20.07.2004 | Tipps
Die meisten Computerbenutzer verwalten Kontaktdaten bereits elektronisch, etwa mit einem Programm wie „Outlook“ oder „Outlook Express“. Wie praktisch wäre es da, könnte man die Daten eines E-Mail-Senders direkt in das eigene virtuelle Adressbuch einfügen, ohne sie umständlich aus der Mail abtippen zu müssen. Das geht – wenn der Absender seine elektronische Visitenkarte mitschickt. Das ist eine Datei in einem universellen Format, die alle wichtigen Informationen enthält. Um sie mit zu verschicken, bei Outlook Express im Menü „Extras > Optionen“ das Register „Erstellen“ auswählen. Im Feld „Visitenkarten > E-Mail“ festlegen, welche der bereits vorhandenen Adresskarten mit der E-Mail verschickt werden soll. Sollten Sie ihre Visitenkarte bisher nicht definiert haben, können Sie dies über „Datei > Neu > Kontakt“ nachholen.
20.07.2004 | Tipps
Alle, die regelmäßig Rundschreiben verschicken, kennen den Aufwand: Erst die Mail schreiben und dann mühevoll jeden Empfänger einzeln angeben. „Outlook Expre“ss hat eine interessante Funktion dafür: Das Programm kennt Gruppen. Um Rundschreiben an eine Gruppe schicken zu können, müssen Sie zunächst eine Gruppe einrichten. Rufen Sie hierzu das „Adressbuch“ auf. Das können Sie entweder über die Schaltfläche „Adressen“ in der Symbolleiste oder über den Eintrag „Adressbuch“ im Menü „Extras“ von „Outlook Express“ erreichen.
Wählen Sie aus dem Menü „Datei“ den Eintrag „Neue Gruppe“. Geben Sie dem Kind (der Gruppe also) zunächst einmal einen Namen. Über die Schaltfläche „Mitglieder au“swählen gelangen Sie in das Auswahlfenster. Markieren Sie dort den Empfänger, der der Gruppe zugefügt werden soll, und klicken Sie auf „Auswählen“. Schneller geht’s, wenn Sie mehrere Namen mit gedrückter S-Taste per Mausklick markieren und die gesamte Auswahl auf einen Schlag übernehmen.
Der Clou: Eine Rundmail verlässt Ihren Rechner als eine einzige Mail und wird erst auf dem Mail-Server vervielfältigt. Das geht schneller und spart sogar noch bares Geld. Der Nachteil: Teilnehmer einer Gruppe lassen sich nicht mehr entfernen, wenn die Gruppe einmal besteht. Achten Sie also darauf, wen Sie in eine Gruppe aufnehmen.
20.07.2004 | Tipps
Manche E-Mail ist Vertrauenssache, gehört nicht in die Hände von Dritten. Wer nach der Lektüre die betreffende Datei markiert und mit der Funktion „Löschen“ oder durch Betätigen von _ löscht, muss sich darüber im Klaren sein, dass die E-Mail erst im Ordner „Gelöschte Objekte“ landet. Dort bleibt sie auch, bis der Inhalt dieses Ordners ausdrücklich gelöscht wird.
„Outlook“ und „Outlook Express“ bieten jedoch eine Option, die dafür sorgt, dass gelöschte Objekte zumindest beim Verlassen des Programms für immer gelöscht werden. Wer den digitalen Reißwolf aktivieren will, drückt beim Löschen der E-Mail einfach gleichzeitig die Taste H – dann verschwindet die E-Mail gleich im digitalen Orkus. Unwiederbringlich.
20.07.2004 | Tipps
„Outlook Express“ hat eine unangenehme Eigenschaft: Das Programm will die gerade verfasste E-Mail direkt abschicken. Praktischer wäre es doch, wenn Sie zuerst Ihre E-Mails schreiben und dann alle zusammen abschicken könnten. Rufen Sie dazu in „Outlook Express“ das Menü „Extras > Optionen“ auf. Wechseln Sie nun in das Register „Senden“. Sie finden hier den Eintrag „Nachrichten sofort senden“. Entfernen Sie das Häkchen vor diesem Eintrag, und „Outlook Express“ sammelt von nun an brav Ihre geschriebenen E-Mails, bis Sie diese abschicken möchten (entweder über die Schaltfläche „Senden und Empfangen“ oder über den entsprechenden Eintrag im Menü „Extras“).
