Word-Dokumente müssen nicht langweilig sein. Wer von einem Dokument aus auf andere Dokumente im Netzwerk oder auf Webseiten verweisen will, kann das durch Einfügen von Links in den Text. Auch der Text selbst kann rechts, zentriert oder links ausgerichtet sein.
Beide Funktionen – das Einfügen von Links und die Ausrichtung eines Absatzes auf der linken Seite – sind über Tastenkürzel erreichbar:
[Strg]+[K] in Word für Windows bzw. [command]+[K] am Mac fügt einen neuen Hyperlink ein.
[Strg]+[L][command]+[L] setzt den aktuellen Absatz links.
Für besonders wichtige Stellen in einem Text hat Word die Markier-Funktion. Damit lassen sich Wörter oder auch ganze Absätze anstreichen, also farblich hinterlegen. Das sieht ähnlich aus wie bei einem Text-Marker auf Papier. Wird die Markierung später nicht mehr benötigt, kann sie leicht wieder entfernt werden.
Um die Hintergrund-Farbe in Word zu entfernen, wird die Passage zunächst markiert.
Jetzt oben im Menü auf Start klicken.
In der Nähe der Einstellung für die Größe der Schrift ist auch ein Symbol mit einem Markierer zu sehen.
Daneben auf den Pfeil nach unten klicken und die transparente Farbe auswählen.
Während der Arbeit an einem Dokument in Word fällt einem nicht selten erst später auf, dass ein bestimmtes Wort oder ein Ausdruck durch einen anderen ersetzt werden muss. In Word steht deswegen eine praktische Suchen- und Ersetzen-Funktion bereit. Die lässt sich direkt per Tastatur bedienen.
Hier die wichtigsten Tasten-Kürzel zum Suchen und Ersetzen von Text in Microsoft Word:
[Strg]+[F] sucht einen Text und markiert die Stellen, an denen er vorkommt.
Mit [Strg]+[G] kann schnell eine bestimmte Seite oder ein anderes Objekt aufgerufen werden. „Gehe zu“ nennt Microsoft diese Schnell-Navigation.
Über [Strg]+[H] lassen sich Absätze, Text, Bilder und sogar Formatierungen schnell und effektiv automatisch ersetzen.
Tipp: Diese Tasten sind leicht zu merken: F, G und H – wie im Alphabet.
Ist ein Text sehr technisch und enthält daher viele englische Wörter, kommt Word schon mal durcheinander. Dann wird die Sprache automatisch umgestellt. Das lässt sich aber schnell reparieren.
Am einfachsten kann die aktive Sprache für ein Word-Dokument wie folgt korrigiert werden:
Zuerst das Dokument öffnen, falls noch nicht geschehen.
Jetzt gleichzeitig [Strg]+[A] (Windows) oder [Cmd]+[A] (Mac) drücken. Dadurch wird der gesamte Text und weitere Inhalte der Datei markiert.
Nun unten in der Leiste auf die aktuell eingestellte Sprache klicken, zum Beispiel „Englisch (USA)“.
In der Liste dann auf Deutsch doppelklicken – fertig!
Wer viel Text schreibt, freut sich immer über Wege, wie das schneller klappt.
Profis nutzen dafür ein Hilfsmittel: Software zum Diktieren.
Als Windows-Nutzer gibt es die Möglichkeit, das Programm Dragon NaturallySpeaking von Nuance einzusetzen. Damit lässt sich das Programm mit der eigenen Stimme trainieren. Das führt zu einer genaueren Erkennung des Diktierten.
Und falls sich doch einmal Fehler einschleichen, können diese über spezielle Sprach-Befehle direkt korrigiert werden. So muss man auch dafür nicht zur Tastatur greifen.
Am Mac geht es sogar noch einfacher: Nachdem hier die Diktat-Funktion in den System-Einstellungen aktiviert wurde, genügt das zweimalige Drücken der [fn]-Taste, um in jedem beliebigen Programm diktieren zu können.
In Word lassen sich nicht nur normale Texte verfassen, sondern auch ganze Bücher oder eBooks. In diesem Fall werden die Seiten oft auf der Vorder- und der Rückseite bedruckt. Dazu gibt es in Word eine besondere, zweiseitige Ansicht.
Mit dieser Ansicht hat man statt einer einzelnen Seite immer eine Doppel-Seite im Blick. Um in einem Word-Dokument zwei Seiten gleichzeitig auf dem Monitor zu sehen, geht man wie folgt vor:
Zuerst wird das gewünschte Word-Dokument geöffnet.
Dann oben im Menü zum Tab Ansicht umschalten.
Dort findet sich ein Button, der mit Mehrere Seiten beschriftet ist.
Ein Klick darauf passt den Zoom so an, dass zwei Seiten nebeneinander auf dem Bildschirm angezeigt werden können.
Mit Tabellen lassen sich Zahlen und andere Infos in einem Dokument vom Leser oft leichter erfassen als im normalen Text. Das Problem: Nicht jeder hat Zeit, eine Tabelle in Word ansprechend zu formatieren.
Um Tabellen in Word schnell perfekt aussehen zu lassen, greift man am besten auf die fertigen Format-Vorlagen zurück. Die sind in Word schon eingebaut. Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
Zunächst eine neue Tabelle in Word einfügen. Die sieht zu Beginn ziemlich langweilig aus.
Das ändert sich, wenn oben im Menü auf Tabellen-Layout geklickt wird.
Dann erscheint ein Vorschau-Feld mit vielen Designs. Auf dieses Feld wird mit der Maus gezeigt.
Jetzt lässt es sich durch Klick auf den Pfeil nach unten aufklappen. Noch mehr Designs in vielen schicken Farben erscheinen.
Nun das gewünschte Design auswählen. Per Klick wird es für die aktuell ausgewählte Tabelle übernommen.
In Word gibt es nummerierte Listen und Aufzählungen, etwa mit Strichen oder Punkten vor den einzelnen Einträgen. Das ist auf die Dauer aber langweilig. Mit wenigen Klicks lässt sich da schnell für Abwechslung sorgen.
Um interessantere Aufzählungs-Zeichen in Word zu nutzen, geht man wie folgt vor:
Als Erstes das betreffende Dokument öffnen, etwa, indem man es doppelt anklickt.
Jetzt die Absätze markieren, die als Aufzählung formatiert werden sollen.
Nun oben im Menü zum Tab Start wechseln.
Über den kleinen Pfeil, der sich neben dem Button für Aufzählungen befindet, erscheint ein Aufklapp-Menü.
In diesem Menü einfach das gewünschte Aufzählungs-Zeichen auswählen.
Findet sich das gewünschte Zeichen nicht in der Liste, klickt man darunter auf Neues Aufzählungs-Zeichen definieren… und wählt dann das passende Zeichen aus der Liste aus.
