29.11.2016 | Office
Um eine Verbindung zwischen zwei Elementen herzustellen, die logisch zusammenhängen – etwa einer Illustration und ihrer Beschreibung –, eignen sich Pfeile besonders gut. Die lassen sich auch direkt als Form in ein Word-Dokument oder eine PowerPoint-Präsentation einfügen. Pfeile müssen auch nicht immer schnurgerade sein.
Alternativ zu den langweiligen geraden Pfeilen gibt es in Microsoft Office nämlich auch eine Option, mit der sich gekrümmte Pfeile ganz leicht integrieren lassen. Das geht wie folgt:
- Zuerst das betreffende Dokument oder die Präsentation aufrufen.
- Jetzt oben im Menü auf Einfügen klicken und dann in der Rubrik Formen das Pfeil-Symbol markieren.
- Nun auf der Dokument-Fläche den gewünschten Pfeil mit der Maus aufziehen.
- Dann mit der rechten Maustaste auf den noch geraden Pfeil klicken und im Menü einen Haken bei Verbindungs-Typen, Gekrümmte Verbindung setzen.
- Über das Element in der Mitte des Pfeils lässt sich jetzt die Art der Krümmung per Drag-and-Drop anpassen.
25.10.2016 | Office
Werden in einem Word-Dokument Grafiken nicht direkt eingefügt, sondern über ein Feld verknüpft, können sie später nicht immer korrekt geladen werden. Ebenso sind auch andere Felder, etwa für ein automatisches Datum oder eine Seiten-Zahl, nicht immer richtig. Mit einem Trick lassen sich alle Felder einer Datei automatisch auf den neuesten Stand bringen.
Hier die nötigen Schritte im Einzelnen:
- Zunächst wird das entsprechende Word-Dokument geöffnet.
- Jetzt gleichzeitig auf [Strg]+[A] (Windows) oder [Cmd]+[A] (Mac) drücken. Dadurch wird der gesamte Inhalt der Datei markiert.
- Nun auf [F9] (Windows) oder [fn]+[F9] (Mac) drücken. Dadurch werden alle markierten Felder aktualisiert.
12.10.2016 | Office
Die meisten verwenden die Text-Verarbeitung Microsoft Word zum Bearbeiten von Dokumenten, Rechnungen oder auch Briefen. Allerdings steckt in diesem Programm viel mehr als nur die Funktion zum Erfassen, Speichern und Ausdrucken von Text-Seiten. Publikationen lassen sich in Word unter anderem durch Illustrationen auflockern.
Oft genügt schon ein einziges Sonder-Zeichen, etwa eine Musik-Note oder auch ein Paragrafen-Zeichen. Diese Symbole sind in jedem Word-Dokument nur wenige Maus-Klicks entfernt. Hier die nötigen Schritte, mit denen sich Sonder-Zeichen in ein Dokument einfügen lassen:
- Zunächst die Text-Marke an die Stelle setzen, an der das Symbol erscheinen soll.
- Jetzt folgt ein Klick auf Einfügen, Symbol.
In dem erscheinenden Dialogfeld kann nun das gewünschte Zeichen herausgesucht und durch Klick auf den Einfügen-Button in das Text-Dokument übernommen werden.
In Word und seiner Liste der Symbole sind längst nicht alle Zeichen enthalten, die es im Unicode-Standard gibt. Durch eine Recherche im Internet unter dem Stichwort Unicode-Tabelle lassen sich schnell umfangreiche Listen mit Illustrationen in Zeichen-Form finden und deren zugehöriger Code übernehmen.
12.09.2016 | Office
Word ist in quasi jedem Büro ein Programm von entscheidender Wichtigkeit. Liegt mit Word ein Fehler vor, kann das schlimme Folgen haben – etwa, wenn Rechnungen nicht versendet werden können. Mit einem Trick lässt sich Word meist doch noch starten.
Startet Word nicht, kann das entweder am Programm selbst liegen. Viel wahrscheinlicher ist allerdings, dass ein Problem mit einem installierten Add-On, also einer Erweiterung vorliegt.
In diesem Fall startet man Word am besten im Abgesicherten Modus (nicht zu verwechseln mit dem Abgesicherten Modus von Windows selbst). Dazu im Explorer zum Ordner C:\Programme (x86) wechseln, hier den Ordner Microsoft Office öffnen. Anschließend eventuell zum Unter-Ordner root\Office16 wechseln.
Nun gleichzeitig [Win]+[R] drücken, den Inhalt des kleinen Text-Felds löschen und aus dem Explorer die Datei winword.exe in das Text-Feld ziehen. Danach ans Ende des Pfads gehen, ein Leerzeichen und den Parameter /safe anfügen. Zum Schluss auf OK klicken.
