Bei der Arbeit mit großen Tabellen im Tabellen-Programm Excel kommt es öfter vor, dass einzelne oder mehrere Werte gelöscht werden müssen. Übrig bleiben leere Zellen. Die kann man leicht auch noch loswerden.
Anstatt alle leeren Zellen in einer Excel-Tabelle manuell einzeln zu entfernen, geht dies auch viel einfacher, was Zeit spart:
Im ersten Schritt einen Rahmen um den Bereich ziehen, der unter anderem die leeren Zellen enthält.
Jetzt oben im Menü auf Start, Suchen und Auswählen, Gehe zu… klicken.
Im erscheinenden Dialogfeld folgt ein Klick auf den Button Inhalte…
Hier den Eintrag Leerzellen markieren und mit OK bestätigen.
Zum Schluss oben im Menü bei Start auf Löschen klicken – fertig!
Mit Microsoft Word lässt sich auf Wunsch Text erzeugen, der die Rolle eines Platzhalters übernimmt. Neben dem klassischen Lorem-ipsum-Text können Word und PowerPoint auch sinnvolleren Text einfügen. Das ist praktisch, wenn das Layout einer Datei überprüft werden soll.
In Word 2016 für Windows kann ein Text im Lorem-ipsum-Stil eingefügt werden, indem folgendes Kommando eingegeben und mit Druck auf die [Enter]-Taste bestätigt wird: =lorem()
Auf ähnliche Weise funktioniert auch das Einfügen von Fülltext: =rand()
Die Funktion zum Suchen und Ersetzen kennt jeder aus Microsoft Word. Tatsächlich funktioniert sie auch in Microsoft Excel – allerdings nur dann, wenn eine Tabelle nicht zu viele Zellen enthält. Doch selbst in diesem Fall lassen sich Zellen, die bestimmte Begriffe enthalten, wenigstens farblich markieren. So findet man sie schneller.
Die bedingte Formatierung lässt sich wie folgt einrichten:
Zunächst oben im Menü auf Start, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten klicken.
Es folgt ein Klick auf den Button Neue Regel.
Hier die Option Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden auswählen.
Im Feld darunter wird jetzt folgende Formel eingetragen: =ISTZAHL(SUCHEN(„Begriff“, C1)) Dabei verweist C1 auf die Zelle, in der der Begriff enthalten ist.
Jetzt bei Format, Füllung die gewünschten Farben festlegen.
Zum Schluss noch den Zellbereich hinterlegen, für den diese Formel gelten soll.
Fügt man in Word, Excel oder auch PowerPoint Inhalt aus der Zwischenablage ein, erscheint ein sogenanntes Smart Tag. Darüber lässt sich bei Bedarf eine andere Variante des Einfügens aufrufen – etwa „Nur Text“ oder „Formatierung zusammenführen“. Wer diese Optionen zum Einfügen nicht mehr sehen möchte, kann die Funktion auch ganz abstellen.
Damit die Microsoft Office-Programme die Optionen zum Einfügen von Inhalten nicht mehr anzeigen, zeigen wir am Beispiel von Word 2016, was zu tun ist:
Zunächst wird Word gestartet, um dann auf Datei, Optionen zu klicken.
Jetzt auf der linken Seite zum Bereich Erweitert wechseln und rechts weiter nach unten scrollen, bis der Abschnitt Ausschneiden, Kopieren und Einfügen sichtbar wird.
Hier den Haken bei der Funktion Schaltfläche für Einfügeoptionen anzeigen, wenn Inhalt eingefügt wird entfernen.
Zum Schluss werden die Änderungen noch per Klick auf OK bestätigt.
Abonnenten von Microsoft Office 365 erhalten Aktualisierungen der zugehörigen Programme jeden Monat. Wer nicht darauf warten möchte, dass Microsoft ein neues Update auf dem eigenen PC einspielt, kann seine Software auch manuell auf den neuesten Stand bringen.
