muss nicht unbedingt den Weg über die Zwischenablage wählen. Das geht auch einfacher.
Um eine Grafik aus einem Word-Dokument wieder als Bild zu speichern, geht man wie folgt vor:
Zuerst wird das betreffende Word-Dokument per Doppelklick geöffnet.
Jetzt an die Stelle scrollen, wo das Bild zu sehen ist.
Nun mit der rechten Maustaste auf die Grafik klicken, sodass das Kontextmenü erscheint.
Hier findet sich unter anderem auch ein Eintrag namens Als Bild speichern…
Beim Aufrufen erscheint ein Dialogfeld und fragt nach dem Pfad, wo das Bild auf der Festplatte abgespeichert werden soll.
OneNote ist ein praktisches Notiz-Tool, das von jedermann kostenlos genutzt werden kann – in Windows, am Mac und unterwegs auf dem Smartphone. Mit OneNote lassen sich nicht nur Texte und Bilder erfassen, sondern auch Audio – etwa von einem Live-Event oder einer Besprechung.
In OneNote fügt man Audio wie folgt ein:
Als Erstes oben im Menüband zum Einfügen-Tab schalten und dann auf die Schaltfläche Audio aufzeichnen klickt.
Jetzt beginnt die Aufnahme. Oben unter Audio und Video, Wiedergabe lässt sich die Länge der Aufzeichnung überwachen.
Zum Schluss auf Stopp klicken.
Der aufgezeichnete Sound lässt sich abspielen, wenn man mit der Maus auf die Datei zeigt und dann auf Wiedergabe klickt.
Wer ein Dokument nicht in der Cloud speichern, sondern per eMail an einen Freund oder Kollegen verschicken möchte, muss es nicht erst umständlich auf der Festplatte speichern und die Datei dann manuell an einen Entwurf anhängen. Das geht auch einfacher.
Office-Dateien aus Word, Excel und PowerPoint lassen sich am Mac mit nur drei Klicks als PDF per eMail senden:
Zuerst wird das gewünschte Dokument, die Tabelle oder die Präsentation im zugehörigen Office-Programm geöffnet.
Jetzt oben rechts auf den Button in der Ecke (Person mit Plus-Zeichen) klicken.
Dann im Menü Anlage senden, PDF auswählen.
Damit öffnet sich automatisch eine neue Nachricht und man muss nur noch Empfänger sowie Betreff eingeben.
Werden seltene Schriften in einer PowerPoint-Präsentation genutzt, sollte man diese einbetten. Das verhindert, dass die Optik auf einem anderen Computer ganz anders wirkt.
Hier die nötigen Schritte, um Schriften in eine PowerPoint-Präsentation einzubetten:
Als Erstes öffnet man die Optionen. Dazu oben auf Datei, Optionen klicken.
Jetzt zum Bereich Speichern wechseln.
Nun wird das Kästchen Schriftarten in der Datei einbetten aktiviert.
Dann unten mit OK bestätigen.
Die Präsentations-Datei nun speichern.
Tipp: Am besten schaltet man das Einbetten von Schriften erst ein, bevor die Präsentation weitergegeben wird. Sonst wird sie nur unnötig groß.
Wenn man Word, Excel oder PowerPoint 2016 am Mac startet, erscheint ein Fenster, mit dem sich Dokumente schnell wieder öffnen lassen, die man kürzlich bearbeitet hat. Liegt die Bearbeitung dann doch schon einige Zeit zurück oder hat man sehr viele Dateien geöffnet, gibt es einen Trick, mit dem man das gewünschte Dokument schneller finden kann.
Dazu startet man das betreffende Office-Programm zunächst. Anschließend im Öffnen-Dialog, der automatisch angezeigt wird, einen Blick in die rechte obere Ecke werfen. Hier ist nämlich ein Suchfeld zu sehen.
Nun einfach einen Teil des Dateinamens der gesuchten Office-Datei eintippen. Damit werden die zuletzt geöffneten Dokumente für den eingegebenen Begriff gefiltert. So findet man die gesuchte Datei schneller in der ansonsten langen Liste.
Über die Zuschneiden-Funktion in Word lassen sich unerwünschte Teile von Bildern und Fotos schnell entfernen. Die unsichtbaren Bild-Teile werden dabei allerdings nicht gelöscht. Dazu muss man einen zusätzlichen Schritt ausführen.