20.07.2004 | Tipps
Wo Experten versagen, helfen Freunde weiter: Diese Weisheit gilt auch im Internet. Wer zu bestimmten Themen Hilfe sucht, sollte deswegen ein entsprechendes Forum aufsuchen. Im Internet heißen solche Foren „Newsgroups“. Um mitzumachen, braucht man gewöhnlich eine Spezial-Software, so genannte „News-Reader.“
Allerdings – welche Überraschung – „Outlook Express“ ist ein vollständiges News-Reader-Programm. Über „Extras > Newsgroups“ können diese Eigenschaften von Outlook Express genutzt werden. Allerdings müssen Sie dazu zuvor über „Extras > Konten > Hinzufügen > News“ ein entsprechendes News-Konto definiert haben. Die nötigen Angaben für das Konto bekommen Sie bei Ihrem Provider oder Sie besorgen sich Daten für einen frei zugänglichen News-Server per Internet – einfach bei einer Suchmaschine mit den Begriffen „Newsgroups open Server“ eine Anfrage starten.
20.07.2004 | Tipps
Das fest in Windows eingebaute E-Mail-Programm „Outlook Express“ ist mit Sicherheit ein gutes und vor allem intuitiv zu bedienendes Programm. Leider will es alle Nase lang eine Verbindung herstellen, um neue Mails abzuholen. Das kann erstens schnell ins Geld gehen und muss ist zweitens auch gar nicht nötig; machen Sie Outlook Express klar, dass es keine Verbindung herstellen soll.
Starten Sie dazu Outlook Express über das Symbol im „Start“-Menü und wählen Sie aus dem Menü „Extras“ den Befehl „Optionen“ aus. Bleiben Sie im Register „Allgemein“. Entfernen Sie das Häkchen vor dem Eintrag „Beim Start von Outlook Express Nachrichten senden und empfangen“ sowie vor der Option „Nachrichteneingang alle 30 Minute(n) prüfen“. Outlook Express stellt nun nie wieder selbständig eine Verbindung her.
20.07.2004 | Tipps
Einige Programme werden häufiger benutzt als andere. Da ist es praktisch, wenn sie sofort zur Verfügung stehen. Zum Beispiel in der Taskleiste am unteren Bildschirmrand. Rechts neben der „Start“-Schaltfläche gibt es für diesen Zweck einen Schnellstart-Bereich. Standardmäßig ist dieser nach der Installation von Windows XP ausgeschaltet, lässt sich aber schnell aktivieren: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich der Taskleiste und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag „Symbolleisten > Schnellstart“.
Die Leiste wird danach rechts neben der Start-Fläche angezeigt. Dort sind bereits mehrere Symbole zu sehen: Der Benutzer kann mit einem Mausklick den Desktop aktivieren oder „Internet-Explorer“ und „Outlook Express“ starten. Wer mag, kann hier aber auch eigene Programmsymbole eintragen. Dazu muss zunächst über „Start > Alle Programme“ das betreffende Programmmenü aufgeklappt werden. Wenn der Eintrag des gewünschten Programms erscheint, bei gedrückter [Strg]-Taste das Programmsymbol – mit ebenfalls gedrückter Maustaste – auf die Schnellstart-Leiste ziehen und dort wieder los lassen. Sofort erscheint ein neues Programm-Logo in der Leiste.
20.07.2004 | Tipps
Der Posteingangskorb quillt mal wieder förmlich über. Also muss ein Ablagesystem her, wie im Büro. Zum Glück ist Outlook Express dabei behilflich: Per Mausklick lassen sich weitere Eingangskörbe anlegen und beschriften. Doch das manuelle Verschieben der E-Mails nimmt viel zu viel Zeit in Anspruch. Effektiver ist es, wenn das E-Mail-Programm die Post direkt beim Empfang sortiert. Genau wie das abblocken von unerwünschter Mail kann auch diese Aktion automatisch vom Regelassistenten von Outlook Express übernommen werden. Dazu den Regelassistenten aufrufen („Extras > Nachrichtenregeln > E-Mail“) und die Post über das Kriterium „Enthält den Absender „Absender“ in der „Von:“-Zeile“ nach Absender sortieren und gleich in die entsprechenden Posteingangskörbe verschieben lassen. Alle E-Mails aus der Firma landen so im Ordner „Büro“, die E-Mails von der Familie im Ordner „Privat“.