07.04.2017 | Office
Nicht jeder braucht die eMails, die man selbst verschickt hat. Und bei Web-Diensten wie Gmail werden alle gesendeten Nachrichten sowieso archiviert. Bei Bedarf kann die Speicher-Funktion für gesendete eMails in Microsoft Outlook daher auch abgestellt werden.
In Outlook 2016 klickt man dazu auf Datei, Optionen. Hier den Bereich eMail markieren. Auf der rechten Seite erscheinen dann jede Menge Einstellungen zum Ändern. Dort den Bereich suchen, der mit Nachrichten speichern überschrieben ist.
Drei Optionen steuern, ob und wie Outlook gesendete eMails archiviert. Erstens kann das Programm Elemente, die nicht innerhalb der folgenden Anzahl von Minuten gesendet wurden, automatisch speichern. Das ist etwa für Entwürfe nützlich.
Zweitens kann festgelegt werden, ob Outlook weitergeleitete Mails speichern soll. Denn die Weiterleitung ist eine zweite Kopie der Original-Nachricht, die sich ja schon im Posteingang befindet.
Drittens lässt sich die Speicherung aller gesendeten eMails komplett verhindern, indem die Option Nachrichten-Kopien im Ordner „Gesendete Elemente“ speichern abgestellt wird.
04.04.2017 | Office
Mit Microsoft Word lassen sich automatische Inhalts-Verzeichnisse erstellen. In diesem Verzeichnis führt das Text-Programm die ersten 3 Ebenen von Überschriften auf. Wer andere Überschriften mit aufführen will, kann das leicht anpassen.
Zunächst wird das Word-Dokument wie gewohnt mit den verschiedenen benötigten Ebenen für Überschriften erstellt und strukturiert. Soll dann das Inhalts-Verzeichnis eingefügt werden, klickt man oben im Menü auf Referenzen, Inhalts-Verzeichnis. In dem Menü, das sich dadurch öffnet, den Eintrag Benutzerdefiniertes Inhalts-Verzeichnis auswählen.
So erscheint ein Dialog, in dem sich die Anzahl der Ebenen bequem erhöhen oder verringern lässt – je nachdem, welche Überschriften im Verzeichnis aufgeführt werden sollen.
30.03.2017 | Office
Viele achten beim schnellen Notieren von Ideen oder anderen Notizen nicht auf korrekte Grammatik. Muss man auch nicht – wichtig ist schließlich, dass die Idee nicht verloren geht. In der OneNote-App von Windows 10 Mobile lässt sich die Rechtschreibung deswegen auch abstellen.
- Zunächst wird die OneNote-App gestartet, etwa über Cortana bzw. die Windows-Suche. Sie ist mit „vertrauenswürdige Windows Store-App“ markiert.
- Jetzt oben links auf das Menü-Symbol klicken.
- Dann ganz unten zu den Einstellungen wechseln.
- Hier die Optionen aufrufen.
- Ganz am Ende der Liste kann hier die Rechtschreibung abgestellt werden, indem der Schalter bei Korrektur-Hilfen auf Aus (!) gestellt wird.
- Zum Schluss die OneNote-App beenden und erneut öffnen.
29.03.2017 | Office
Das Notiz-Programm OneNote von Microsoft hat eine integrierte Prüfung für die Schreibung von Wörtern. Beim Verfassen von Notizen ist die Grammatik nicht so wichtig, sondern stört nur. Deswegen lassen sich die Prüfungen in OneNote auch deaktivieren.
- In der Desktop-Version von Microsoft OneNote klickt man dazu zunächst auf Datei, Optionen.
- Hier zum Bereich für die Rechtschreibung wechseln.
- Am Ende der Liste auf der rechten Seite sind nun zwei Optionen sichtbar, die sich durch Entfernen der Haken abstellen lassen: Rechtschreibung während der Eingabe prüfen und Grammatik prüfen.
Damit verschwinden die roten und grünen Linien bei Fehlern in Notizen.