12.09.2016 | Office
Manchmal bekommt man ein Word-Dokument, in dem sich neben jeder Menge Text auch viele Grafiken befinden. Klar, man könnte jetzt jede manuell anklicken und sie als Datei speichern. Mit einem Trick geht das aber viel schneller.
Dazu exportiert man das jeweilige Word-Dokument zunächst als Webseite. Ja, richtig gehört: Speichert man den Text und die Bilder als Webseite, werden die Daten voneinander getrennt – der Text landet in einer HTML-Datei, während die Bilder separat als Bild-Dateien abgespeichert werden.
Also zuerst das Word-Dokument öffnen, dann auf Datei, Speichern unter klicken und als Typ Webseite (vollständig) auswählen. Anschließend findet sich neben der gespeicherten Datei auch ein gleichnamiger Ordner, in dem sich die gesuchten Bilder alle einzeln finden. So hat man jede Menge Zeit gespart.
25.08.2016 | Office
Wer massig Dokumente erstellen möchte, aber alle mit anderen Empfänger-Namen, nutzt am besten die Serienbrief-Funktion von Word. Damit lassen sich zum Beispiel Einladungen erstellen. Dazu braucht es ein Haupt-Dokument und die Quelle der Daten.
Zuerst ein leeres Dokument erstellen und auf Sendungen, Seriendruck starten, Seriendruck-Assistent klicken. Dann die Option Briefe markieren und mit Weiter bestätigen. Jetzt das aktuelle Dokument als Start-Dokument auswählen, dann wieder auf Weiter klicken.
Nun die gewünschte Quelle der Daten einstellen, etwa Access oder Excel. Man kann auch eine neue Liste eingeben, auf Erstellen klicken und die Daten eingeben. Passen die Spalten nicht, können sie dann mit Spalten anpassen bearbeitet werden. Stehen die Quellen-Daten, zeigt der Word-Assistent eine Vorschau der einzelnen Dokumente an. Variable Felder lassen sich über Sendungen, Seriendruck-Feld einfügen ins Dokument einbauen.
Nach dem Abschluss des Assistenten wird das Master-Dokument zunächst gespeichert, bevor über Sendungen, Fertig stellen und zusammenführen die einzelnen Dokumente erstellt werden und sich dann auf Wunsch auch individuell verändern lassen.
31.07.2016 | Office
Manche Fach-Texte enthalten Begriffe, die selbst das umfassende Wörterbuch von Microsoft Word nicht kennen kann. In diesem Fall blendet das Programm einfach nur eine rote Schlängel-Linie unter dem jeweiligen Ausdruck ein. Da kann man Abhilfe schaffen.
In einem solchen Fall besteht nämlich die Möglichkeit, das betreffende Wort manuell in das Wörterbuch von Word aufzunehmen:
- Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf den Begriff, der rot unterstrichen ist.
- Im Menü findet sich unterhalb der Vorschläge für Korrekturen auch der Punkt Zum Wörterbuch hinzufügen.
- Ein Klick darauf trägt diesen Ausdruck in das Benutzer-Wörterbuch ein.
- Gleichzeitig verschwindet die rote Markierung – sowohl bei dem Eintrag, auf den man geklickt hat, als auch bei allen anderen gleichnamigen Begriffen im aktuellen Dokument.
09.06.2016 | Office
Beim Verfassen umfangreicher Dokumente stellt man oft erst im Verlauf der Arbeit fest, dass eine andere Reihenfolge sinnvoller wäre. Muss man dann manuell über die Zwischen-Ablage arbeiten, wird das schnell kompliziert. Einfacher geht das mit der Gliederungs-Ansicht.
In der Gliederungs-Ansicht wird die Struktur des Dokuments sichtbar, so wie sie durch die Überschriften in unterschiedlichen Ebenen festgelegt wird. In dieser Ansicht lassen sich nicht nur verschiedene Unter-Bereiche von Dokumenten klar erkennen, auf- und zuklappen. Zusätzlich bietet sie dem Benutzer auch die Möglichkeit, Abschnitte des Dokuments schnell an eine andere Stelle zu verschieben sowie die Ebene einer Überschrift samt zugehörigem Text zu ändern.
Zum Einblenden der Gliederungs-Ansicht wird das betreffende Word-Dokument zuerst geöffnet. Dann oben im Menü auf Ansicht, Gliederung klicken. Jetzt in den Abschnitt hinein klicken, der verschoben werden soll. Über die Pfeil-Buttons in der Leiste oben lässt sich die Ebene des Abschnitts jetzt ändern und die Daten auf Wunsch auch nach oben oder unten verschieben.
