Standardmäßig startet Outlook mit dem Posteingang oder mit der Übersicht „Outlook heute“. Wer Outlook lediglich als Adressbuch nutzt, muss nach jedem Start manuell ins Kontaktregister wechseln. Mit einer kleinen Konfigurationsänderung startet Outlook immer mit den Adressen – oder jedem anderen Ordner.
Das tägliche Durchforsten des Posteingangs kostet Zeit. Oft müssen Mails in Unterordner verschoben, in Kategorien einsortiert, weitergeleitet oder als erledigt gekennzeichnet werden. Erst nach mehreren Klicks ist alles erledigt. Mit den QuickSteps von Outlook 2010 geht’s schneller.
Sofern bei Terminen eine Vorwarnzeit eingestellt ist, erscheint kurz vor dem Termin ein Erinnerungsfenster. Es zeigt den Betreff des Termins und wann er fällig ist. Per Klick auf „Element öffnen“ geht’s direkt zum Detailfenster. Mit „Schließen“ bzw. „Alle schließen“ wird das Fenster geschlossen. Doch was tun, wenn man das Erinnerungsfenster versehentlich geschlossen hat und die Erinnerungen noch einmal sehen möchte?
Im E-Mail-Postfach werden eingehende Mails nach Datum sortiert. Die neusten Mails stehen oben. Wer die gesamte Korrespondenz einer Unterhaltung verfolgen möchte, muss sich die jeweiligen Antworten und Gegenantworten aus dem Posteingang fischen. Es geht auch einfacher. Auf Wunsch werden alle zu einer Unterhaltung gehörenden Mails gruppiert und untereinander als Baum dargestellt.
Regelmäßige Termine wie „Jeden Donnerstag“ sind in Outlook schnell eingerichtet. Doch wie sieht es mit unregelmäßigen Terminen wie „Am letzten Tag eines Monats“ aus? Da die Monate unterschiedlich lang sind, reicht eine normale Terminserie nicht aus.
Wer häufig mit der Bahn fährt, musste die Termine bislang manuell in den Outlook-Kalender eintragen. Ein Service der Onlineauskunft sorgt dafür, dass die Bahntermine inklusive aller Details automatisch im Kalender landen.
Bei Dateianhängen schaut Outlook besonders genau hin. Alle Anhänge, die eventuell Schaden anrichten können, werden gesperrt. Dazu gehören zum Beispiel ausführbare EXE-Dateien. Die gesperrten Anhänge lassen sich nicht öffnen. Ärgerlich, wenn dadurch kein Zugriff auf die dringend erwartete Datei möglich ist. Mit einem Zusatzprogramm lässt sich die Sperre aufheben.
Seit der Version 2010 kann Outlook Mails in alle Sprachen der Welt übersetzen. Fremdsprachige Nachrichten von Freunden oder Bekannten aus dem Ausland werden online an Microsofts Übersetzungsserver geschickt und dort sekundenschnell übersetzt.
