OneNote ist ein praktisches Notiz-Tool, das von jedermann kostenlos genutzt werden kann – in Windows, am Mac und unterwegs auf dem Smartphone. Mit OneNote lassen sich nicht nur Texte und Bilder erfassen, sondern auch Audio – etwa von einem Live-Event, einer Besprechung oder einem wichtigen Gespräch, das ihr später auswerten möchtet.
Die Audio-Aufzeichnung in OneNote ist besonders praktisch, weil sie direkt in eure Notizen integriert wird und mit euren geschriebenen Inhalten verknüpft werden kann. So könnt ihr parallel zum Gespräch mitschreiben und habt trotzdem die komplette Audio-Version als Backup.
In OneNote fügt man Audio wie folgt ein:
- Als Erstes oben im Menüband zum Einfügen-Tab schalten und dann auf die Schaltfläche Audio aufzeichnen klickt.
- Jetzt beginnt die Aufnahme. Oben unter Audio und Video, Wiedergabe lässt sich die Länge der Aufzeichnung überwachen.
- Zum Schluss auf Stopp klicken.
Der aufgezeichnete Sound lässt sich abspielen, wenn man mit der Maus auf die Datei zeigt und dann auf Wiedergabe klickt.
Neue Features und Verbesserungen 2026
Microsoft hat OneNote in den letzten Jahren erheblich aufgebohrt. Die wichtigsten Neuerungen bei der Audio-Aufzeichnung:
KI-gestützte Transkription: OneNote kann eure Audio-Aufnahmen automatisch in Text umwandeln. Die Transkription läuft über Microsofts Azure-KI und funktioniert in über 30 Sprachen. Ihr findet die Option direkt nach der Aufnahme unter „Transkribieren“. Besonders praktisch: Die KI erkennt verschiedene Sprecher und kann sogar Fachbegriffe korrekt zuordnen.
Verbesserte Synchronisation: Audio-Dateien werden jetzt deutlich schneller zwischen euren Geräten synchronisiert. Microsoft hat die Komprimierung optimiert, sodass auch längere Aufnahmen problemlos auf allen Plattformen verfügbar sind.
Smart-Suche in Audio: Ihr könnt jetzt direkt in euren Audio-Aufnahmen suchen – sowohl nach transkribierten Inhalten als auch nach Gesprächspartnern. OneNote durchsucht automatisch alle Metadaten und Transkripte.
Mobile Verbesserungen
Auf Smartphones und Tablets hat Microsoft die Audio-Funktionen stark ausgebaut:
- Hintergrund-Aufnahme: OneNote läuft jetzt zuverlässig im Hintergrund weiter, auch wenn ihr andere Apps öffnet
- Noise-Cancelling: Störgeräusche werden automatisch herausgefiltert
- Qualitätseinstellungen: Ihr könnt zwischen verschiedenen Aufnahmequalitäten wählen – von platzsparender Sprachqualität bis hin zu Hi-Fi für Musikaufnahmen
Integration mit Microsoft 365
Besonders interessant für Business-Nutzer: OneNote-Audio lässt sich nahtlos mit anderen Microsoft-Tools verknüpfen:
- Teams-Integration: Audio-Notizen aus Teams-Meetings landen automatisch in euren OneNote-Arbeitsbereichen
- Outlook-Verknüpfung: Besprechungsnotizen mit Audio werden direkt an entsprechende E-Mail-Threads angehängt
- SharePoint-Sync: In Unternehmen werden Audio-Dateien automatisch in SharePoint archiviert
Tipps für bessere Audio-Aufnahmen
Damit eure OneNote-Aufnahmen optimal werden:
Mikrofon-Setup: Nutzt wenn möglich ein externes Mikrofon oder Headset. Die internen Notebook-Mikrofone sind oft zu schwach für längere Aufzeichnungen.
Raumakustik beachten: Vermeidet Räume mit starkem Echo. Kleine Räume mit Teppich oder Vorhängen sind ideal.
Dateigröße im Blick behalten: Längere Aufnahmen können schnell mehrere Hundert Megabyte groß werden. OneNote komprimiert zwar automatisch, aber bei begrenztem Cloud-Speicher solltet ihr regelmäßig aufräumen.
Backup-Strategie: Wichtige Audio-Aufnahmen solltet ihr zusätzlich lokal sichern. OneNote ist zwar sehr zuverlässig, aber bei kritischen Inhalten ist Redundanz sinnvoll.
Rechtliche Aspekte
Wichtig: Informiert alle Gesprächspartner vor einer Aufnahme. In Deutschland ist die heimliche Aufzeichnung von Gesprächen rechtlich problematisch. Bei geschäftlichen Terminen gehört die Aufzeichnungserlaubnis mittlerweile zum Standard, aber fragt sicherheitshalber nach.
Alternative Tools
Während OneNote für die meisten Anwendungsfälle völlig ausreicht, gibt es spezialisierte Alternativen:
- Otter.ai: Bessere Transkription, aber kostenpflichtig
- Notion: Ähnliche Funktionen, andere Benutzeroberfläche
- Obsidian: Für Power-User mit besonderen Anforderungen
OneNote bleibt aber die beste Wahl, wenn ihr bereits im Microsoft-Ökosystem arbeitet. Die nahtlose Integration und die kostenlosen Features sind schwer zu schlagen.
Zuletzt aktualisiert am 10.04.2026