Zwar aktualisiert Microsoft die Benutzer von Office 365 auch automatisch. Allerdings werden die Updates nur verzögert bereitgestellt, damit die Microsoft-Server nicht überlastet werden. Wer nach Aktualisierungen für Office-Programme suchen möchte, geht wie folgt vor:
Zunächst ein beliebiges Office-Programm aufrufen – etwa Outlook, Word, Excel oder PowerPoint.
Jetzt oben links auf Datei, Konto klicken. In Outlook heißt dieser Eintrag Datei, Office-Konto.
Nun auf der rechten Seite die Schaltfläche Update-Optionen betätigen, sodass ein Menü eingeblendet wird.
Dort findet sich auch der Eintrag Jetzt aktualisieren. Ein Klick darauf startet die Suche nach neuen Office-Versionen.
Wer immer die neueste Office-Version verwenden möchte, greift gern zum Office 365-Abo. Wird der PC dann allerdings weitergegeben, sollte man sich vorher von seinem Account abmelden. Das geht mit wenigen Klicks.
Am PC startet man zuerst Word oder Excel. Dann auf Datei, Konto klicken und hier die Abmelden-Funktion aufrufen.
Mac-Nutzer rufen ebenfalls Word oder Excel auf. Jetzt unterscheidet sich die Vorgehensweise allerdings marginal: Nun wird oben im Menü auf den fett dargestellten Namen der gerade geöffneten Office-Anwendung und dann im eingeblendeten Menü auf den Eintrag Abmelden geklickt.
Nach der Abmeldung ist die Nutzung der installierten Office-Programme nur noch nach einer entsprechenden erneuten Anmeldung oder nach Eingabe eines Product Keys möglich.
Wer einen Computer mit Windows 10 einsetzt, findet direkt nach der Installation auch eine integrierte App zum Verfassen und Speichern von Notizen. Sie heißt OneNote und steht über das Startmenü zur Verfügung. Das Problem: Manchmal verschwinden Notizen einfach, und man kann sie nicht auf Anhieb wiederfinden.
Was einigen Nutzern durchaus nicht bewusst ist: Wer auch Office auf dem Computer einsetzt, hat womöglich zwei verschiedene Versionen von OneNote im Betrieb – die in Windows 10 integrierte OneNote-App sowie zusätzlich OneNote 2016 als Teil des Office-Abonnements.
Ist man also auf der Suche nach bestimmten Notizen, kann es durchaus sein, dass sie in der jeweiligen anderen Version von OneNote angelegt wurden als derjenigen, die gerade gestartet ist. In diesem Fall einfach im Startmenü die zweite OneNote-Version aufrufen und dann dort nach den Notizen Ausschau halten.
Neben den Office-Paketen zum einmaligen Kauf bietet Microsoft auch eine Abonnement-Version der Office-Programme an. Bei dieser sogenannten Office 365-Version wird regelmäßig überprüft, ob das aktuelle Abonnement noch gültig ist.
Das Problem: Kann die Gültigkeit des Abonnements längere Zeit nicht geprüft werden, etwa, weil der Microsoft-Server nicht erreichbar ist, wechseln Word, Excel und Co. automatisch in den schreibgeschützten Modus. Bei diesem Modus lassen sich Dokumente, Tabellen und andere Dateien nur noch zum Lesen öffnen, aber nicht mehr bearbeiten.
Wenn ein Blick in die Office-Einstellungen unter www.office.com verrät, dass das aktuelle Abonnement wohl noch gültig ist, kann man als Nächstes prüfen, ob die Verbindung zum Office-Server erfolgreich aufgebaut werden kann. Fehler können an dieser Stelle unter anderem dadurch verursacht werden, dass das Datum oder die Uhrzeit des PCs nicht korrekt eingestellt sind. In diesem Fall kann das Abonnement nämlich nicht überprüft werden, und Office schaltet in den schreibgeschützten Modus.