28.03.2017 | Office
Manchmal will die Desktop-Version von OneNote 2016 partout keine lokalen Sicherungen der Notizen erstellen. Die sollen eigentlich dafür sorgen, dass keine Daten verloren gehen. Mit einem Trick lässt sich die Back-up-Funktion reparieren.
Dazu wird OneNote als Erstes gestartet; dann auf Datei, Optionen klicken. Nun links zum Bereich Speichern und Sichern klicken. Hier im Bereich Sicherung die Option In SharePoint gespeicherte Notizbücher sichern finden und mit einem Haken markieren.
Nun direkt darunter auf den Button zum Erstellen eines Back-ups klicken und warten, bis die Bestätigung erscheint. Wichtig: Die Sicherung erfolgt jetzt auch dann wieder, wenn gar kein SharePoint zum Einsatz kommt. Denn ist die obige Option abgeschaltet, werden auch private Back-ups außerhalb von SharePoint verhindert.
21.03.2017 | Office
Wer viel mit Tabellen arbeitet, weiß die Tastatur-Abkürzungen in Microsoft Excel zu schätzen. Auch das Auswählen von Zellen geht mit der Tastatur viel schneller. Bei Rechnungen und anderen Listen muss zum Beispiel oft eine ganze Zeile markiert werden.
Mit der Maus müsste man jetzt links auf die Nummerierung der jeweiligen Zeile klicken, die markiert werden soll. Schneller geht’s per Tastatur: Wer die Zeile auswählen möchte, in der gerade der Cursor steht, drückt einfach gleichzeitig auf [Umschalt]+[Leertaste].
Tipp: Damit dieses Tastatur-Kürzel funktioniert, darf sich Excel nicht gerade im Modus zur Bearbeitung der Zell-Inhalte oder Texte befinden.
04.03.2017 | Office
Wer mit Microsoft Word oder in einem anderen Text-Programm an einem Dokument bearbeitet, das ansprechend aussehen soll, muss sich im Voraus Gedanken über die Optik und das zu verwendende Layout machen. Dabei gilt es auch, die Überschriften zu berücksichtigen.
Eine einfache Faust-Regel hilft weiter, wenn es darum geht, welche Schriften und Größen für Überschriften zu nutzen sind. Dabei gilt Folgendes:
- Je wichtiger eine Überschrift, desto größer wird sie gesetzt. Eine Überschrift der Ebene 1 ist beispielsweise wichtiger als eine Überschrift der Ebene 2 und sollte folglich in einer größeren Schrift erscheinen.
- Je größer eine Überschrift, desto dünner darf die gewählte Schrift im Vergleich zur Text-Schrift sein. Ist der Text beispielsweise in Segoe UI gesetzt, könnte man die Überschrift in Segoe UI Light setzen.
04.03.2017 | Office
Umfangreiche Dokumente lassen sich leichter durchblicken, wenn sie über einen Inhalts-Verzeichnis verfügen. Dies gilt nicht nur für Word-Dateien, sondern auch für Präsentationen in Microsoft PowerPoint. Allerdings lassen sich Inhalts-Verzeichnisse in PowerPoint 2010, 2013 und 2016 nur über einen Umweg einfügen.
Das liegt daran, dass Microsoft die Funktion für Inhalts-Verzeichnisse seit PowerPoint 2007 entfernt hat. Zunächst wird daher die gewünschte Präsentation geöffnet und dann über das Menü Ansicht zur Gliederungs-Ansicht umgeschaltet. Jetzt auf der linken Seite mit der rechten Maustaste klicken, um die Funktion Gliederung reduzieren, Alle Ebenen reduzieren auszuwählen.
Nachdem daraufhin alle Überschriften der einzelnen Folien ausgewählt wurden, werden diese zunächst kopiert. Dann eine neue Folie erstellen und die Überschriften hier wieder einfügen. Diese neue Folie hält dann ihrerseits eine Überschrift, etwa „Inhalt“. Dabei handelt es sich aber trotzdem um eine ganz normale Folie. Zum Schluss wird diese neue Folie mit den Daten zum Inhalt an die passende Stelle verschoben.
